Meest voorkomende problemen binnen bedrijven, en hoe jij die voorkomt

Elke onderneming ervaart problemen binnen het bedrijf. Sommige groter dan anderen. Groeiende bedrijven hebben last van groeipijn. ‘Volwassen’ bedrijven zitten vaak vastgeroest in oude gewoontes, die vooruitgang in de weg kunnen staan.

Interne problemen binnen een bedrijf komen overal voor. En dat is niet erg, zolang er maar op een goede manier mee om wordt gegaan.

Wat zijn de meest voorkomende problemen binnen bedrijven en hoe voorkom jij deze?

Veel problemen ontstaan door een slechte communicatie. Hoe groter het bedrijf, hoe groter de uitdaging om de communicatie helder te houden. Hoe wordt er binnen jullie organisatie met en over elkaar gecommuniceerd?

Hieronder gaan we in op de meest voorkomende problemen. Wellicht herken je ze?

Problemen binnen bedrijven herkennen

Het begint allemaal met het herkennen van de problemen binnen het bedrijf, voordat je er iets aan kunt veranderen. Vooral wanneer een communicatieprobleem de oorzaak is van het probleem kan het snel escaleren en voor vervelende situaties zorgen.

Veel voorkomende problemen binnen bedrijven zijn:

• Conflicten
• Pesten
• Intimidatie
• Agressie
• Conflictvermijdend gedrag
• Elkaar niet aanspreken op gedrag

Deze problemen komen meestal voort uit slechte communicatie. Er wordt teveel gefocust op de inhoud. Er wordt gekeken naar de kwaliteit van een product of dienst. Maar daar is over het algemeen weinig mis mee. De meeste medewerkers zijn prima in staat een kwalitatief goed product af te leveren of een project tot een goed einde te brengen. Ze zijn goed in hun vak.

De problemen ontstaan juist vaak bij hoe er gewerkt wordt. Wisselen collega’s wel werkervaringen uit? Worden slechte ervaringen of foutjes onder tafel geschoven om maar niet toe te geven dat er wel eens iets mis gaat? Wordt werk gemakkelijk op een ander bureau geschoven?

Spreken collega’s elkaar wel eens aan als er iets (dreigt) mis te gaan? Of laten ze de irritaties hoog oplopen. Hoe fijn zou het zijn als collega’s elkaar tips geven om beter of slimmer te werken?!

Problemen binnen het bedrijf ontstaan vaak hogerop

Vooral in grote bedrijven moet een nieuwe beleid, opdracht of nieuwe werkwijze door vele lagen voor het op de werkvloer aankomt. Genoeg tijd om de werkelijke boodschap te laten vervagen.

Directie en leidinggevenden hebben vaak moeite om nieuwe opdrachten of werkwijzen ook daadwerkelijk door de werkvloer op te laten pikken.

Door gebrek aan duidelijke communicatie krijgen interne problemen de kans om uit te groeien. Conflicten ontstaan doordat het niet duidelijk is wat er van de medewerkers verwacht wordt. Werk wordt van de ene naar de andere doorgeschoven, wat voor onnodige stress zorgt.

De uitkomt is een slecht product of dienst, met een slechte service. Daar haken klanten op af.

Conflicten binnen het bedrijf voorkomen

Zowel de directie als de medewerkers zullen moeten leren onderling helder te communiceren. Zich bewust worden van dit gedrag, en de invloed van dit gedrag op anderen, voorkomt veel conflicten binnen het bedrijf.

Als collega’s elkaar op een goede, assertieve manier aan durven spreken bij ongewenst gedrag zal er veel irritatie voorkomen worden. Ook krijgt pesten op de werkvloer minder kans. Iedereen telt evenveel mee.

Door duidelijke grenzen te stellen zullen werknemers minder stress ervaren. Daardoor zal er een gezondere werksfeer ontstaan. Het ziekteverzuim zal dalen.

Positieve feedback tussen collega’s onderling helpt een project naar een hoger level.

Door een heldere, positieve communicatie zal er veel veranderen op de werkvloer, werknemers ervaren:

• Meer plezier in hun werk
• Betere verstandhouding tussen collega’s
• Zitten beter in hun vel
• Meer bewustwording van hun gedrag, en dat van anderen
• Minder pestgedrag op de werkvloer

Voordelen van conflicten op de werkvloer voorkomen

Wanneer er actief wordt gewerkt aan het voorkomen van conflicten op de werkvloer komt er meer ruimte voor productiviteit. Werknemers worden zich bewust van wat hun reactie te weeg kan brengen bij collega’s, en hoe ze iets negatiefs kunnen ombuigen naar iets positiefs. Dit geeft vertrouwen in een goede collegiale samenwerking.

Een goede werksfeer werkt ook stressverlagend. En dat is belangrijk om burn-out klachten te voorkomen. Want werknemers die beter voor zichzelf zorgen, kunnen ook beter voor anderen zorgen. En zullen een grotere bijdrage leveren binnen de organisatie.

Pestgedrag binnen het bedrijf aanpakken

Pesten is nog steeds een groot probleem binnen veel bedrijven. Toch wordt er vaak maar weinig aan gedaan. Pestgedrag is niet altijd even makkelijk te herkennen voor leidinggevenden.

Pestgedrag op de werkvloer neemt toe. Van simpele bespottingen, roddels, dreigementen tot sociaal isoleren, lichamelijk geweld, seksuele intimidatie en racisme. Pesters maken vaak misbruik van collega’s die onzeker zijn over hun baan. Zichzelf omhoog werken over de rug van een ander, het gaat er soms hard aan toe.

Het pesten helemaal stoppen is nauwelijks te doen. Waar mensen in een groep samenwerken komen pesterijen voor. Maar als het werken onaangenaam wordt gemaakt, of zelfs onmogelijk, is het zaak dat je daar als bedrijf iets aan doet.

Consequenties pestgedrag binnen bedrijf

Pestgedrag heeft flinke consequenties. Uiteraard vooral voor het slachtoffer, al na enkele dagen kan het slachtoffer last krijgen van vage klachten als hoofdpijn, maag- en darmklachten, gespannenheid en slaapproblemen. De werknemer zal eerder geneigd zijn zich ziek te melden.

Maar ook voor een bedrijf heeft pestgedrag een negatief effect. De hele cultuur binnen een team verandert door pestgedrag. Niet alleen het slachtoffer heeft last van dit gedrag, ook getuigen hebben er flink last van. Het werkplezier lijdt eronder. Ze zouden er wel iets aan willen doen maar voelen zich vaak machteloos. De aandacht gaat naar de situatie in plaats van het project waaraan gewerkt moet worden.

De angst om zelf slachtoffer te worden geeft ook extra stress waardoor een hoger ziekteverzuim ontstaat. In teams waar gepest wordt zien we vaak een groot personeelsverloop.

De consequenties voor een bedrijf liegen er niet om. Er kleven behoorlijke financiële gevolgen aan pestgedrag binnen bedrijven: productieverlies, hoog ziekteverzuim en groot personeelsverloop.

Agressie en intimidatie probleem binnen de organisatie

Agressie en intimidatie kan voorkomen binnen de organisatie, door collega’s onderling of leidinggevenden. Maar ook door klanten, leerlingen en patiënten kunnen werknemers met agressie en intimidatie te maken krijgen.

Er is sprake van agressie en intimidatie als een medewerker verbaal of fysiek lastig wordt gevallen, bedreigd of aangevallen. Waar de dreiging ook vandaan komt, de werkgever moet maatregelen treffen om dit gedrag te stoppen.

Agressie en geweld kunnen op verschillende manieren geuit worden.

• Verbaal: door uitschelden, discrimineren, schreeuwen of zeer agressief in discussie gaan.
• Fysiek: door schoppen, duwen, slaan en eigendommen vernielen.
• Psychisch: door chantage, vernedering en verbale of schriftelijke bedreiging.

Daarnaast is seksuele intimidatie een veel voorkomend probleem op de werkvloer. Ook dit is een vorm van arbeidsbelasting die niet bijdraagt aan een goede werkcultuur en voorkomen moet worden.

Agressie en intimidatie op de werkvloer

Interne agressie en intimidatie in de hand houden kan door werknemers weerbaarder te maken.

Assertief handelen en duidelijke grenzen stellen helpt een werknemer om voor zichzelf op te komen.

Vaak wordt interne agressie van collega’s en leidinggevenden gezien als pesten.

Hoewel externe agressie vaker voorkomt, heeft interne agressie een grotere impact binnen het bedrijf. Vooral als het de leidinggevende is die zich misdraagt.

Externe agressie zien we het meest in de gezondheidszorg. Denk aan ambulance personeel, de horeca en in het onderwijs. Hoe vervelend ook, vaak wordt deze vorm van agressie beter verdragen. De backup en het medeleven van collega’s maakt veel goed. Je staat er niet alleen voor.

Agressie en intimidatie aanpakken

Het aanpakken van agressie en intimidatie is verplicht voor werkgevers. In de Arbowet is dit gedrag opgenomen onder ‘psychosociale arbeidsbelasting’. Hierin staat dat werkgevers verplicht zijn een beleid te voeren dat deze arbeidsbelasting zoveel mogelijk voorkomt of beperkt.

De risico’s binnen het bedrijf moeten in kaart gebracht worden. Aan de hand van een plan van aanpak worden maatregelen genomen om agressie en intimidatie op de werkvloer zoveel mogelijk binnen de perken te houden.

Werknemers worden ook in het Burgerlijk Wetboek bescherm tegen agressie. De werkgever heeft een zorgplicht voor de veiligheid van zijn werknemers. Wordt een werknemer gediscrimineerd dan kan deze zelfs een klacht indienen bij het college voor de rechten van de mens.

Wanneer er sprake is van fysiek geweld kan het noodzakelijk zijn om hier aangifte van te doen, aangezien fysiek geweld valt onder het Wet boek van Strafrecht. Uiteraard zit je hier allemaal niet op de wachten. Beter is het om het niet zo ver te laten komen. Agressief en intimiderend gedrag in de kiem smoren is de beste oplossing.

Conflictvermijdend gedrag binnen de organisatie

Veel mensen doen er alles aan om conflicten te vermijden. Dit lijkt een goede eigenschap, want de ‘lieve vrede’ wordt op deze manier bewaard. Maar binnen de organisatie kan conflictvermijdend gedrag voor problemen zorgen.

Zaken die niet uitgesproken worden blijven op tafel liggen, ze staan oplossingen in de weg. En onderwerpen die te lang blijven liggen worden uiteindelijk onbespreekbaar. Iedereen lijkt zich erbij neergelegd te hebben. Maar toch blijft het knagen. Het voedt nieuwe irritaties. Conflictvermijdend gedrag zorgt voor afstandelijkheid tussen collega’s. Dat is niet handig in een team, waarin een nauwe samenwerking essentieel is.

Conflictvermijdend gedrag aanpakken binnen het bedrijf

Waar mensen samenwerken ontstaan conflicten. Niet iedereen heeft dezelfde mening. Wanneer mensen het niet met elkaar eens zijn, en niet meer naar elkaar willen luisteren, komen ze niet tot een oplossing. Veel mensen zijn hier bang voor en gaan bij voorbaat het conflict niet aan.

Er zijn mensen die juist in het conflict duiken maar de meeste zullen conflictvermijdend gedrag vertonen. Door op een effectieve manier met conflicten om te leren gaan kunnen kleine onenigheden op de werkvloer worden uitgepraat, voordat er grote problemen ontstaan.

Een assertieve houding helpt werknemers met conflicten om te gaan. Wanneer ze leren op een directe manier om te gaan met weerstand en tegenwerpingen zullen ze zelfverzekerder een conflictsituatie aangaan. Wanneer er op de juiste manier de belangen van beide partijen worden behartigd zal er een bevredigende oplossing worden gevonden.

Het conflict is uit de lucht en zal ook in de toekomst niet meer voor problemen zorgen. Elkaar aan durven spreken op gedrag heeft een positief effect op de werksfeer en houdt de lucht helder.

Communicatieprobleem binnen het bedrijf

Veel problemen binnen bedrijven zijn terug te leiden op communicatieproblemen. Ook leidinggevenden vinden het vaak moeilijk om helder te communiceren naar hun werknemers.

Vooral in grote bedrijven kan er een grote kloof zijn tussen de top en de werkvloer. Problemen op de werkvloer worden over het algemeen veel te laat gesignaleerd. Daarnaast staat het hoger management te ver van de praktijk af.

Het klantcontact op de werkvloer geeft belangrijke informatie. De werknemers kunnen de door hun ontwikkelde producten en diensten hierop afstemmen, zodat er meer waarde wordt geboden aan de klant. Het hoger management krijgt dit vaak niet mee en komt met projecten die niet passen bij de wensen van de klant. Voor werknemers is dit frustrerend, omdat zij weten dat zij hiermee niet leveren wat de klant wil zien.

Communicatieproblemen oplossen binnen het bedrijf

Samenwerking is binnen een bedrijf essentieel. Maar om goed samen te kunnen werken is een heldere communicatie belangrijk. Anders weet je niet wat je van elkaar kunt verwachten. Medewerkers die aan een gezamenlijk doel werken zouden soepeler moeten kunnen communiceren, zou je denken. Maar toch gaat het nog vaak mis. Omdat afdelingen elk hun eigen taken en doelen hebben. En daardoor hun eigen ‘agenda’ aanhouden.

De communicatie in goede banen leiden is mede de rol van de manager of leidinggevende. Gebrek aan tijd zorgt vaak voor communicatieproblemen. Ten onrechte wordt er vanuit gegaan dat één keer vertellen voldoende is. Maar juist het goed timen van het moment, de wijze waarop en de frequentie van het communiceren binnen een team voorkomt communicatieproblemen.

Als de communicatie goed verloopt zorgt dit voor een betere sfeer en hogere prestaties binnen het team.

Goede communicatie zorgt dat de kennis, houding en het gedrag van alle werknemers aansluiten bij de werkzaamheden die gedaan moeten worden. Om communicatieproblemen te voorkomen is het raadzaam om regelmatig inzicht te krijgen in de kwaliteit van de communicatie binnen het bedrijf.

Vraag de medewerkers persoonlijk hoe zij de communicatie ervaren. Laat bijvoorbeeld een anonieme vragenlijst invullen en bespreek het resultaat tijdens een werkoverleg, voor de nodige interactie.

Grootste probleem binnen bedrijven

Tijdens vergaderingen vliegen de argumenten en tegenargumenten over tafel. Iedereen denkt gelijk te hebben en probeert de ander daarvan te overtuigen. Luisteren wordt nauwelijks gedaan en vragen stellen blijft achterwegen.

Gaandeweg stijgt de irritatie, de emoties lopen op. Mensen blijven zichzelf herhalen, anderen haken af. Een oplossing komt er niet.

Ook tijdens de dagelijkse werkzaamheden gaat deze vorm van communiceren door. Weinig effectief en zeer stressvol, zeker voor de minder assertieve medewerkers.

Het blijkt dat het grootste probleem binnen bedrijven het communicatieprobleem is.

Conflicten, misverstanden, onnodige fouten, irritaties en verwijten zorgen voor een afnemend werkplezier. De hoogste tijd dat je als organisatie iets gaat doen aan een betere communicatie.

Zowel tussen het management en de werkvloer, als tussen de collega’s onderling.

Herkenbaar probleem?

Zijn het bij jullie, tijdens een teamoverleg, ook altijd dezelfde mensen die aan het woord zijn? Worden verhalen regelmatig onderbroken door collega’s die hun mening erover willen geven? En blijven die net zo lang in herhaling vallen tot de rest er het zwijgen toe doet?

Vaak zijn er veel mensen die weinig zeggen. Een paar van de mondige collega’s bepalen de uitkomst van de discussie. Hierdoor lijken besluiten soms uit de lucht te komen vallen.

Het grootste deel van het team is het er niet mee eens, maar ziet het niet zitten om in discussie te gaan. Er wordt ‘ja’ gezegd, maar ‘nee’ gedaan.

10 tips voor een betere communicatie

Een betere onderlinge communicatie maakt het werk veel leuker. De band tussen collega’s wordt sterker, wat leidt tot meer productiviteit. De resultaten zijn positiever en projecten worden met meer succes afgerond.

Werknemers die betrokken worden in het proces, door goede communicatie, zijn gemotiveerder.

Maar hoe zorg je voor een betere communicatie op de werkvloer? Hier 10 tips:

1. Laat collega’s elkaar helpen

Bij samenwerken hoort ook elkaar helpen. Collega’s moeten zich vrij voelen om kennis met elkaar te delen. Ze werken tenslotte aan hetzelfde doel.

Een collega helpen die daarom vraagt zal ook eerder voor de ander klaar staan. Uiteraard is het wel belangrijk dat hier een onderling evenwicht in blijft. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat één collega altijd alle klusjes oppakt van de anderen. Een burn-out ligt dan op de loer.

2. Hou de communicatie helder

Door te leren een boodschap kort en concreet over te brengen wordt veel irritatie en onduidelijkheid voorkomen. Lange verhalen worden al snel warrig en kunnen op meerdere manieren geïnterpreteerd worden. Voorkom ruis en communiceer de kern van de boodschap. De details komen later wel.

3. Leer collega’s te luisteren

Communiceren gaat twee kanten op. Niet alleen een boodschap overbrengen maar ook luisteren naar de ander. Een collega kan belangrijke informatie hebben, maar uit onderzoek is gebleken dat de gesprekspartner vaak al binnen 17 seconden wordt onderbroken.

Hiermee mis je niet alleen belangrijke informatie, luisteren naar een collega versterkt de band. Je laat zien dat je belangstelling hebt voor de ander, deze voelt zich hierdoor gewaardeerd.

4. Geef feedback

Positief of negatief, feedback is altijd opbouwend als het goed wordt gebracht. Achter iemands rug om praten heeft geen nut. Een collega rechtstreeks aan durven spreken zou geen drempel mogen zijn. Wanneer collega’s op een respectvolle manier feedback durven te geven is dit van grote meerwaarde voor het bedrijf.

5. Geef nieuwe ideeën een kans

Veel mensen zitten vastgeroest in oude gewoontes. Ze doen iets al jaren op dezelfde manier. En zolang dat prima gaat, waarom zou het dan anders moeten? Door open te staan voor nieuwe ideeën gaat er een wereld aan mogelijkheden open. Werknemers die niet bang zijn voor nieuwe initiatieven zullen veel creatiever en productiever te werk gaan.

6. Nu of straks?

Niemand kan alles tegelijk. Er zijn taken die haast hebben en werkzaamheden die wel even kunnen wachten. Door collega’s samen prioriteitenlijsten te laten maken wordt helder wat belangrijk is en wat eerst aangepakt moet worden.

Dit scheelt veel stress en zelfs overwerk. Want wat niet direct af moet heeft nu geen aandacht nodig. Efficiënter werken en duidelijk communiceren wie wat doet helpt deadlines te halen, op een meer ontspannen manier.

7. Assertieve collega’s voorkomen ruis

Door helder en transparant te communiceren wordt ruis voorkomen. Assertieve collega’s geven duidelijk aan wat ze willen en wat de grenzen zijn. Hierdoor kan een goede taakverdeling gemaakt worden. De verantwoordelijkheden worden op een eerlijke manier onderling verdeeld.

8. Vergader kort

Hele dagen vergaderen kost veel geld en levert weinig tot niets op. Er kan dagen gepraat worden over één onderwerp zonder tot een goede oplossing te komen. Voorkom irritaties en zorg dat iedereen aan het woord komt door de vergadering strak te leiden. Bespreek alleen de agendapunten en stel hier een maximale tijd aan.

9. Stop roddels en pesterijen

Achter elkaars rug over een ander praten is makkelijk. Maar niemand heeft er iets aan. Zijn er ergernissen, stap dan naar de persoon in kwestie toe en praat het uit.

Elkaars positieve punten benadrukken en complimenten geven geeft een veel leukere werksfeer.

10. Uitdagingen zijn leuk!

Soms schamen mensen zich als ze iets niet in één keer snappen. Maak duidelijk dat je kwetsbaar opstellen een goede instelling is. Elkaar helpen obstakels te nemen en uitdagende projecten aan te gaan helpt het hele team verder.

Wil je ook het hele team met de neuzen dezelfde kant op hebben? Alle medewerkers de ruimte geven zich te ontwikkelen en optimaal te laten functioneren? Laat stress van de werkvloer verdwijnen door een effectieve en gerichte stresspreventie training.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:

• Hoe goed geven jouw werknemers hun grenzen aan?
• Onrust: wat zijn de oorzaken?
• Rusteloos: innerlijke onrust in je lichaam en je hoofd