Feedbackmodel: Tegenwoordig ontkomen we er niet meer aan; feedback geven en ontvangen. Het is een vast onderdeel van ons leven geworden, tijdens studie en ook op de werkvloer. Feedback geven blijkt nog een hele kunst te zijn en is niet altijd even makkelijk.
Hoe kan je op een opbouwende manier feedback geven, zonder dat dit stress veroorzaakt bij je collega’s of werknemers?
Wat houdt feedback precies in?
De letterlijke betekenis van feedback is ‘terugkoppeling’. Met het geven van feedback wordt dus teruggekoppeld aan elkaar wat we waarnemen, wat ons opvalt en wat we opmerken. Wat we zien en wat we horen is vooral eigen opvatting, dus bij het geven van feedback vertellen we een ander vooral hoe wij zelf ergens over denken.
We meten dit aan onze eigen denkwijze, ons beeld en onze eigen ervaring. Wanneer we feedback geven, oordelen we dus niet over een ander, maar geven wij onze eigen ervaring en denkwijze aan over bepaalde situaties. Feedback moet er dan vooral ook op gericht zijn dat wij hiermee niet iets bij een ander willen veranderen.
Het is belangrijk dat mensen zich hier wel bewust van zijn. Anders neigt feedback erg naar het geven van kritiek, omdat we met het geven van kritiek namelijk iets willen veranderen. Het geven van feedback heeft een grote invloed en kan (onbedoeld) meer kapot maken dan we willen. Daarom is het enorm van belang dat we op een positieve manier feedback aan elkaar leren geven.
Wat is het nut van feedback geven?
Zoals eerder aangegeven is feedback enorm van invloed op hoe mensen zich kunnen voelen en is het een belangrijk onderdeel geworden van werk en studie. Met het op een juiste manier geven van feedback geef je als organisatie het gevoel aan medewerkers dat ze er toe doen. Een medewerker kan zich hier dus veel meer betrokken bij de organisatie door voelen.
Als organisatie laat je zien dat je de werknemer waardeert en de werknemer raakt hierdoor weer meer gemotiveerd. Met het geven van feedback geef je mensen ook de kans om zich te kunnen ontwikkelen. Soms zijn mensen zich niet altijd bewust van wat ze wel of juist niet doen. Door hier feedback over te krijgen, krijgen mensen inzicht in wat mogelijk beter of anders kan. Het krijgen van feedback is dus soms een leermoment.
Door als werkgever regelmatig feedback te geven aan medewerkers, geef je medewerkers het gevoel dat je als leidinggevende of werkgever toegankelijk bent voor de werkvloer. Mensen hebben sneller het gevoel je te kunnen benaderen wanneer ze met een probleem of idee zitten. Vaak is het ook zo dat medewerkers zich dan ook weer meer betrokken gaan voelen bij de organisatie, omdat ze het gevoel hebben zich uit te kunnen spreken en ze gehoord worden.
Hoe bouw je feedback het beste op?
Bij het geven van feedback is het cruciaal dat dit op een positieve manier gedaan wordt, ook al is de boodschap negatief. Geef er te allen tijde een positieve draai aan. Begin dan ook niet direct met vertellen wat de ander in jouw ogen allemaal niet goed doet. Dit werkt averechts en hiermee zal je dus nooit het gewenste effect bereiken.
Het geeft medewerkers stress en ze raken gedemotiveerd met alle gevolgen van dien. Feedback moet dus altijd op een positieve en opbouwende manier gegeven worden, met vooral de intentie waarom er feedback wordt gegeven vooropgesteld. Een goede manier waarop op een positieve manier feedback gegeven kan worden, is door middel van de tips en tops methode.
Wat zijn tips en tops in het feedback geven?
Bij de feedbackmethode waarbij er met tips en tops gewerkt wordt, wordt er doorgaans eerst een top gegeven en daarna een tip. Belangrijk is ook dat we de intentie waarom we feedback geven goed voor ogen houden. Je geeft iemand bijvoorbeeld feedback omdat je iemand iets gunt, of omdat je wilt dat hij of zij groeit en beter wordt. Allereerst wordt er een top gegeven. Bij het geven van een top, geven we de ander een compliment. Hiermee geven we dus aan wat wij vinden dat heel goed gaat. Zodra de top gegeven is, wordt de tip gegeven. Hiermee geven we een ander aan wat volgens ons beter kan. Het is dus iets wat een ander zou kunnen verbeteren of het geven van een leermoment. Om het geven van feedback positief te eindigen, wordt na het geven van de tip vaak nog een top gegeven.
Meedenksessie aanvragen
In een meedenksessie denken we een uur met je mee. Onze ervaring is dat we de kern op tafel krijgen. De meedenksessie is geheel kosteloos, wij begrijpen ook dat je wilt weten met wie je te maken hebt.
PS: je bent niks verplicht, de eerste kennismaking is altijd vrijblijvend.
Hoe kan je tips en tops het beste gebruiken bij het geven van feedback?
Bij het geven van tips en tops is het vooral belangrijk dat je gedrag benoemt dat zichtbaar en bestaand is. Geef hierbij dus zaken aan als ‘ik zie’, ‘ik hoor’ of ‘ik constateer’. Deel vervolgens het eigen gevoel dat je had bij het gedrag dat je had waargenomen bij de ander. Dit kan van alles zijn, bijvoorbeeld ‘hierdoor voelde ik mij…’ of ‘ik vind…’ of zelfs ‘dit had …. effect op mij’. Op deze manier houd je het volledig op jezelf gericht en kan een ander het niet als een persoonlijke aanval zien.
Bij het geven van tips is het daarnaast ook belangrijk dat er ook een oplossing meegegeven wordt, waarmee je dus aangeeft wat vooral beter kan en hoe dit in jouw ogen dan gedaan wordt. Zeg bijvoorbeeld ‘mijn tip is..’ of ‘mijn suggestie is…’ of ‘je kan hierin groeien door…’.
Om het geven van feedback niet te eindigen met een tip en iets wat mogelijk toch als negatief opgevat kan worden, is het belangrijk het gesprek positief te eindigen. Er wordt na het geven van een top en tip, nóg een top gegeven.
Aan het einde wordt er doorgaans een samenvatting gegeven van wat tijdens het feedbackgesprek besproken is. Hierbij ligt vooral de nadruk op wat de volgende keer nóg beter kan, met de nadruk op nóg, omdat je een ander niet het gevoel wil geven dat ze het anders juist slecht doen.
Waarom feedback geven door middel van tips en tops?
Door met tips en tops feedback te geven, willen we er voor zorgen dat een ander zich goed voelt en goed blijft functioneren. We geven immers een compliment en een punt waar een ander aan kan werken in de vorm van een tip. Er wordt dus geen kritiek gegeven, waardoor een ander zich ellendig gaat voelen en aan zichzelf gaat twijfelen.
Met het geven van tips en tops wordt feedback op een positieve manier gegeven en kan daar een positief leermoment uit gehaald worden. Daarnaast sluit je het feedback gesprek ook altijd na de tip met nog een top af, zodat de nadruk vooral op de complimenten ligt.
Hoe kan je feedback geven zonder dat dit stress veroorzaakt?
Bij het geven van feedback wordt iemand vaak ook aangesproken op gedrag en acties. Iets wat tegenwoordig moet kunnen in deze samenleving. We spreken elkaar nu aan wanneer we vinden dat iets niet goed gaat. Maar hoe doe je dit op een positieve manier zonder dat dit stress veroorzaakt bij een ander?
Dat is nogal een kunst en dus ook zeker niet makkelijk. Om het geven van feedback makkelijker te maken voor jezelf is het verstandig je voor te bereiden, zodat je van te voren precies weet wat je wil gaan zeggen. We zijn vaak heel snel in het willen reageren als we vinden dat iemand iets niet goed doet en vergeten soms erkenning te geven wanneer iemand juist wel iets goed doet. Feedback op het juiste moment geven is daarbij ook erg belangrijk, anders mist het zijn doel.
Geef positieve feedback dan ook meteen en wacht daar niet te lang mee. Spreek vooral ook vanuit jezelf bij het geven van feedback, dus vanuit de ik-vorm. Benoem de situatie waar je feedback over wilt geven en zo specifiek mogelijk. Val bij het benoemen van feedback nooit de persoon aan. Belangrijk is dan ook om zo direct mogelijk aan te geven wat je precies bedoelt. Door duidelijk te zijn, voorkom je dat de boodschap verzacht wordt of dat het een steek onder water wordt.
Duidelijkheid zorgt voor oplossing
Door de boodschap zo duidelijk en direct mogelijk te benoemen, kan je samen naar een oplossing zoeken en is voor de ander ook duidelijk wat er verwacht wordt. Stel bij het geven van feedback geen vragen als ‘vind je ook niet dat..’ of ‘kan iemand anders dat niet beter doen?’. Dit is een hele indirecte manier van feedback geven en heeft ook de neiging om een verwijt te worden.
Daarom is het belangrijk dat feedback vertellend wordt benoemd en het ook bij jezelf te houden, door bijvoorbeeld te zeggen ‘ik vind niet dat dit een taak is die bij mij hoort.’. Vraag ook of de ander nog begrijpt wat je wilt zeggen. Benoem ook wat in jouw ogen beter kan, of wat je anders zou willen zien en geef de ander vooral ook de kans om te reageren.
Het nut van regelmatig feedback geven
Door medewerkers regelmatig feedback te geven, blijven ze het gevoel houden dat ze belangrijk zijn voor de organisatie. De medewerker blijft uitgedaagd en zich gemotiveerd voelen. Hiermee ben je het als organisatie dus voor dat een medewerker uiteindelijk geen motivatie meer heeft.
Als organisatie kan het geven van feedback ook als een dagelijks terugkerende bezigheid gezien worden, net zoals het lezen van de e-mail bijvoorbeeld. Door regelmatig en vooral ook op een informele manier feedback te geven, geeft dat een ontspannen sfeer op de werkvloer.
Geef als werkgever ook eens wat vaker een compliment aan je werknemers, al is het maar een simpele ‘bedankt’. Hiermee geef je werknemers het gevoel dat ze gewaardeerd worden. Wees hierbij wel specifiek, zodat je duidelijk maakt wat je precies goed vond en neem er ook je tijd voor. Even snel in het voorbij gaan in de gang ‘bedankt’ naar je werknemer roepen heeft natuurlijk niet het gewenste effect.
Door feedback regelmatig te geven geef je hiermee niet alleen maar waardering voor grote successen, maar ook voor de kleinere. Veel kleine successen resulteren uiteindelijk in een groter succes, dus het is belangrijk voor de motivatie van je werknemers dat ze bij iedere prestatie die ze behalen de juiste waardering hiervoor krijgen.
De ontvanger van feedback
Houd bij het geven van feedback ook degene die de feedback ontvangt goed voor ogen en wat voor type persoon dit is. Iemand die heel verlegen en introvert is, maak je waarschijnlijk niet gelukkig om voor een grote groep te bedanken. Wanneer we feedback willen geven met als doel een ander hiermee een leermoment te geven, is het verstandig dit juist apart van de rest te doen. Anders krijgt diegene misschien het gevoel publiekelijk aan de schandpaal genageld te worden.
Bij het geven van feedback is het vooral enorm belangrijk dat dit op een constructieve manier gebeurt. Ook al is de boodschap negatief, geef er dan toch een positieve draai aan. De werknemer begrijpt zo veel eerder wat er wél van hem of haar verwacht wordt en is dan ook eerder bereid gedrag of de manier van werken te wijzigen.
Meedenksessie aanvragen
In een meedenksessie denken we een uur met je mee. Onze ervaring is dat we de kern op tafel krijgen. De meedenksessie is geheel kosteloos, wij begrijpen ook dat je wilt weten met wie je te maken hebt.
PS: je bent niks verplicht, de eerste kennismaking is altijd vrijblijvend.
Feedback positief houden
Door op deze positieve manier feedback te geven aan anderen, blijven mensen ervoor open staan om feedback te ontvangen. Wanneer het op een aanvallende manier gegeven wordt, sluiten mensen zich er voor af en heeft het niet het gewenste effect. Als gever van feedback voel je je niet zoals je hoopte je te voelen en als ontvanger van feedback voel je je ellendig.
Je raakt je motivatie kwijt, twijfelt aan jezelf en dit geeft op deze manier een hoop stress. Je hebt geen plezier meer in je werk, want je hebt het gevoel dat je het niet goed doet. Met alle gevolgen van dien, want uiteindelijk kan je zelfs in een burn out raken. Daarom is het belangrijk dat feedback juist op een positieve, opbouwende manier gegeven wordt.
Begin altijd met iets positiefs, betrek het op jezelf en vertel vanuit de ik-vorm en sluit ook altijd af met een compliment of andere top. Op die manier is het geven van feedback plezierig voor de gever en de ontvanger en levert het bij niemand stress op.
Gerelateerde informatie
In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:
