Proactiviteit stimuleren van werknemers – Hoe doe je dat?

Ongetwijfeld ben je al bekend met de term ‘proactiviteit’, maar wellicht vraag je jezelf af wat het precies inhoudt en hoe je het kunt gebruiken op de werkvloer. Dat lees je allemaal hier.

Het stimuleren van proactiviteit kan in elk bedrijf of elke organisatie een goede toevoeging zijn. Zo zorgen proactieve werknemers voor een hogere productiviteit en een goede werksfeer. Lees daarom hoe je proactiviteit bij jouw werknemers kunt stimuleren en draag bij aan een betere persoonlijke ontwikkeling van jouw collega’s en een goede sfeer op de werkvloer.

Wat is proactiviteit?

Proactiviteit, ook wel bekend als ‘intrinsieke motivatie’, is de motivatie die volledig uit jezelf komt zonder dat een ander hier invloed op heeft. Intrinsieke motivatie is een kernkwaliteit dat bij vele een aangeboren eigenschap is. De een heeft er meer aanleg voor dan de ander.

Je doet iets vanuit intrinsieke motivatie wanneer je dit echt graag wilt, niet omdat andere jou vertellen dit te doen. Een voorbeeld van intrinsieke motivatie is bijvoorbeeld wanneer je volledig opgaat in het afronden van een rapport, niet omdat jouw werkgever dit wilt, maar omdat jij zelf het belang ervan inziet en graag wil bijdragen aan het succes van het rapport.

Een ander voorbeeld is bijvoorbeeld wanneer je je ziet dat een collega van je enorm veel stress ervaart op de werkvloer en je voorstelt om taken van hem of haar over te nemen. Je biedt vrijwillig hulp aan in en ziet waar er vraag is.

De term proactiviteit (proactivity in het Engels) is een redelijk nieuwe term en werd geïntroduceerd door de Amerikaanse bestsellerauteur Stephen Covey. In zijn boek leiderschapsboek schrijft hij over de 7 eigenschappen die van belang zijn bij effectief leiderschap, waarvan proactiviteit er een van is en een belangrijk deel uitmaakt. Hij gaat in op de voordelen van proactiviteit en het nut ervan op de werkvloer. Ook schrijft hij hoe veel mensen een verkeerde houding hebben en vaak proactief willen zijn, maar dit in wezen niet laten blijken. Zo schreef hij in zijn boek:

‘De meeste mensen luisteren niet met de bedoeling te begrijpen; ze luisteren met de bedoeling te antwoorden. ‘

– Stephen R. Covey, De 7 eigenschappen van zeer effectieve mensen: krachtige lessen in persoonlijke verandering

Intrinsieke motivatie als basis

Wat Covery oproept is het tot actie komen, initiatief nemen, proactief zijn. Proactivieit houdt in dat je bewust bent van de informatie die wordt gegeven, je omgeving en van de mensen om je heen. Je bent bezig met andere mensen, luistert naar wat zij jou te vertellen hebben, en bent bewust bezig met hoe jij je omgeving kunt verbeteren. Proactiviteit zorgt voor een betere productiviteit op de werkvloer en voor een goede sfeer in het team. Mensen die proactief zijn zorgen ervoor dat problemen snel worden opgelost en dat conflicten kunnen vermeden worden.

Proactief zijn houdt ook in dat je verantwoordelijkheid neemt, verantwoordelijkheid voor bepaald gedrag of voor resultaten op de werkvloer. Je kunt je excuses aanbieden wanneer dit van toepassing is en ziet in waar je steekjes hebt laten vallen. Ook zie je in waar jouw fouten liggen en jouw zwakke kanten en waar je toekomstige verbeteringspunten liggen.

Je reageert niet vanuit emoties maar vanuit rationeel gedrag en staat achter de keuzes die je maakt die voor jou belangrijk zijn. Proactiviteit hangt dus samen met het kunnen kijken naar de toekomst, eventuele reacties anticiperen en vooruitkijken.

Wat is proactiviteit niet?

Het tegenovergestelde van proactief is reactief. Dit zijn mensen die eerder zullen afwachten wat er gebeurt en die zaken meer over zich heen laten komen voordat ze in actie komen. Een reactief persoon zal eerst kijken wat collega’s doen voordat zij zelf actie ondernemen of initiatief tonen. Ook zal een reactief persoon minder snel verantwoordelijkheid nemen voor acties en minder taken op zich nemen dan hij of zij wellicht prima aankan. De persoon wacht liever af tot een ander zich hiervoor aanbiedt of tot wanneer hij of zij deze taak krijgt aangewezen door een leidinggevende.

Veel mensen verstaan onder proactief zijn en intrinsieke motivatie ook de inzet die je niet wilt tonen maar wel doet, zoals bijvoorbeeld tijdens een sollicitatiegesprek waarin je laat zien hoeveel je aan kunt en wat je allemaal al hebt gedaan. Dit is meer uitsloofgedrag dan proactiviteit en duid niet op een motivatie die volledig uit de persoon zelf komt. Deze vorm van proactiviteit is niet duurzaam en zal een persoon op de lange termijn problemen opleveren.

Proactiviteit is geen pleasegedrag!

Ook op de werkvloer is vaak spraken van een onjuiste vorm van proactiviteit, namelijk wanneer werknemers te veel werk op zich nemen en dit vervolgens niet aankunnen of niet gelukkiger van worden. Werknemers proberen een zekere mate van proactiviteit te tonen wat diep van binnen niet gemeend is of niet binnen de capaciteiten ligt.

Wanneer een medewerker zich voortdurend uitslooft en stappen zet die hij of zij eigenlijk niet aankan, kan dit leiden tot overmatige stress en slordig gedrag op de werkvloer. Een werknemer neemt in wezen meer werk op zich dan hij of zij aankan en komt hiermee in de knoop. Op de lang termijn kan dit voor vervelende klachten zorgen, zoals afname van productiviteit, kwaliteit en tot persoonlijke klachten zoals een burn out.

Een andere veel voorkomende fout is dat werkgevers proactiveit vergelijken met productiviteit. Wanneer je proactief bent, wil dat niet altijd zeggen dat je even productief bent, en wanneer je productief bent hoef je niet altijd proactief te zijn. Productiviteit ligt verder weg van persoonlijke motivatie en zegt meer iets over je capaciteiten dan over je persoonlijke eigenschappen. Probeer deze twee kenmerken daarom altijd uit elkaar te houden.

Ondanks proactiviteit dus niet altijd gemeend is en er vaak spraken is van een kunstmatige vorm van motivatie (uitsloof gedrag of overcompensatie), wil dat niet zeggen dat proactiviteit niet gestimuleerd kan worden. Hierin kun je als werknemer een belangrijke rol spelen.

Wat zijn de voorwaarden om proactiviteit te bevorderen?

Een proactieve houding op de werkvloer is uiterst belangrijk. Niet alleen zullen werknemers met een proactieve houding zich meer inzetten tijdens projecten en taken, maar ze zullen zich ook prettiger voelen tijdens het werk. Net als bij kleine kinderen, is het bij volwassenen belangrijk dat zij worden beloond bij goed gedrag en wanneer zij proactief te werk gaan. Echter, er komen een aantal voorwaarden bij kijken om dit zorgvuldig te doen en het beste uit je werknemers naar boven te laten halen.

Kwaliteit van de werknemer als uitgangspunt

Begin daarom altijd vanuit de kwaliteiten van de werknemer. Focus op hetgeen waar een werknemer goed in is en waar degene in uitblinkt. Wanneer je weet waar de kernkwaliteiten liggen, is het belangrijk om deze persoon uitdagingen te geven en motiverende beloningen te geven bij proactief gedrag.

Wederzijds vertrouwen

Een andere voorwaarden aan het stimuleren van proactiviteit is dat het op basis van wederzijds vertrouwen werkt. Zowel de werknemer als de werkgever hebben de taak om elkaar te vertrouwen in het nemen van proactieve beslissingen. Wanneer je jouw werknemer niet de ruimte durft te geven, kan de werknemer niet volledig zijn gang gaan en zijn of haar kernkwaliteit tot uiting laten komen. De werknemer moet erop vertrouwen dat hij of zij de verantwoordelijkheid krijgt om te handelen naar zijn of haar kwaliteiten. Een sfeer van vertrouwen op de werkvloer is hiervoor van belang.

De ruimte om fouten te maken

Bij een open werksfeer en een sfeer van vertrouwen hoort ook de mogelijkheid dat de werknemer de ruimte krijgen om fouten te maken. Wanneer dit niet mogelijk is, is het stimuleren van proactiviteit nog niet van toepassing of wellicht niet in deze vorm. Pas wanneer je een werknemer volledig de ruimte geeft om fouten te maken en hiervan te leren, kan een werknemer volledig proactief zijn en handelen vanuit persoonlijke motivatie en ingeving.

Erkenning en stimuleren

Wanneer je wilt dat een werknemer proactief te werk gaat, is het van belang dat je in deze persoon gelooft en zijn of haar kwaliteiten inziet. Wanneer je deze kwaliteiten niet erkend en niet stimuleert, zal een werknemer deze ook niet toepassen. Zo schreef Covey in zijn boek:

‘Behandel een man zoals hij is en hij zal blijven zoals hij is. Behandel een man naar wat hij kan en wat hij zou moeten zijn en hij zal worden zoals hij kan en zou moeten zijn. ‘

– Stephen R. Covey, De 7 eigenschappen van effectief leiderschap: krachtige lessen in persoonlijke verandering

Kortom, proactiviteit kun je eenvoudig bevorderen door je eigen gedrag te veranderen en je werknemers anders te benaderen. Stimuleer je werknemers dus naar de kwaliteiten die de werknemers hebben en niet naar wat ze momenteel laten zien of verbergen. Zorg ervoor dat je bewust bent en zelf proactief te werk gaat bij het in kaart brengen van de kwaliteiten van jouw medewerkers en ga verantwoordelijk om met de capaciteit van je werknemers.

Wanneer je voelt dat er spraken is van wederzijds vertrouwen, kun je een medewerker de ruimte bieden om volledig proactiviteit te tonen. Pas wanneer je jouw werknemers behandeld naar de kwaliteiten die zij bezitten en inspeelt op de intrinsieke motivatie, haal je het beste uit je werknemers.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:

• Time management op de werkvloer, help werknemers hun tijd beter gebruiken
• Waarom je nooit de agenda moet beheren van een medewerker met stress
• Conflicten op de werkvloer effectief oplossen