Wat moet je doen als een werknemer uitvalt met burnout? (stappenplan)
Wat moet je doen als een werknemer uitvalt met burn-out? (stappenplan)

Wat moet je doen als een werknemer uitvalt met burn-out? (stappenplan)

Wat moet je doen als een werknemer uitvalt met burnoutJe werknemer meldt zich ziek. Wat nu? Voor een manager of werkgever zijn er heel wat zaken te regelen bij ziekteverzuim. Daarbij speelt de Wet Verbetering Poortwachter een grote rol. Het is handig om op de hoogte te zijn van de grote lijnen van die wetgeving. Uiteraard wil je natuurlijk het liefst dat een werknemer zo snel mogelijk weer gezond aan het werk is. Daarom is het ook belangrijk om goed te weten wat je kunt doen bij ziekteverzuim.

Wanneer personeel uitvalt is dit natuurlijk nooit leuk, want dit kent alleen maar verliezers. Enerzijds voor het bedrijf, aangezien dit ervoor zorgt dat er extra kosten mee gepaard gaan. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de werknemer die uitvalt een speciale capaciteit heeft die niemand anders heeft. Dit is natuurlijk een drama, want dit kost een bedrijf altijd extra kosten. Niet alleen op korte termijn, maar ook op de lange termijn uiteraard. Maar naast het feit dat het zeer ongelukkig is voor het bedrijf, is het uiteraard ook een ongelukkig scenario voor de werknemer die uitvalt. Het heeft namelijk vaak een goede reden en het is nooit leuk dat je klachten hebt waardoor je niet meer kunt werken. Dus beide partijen zijn verliezers, maar wat is nu precies de regelgeving wat betreft de wet verbetering poortwachter? Dat zal in dit artikel duidelijk worden gemaakt.

Wat is de wet verbetering poortwachter?

Voordat we ingaan op de inhoud, is het natuurlijk eerst van belang om te weten wat het doel van de wet precies is. In principe is dit heel makkelijk uit te leggen. De wet is namelijk in het leven geroepen om langdurig ziekteverzuim bij bedrijven terug te brengen na een minder langdurig ziekteverzuim. Om dit te bewerkstelligen is het de bedoeling dat er zo snel mogelijk kan worden ingegrepen bij een verzuim en dat dit op een zo effectief mogelijke manier moet gebeuren. Dit is de reden dat de wet is ontstaan. De wet vereist een goede samenwerking tussen de werknemer en de werkgever die, gebruikmakend van bedrijfsartsen en de arbodienst, er voor moeten zorgen dat alles weer snel op de rails is.

Verplichtingen van de wet verbetering poortwachter (WVP)

Om het ziekteverzuim zo kort mogelijk te laten duren, zijn er een aantal verplichtingen verbonden aan de wet. Deze verplichtingen zijn opgesplitst in twee gedeeltes. Enerzijds een aantal verplichtingen die gelden vanaf het eerste jaar van het ziekteverzuim en anderzijds verplichtingen die gelden voor het jaar daarna. Deze verplichtingen zullen nu apart worden uitgelicht.

wet verbetering poortwachter

De ziekmelding

In de meeste gevallen zijn er op de werkvloer duidelijke afspraken over het afmelden bij ziekte. Vaak wordt bijvoorbeeld aangegeven voor welk tijdstip een werknemer zich ziek moet melden en op welke manier dit moet gebeuren. Meestal is vastgelegd dat dit telefonisch moet gebeuren, maar ook afmelden via e-mail of app is soms voldoende. Het is goed om af en toe te checken of de gemaakte afspraken omtrent ziekmelding en ziekteverzuim nog up-to-date zijn. En zorg er ook voor dat de werknemers op de hoogte zijn van het proces. Zo weet je zeker dat de eerste stap in dit proces goed kan verlopen.

Om het ziekteverzuim zo kort mogelijk te laten duren, is het verplicht om het verzuim binnen een week te melden bij een officiële arboarts. Deze kan dan gelijk oordelen hoe de situatie in elkaar steekt en het is belangrijk dat dit snel wordt gedaan. Dit is voordelig voor beide partijen, aangezien ze dan allebei weten waar ze aan toe zijn. Soms is hiermee de zaak opgelost, maar mocht de ziekte langer dan 6 weken duren, dan moet de arboarts een analyse opmaken. Daarin wordt opgemaakt hoe lang het ongeveer gaat duren en wat de mogelijke oplossingen zijn. Twee weken later moet er een plan van aanpak worden beschreven, die wordt afgesteld tussen de werkgever en de werknemer.

Verplichtingen eerste jaar ziekteverzuim werkgever (WVP)

Lijkt het erop dat het ziekteverzuim langer gaat duren? Dan is het van belang om binnen vier dagen na de ziekmelding het verzuim door te geven aan de bedrijfsarts of arbodienst. Afhankelijk van de interne afspraken doe je dit als manager zelf, of laat je dit doen door de afdeling HR. In sommige gevallen is het daarnaast van belang om binnen diezelfde termijn ook een ziekmelding te doen bij het UWV. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer het gaat om een uitzendkracht, of wanneer er kans is dat het dienstverband van de werknemer eindigt tijdens het ziekteverzuim.

Is er daadwerkelijk sprake van langdurig ziekteverzuim? Na zes weken ziekte moet de bedrijfsarts samen met de werknemer een probleemanalyse hebben opgesteld. Dit is niet vrijblijvend, maar een verplichting vanuit de Wet Verbetering Poortwachter. In de probleemanalyse moeten alle psychische en lichamelijke klachten die de oorzaak zijn van het uitval van de werknemer worden beschreven. Ook de oorzaken van deze klachten moet omschreven staan. Daarnaast moet in de probleemanalyse een advies van de bedrijfsarts worden opgenomen over de re-integratie van de werknemer.

Mocht de ziekte nog langer aanhouden, dan is het van belang dat er een dossier wordt opgemaakt omtrent het verzuim. Hier moeten een aantal dingen verplicht instaan. Enerzijds een geschiedenis van de ziekte en hoe dat in totaal is verlopen. Anderzijds de mogelijke plannen die zijn ondernomen om het verzuim op te lossen. Wanneer dit gedaan is moet de werkgever per 6 weken contact onderhouden met de werknemer. Mocht het verzuim na 42 weken nog aanhouden, pas dan moet het worden aangegeven bij het UWV door de werkgever.

verplichtingen werkgever ziekmelding

Opstellen probleemanalyse

Als werkgever heb je geen invloed op de inhoud van de probleemanalyse en het advies. Na afronding van de analyse krijgen jij en de HR-afdeling het toegestuurd ter informatie. Wanneer de bedrijfsarts het nog niet heeft doorgestuurd naar de werknemer, is het van belang dat je dit als leidinggevende alsnog doet.

Een goede probleemanalyse is van grote importantie, omdat het UWV aan de hand van de analyse beoordeelt of er voldoende inspanning is geleverd wat betreft re-integratie. Dit geldt voor zowel werkgever als werknemer. Het is voor het UWV dus een eerste moment om het re-integratieproces te evalueren. Is het UWV niet tevreden? Dan hebben jullie nu nog de kans om het proces bij te sturen. En is het om de een of andere reden niet mogelijk om samen een probleemanalyse op te stellen? Dan is het mogelijk om bij het UWV een deskundigenoordeel op te vragen.

Download een re-integratieschema in onze toolkit

Verder met re-integratie

Als werkgever of manager is het daarna zaak om over de analyse in gesprek te gaan met je werknemer. Gezamenlijk moet gekeken worden naar een Plan van Aanpak. Zo kun je kijken op welke manier het advies van de bedrijfsarts ten uitvoer gebracht kan worden. Zo kan de bedrijfsarts hebben aangegeven dat de werknemer mag starten met werkdagen van slechts twee uur, om dit vervolgens geleidelijk aan verder uit te bouwen. Ook over de uit te voeren werkzaamheden kunnen afspraken zijn gemaakt.

Een gedegen plan van aanpak is altijd onderdeel van de coachingstrajecten van Meulenberg Training & Coaching. Dit is altijd te gebruiken voor de WVP. Reuze handig en het scheelt je als werkgever veel tijd.

Lees meer over het  coachingstraject voor medewerkers met burnout

Doet de werknemer normaal gesproken lichamelijk zwaar werk, dat hij vanwege rugklachten nu niet kan uitvoeren? Dan moeten er lichtere, vervangende werkzaamheden gezocht worden. Heeft de werknemer veel klantcontact, maar zorgt dit voor te veel stress? Dan zullen er back office andere taken gevonden moet worden. Het is begrijpelijk dat je als manager niet altijd zit te springen om zulke uitdagingen. Het is noodzakelijk om dan in het achterhoofd te houden dat een goede re-integratie de terugkeer van de werknemer ten goede komt.

Bekijk ook: veel gemaakte fouten bij re-integratie

Ziekmelding UWV en eerstejaarsevaluatie

Is je werknemer na 42 weken nog steeds ziek? Dan moet er een ziekmelding bij het UWV gedaan worden. Na twee jaar ziekte is het namelijk meestal mogelijk om een WIA-uitkering aan te vragen. Om deze aanvraag snel te laten verlopen, is het noodzakelijk dat de ziekmelding op tijd binnen is. Na een jaar ziekte vindt er een eerstejaarsevaluatie plaats. Hiervoor moet een formulier van het UWV ingevuld worden. Er worden vragen gesteld over het verloop van het ziekteverzuim en over de toekomstplannen.

Het UWV beoordeelt op basis van het formulier het re-integratieproces tot nu toe. Dit kan betekenen dat er volgens het UWV nog niet voldoende re-integratie inspanningen zijn geleverd door werknemer en/of werkgever. Dan zal er opnieuw naar het Plan van Aanpak gekeken moeten worden, zodat er verbeteringen in kunnen worden aangebracht. De eerstejaarsevaluatie is ook een goed moment om te bekijken of er nog wel re-integratiemogelijkheden zijn op de werkvloer. Soms blijkt een werknemer simpelweg niet meer in staat op de oorspronkelijke taken weer uit te voeren. In dat geval is het goed om verder te kijken. Misschien is een re-integratietraject tweede spoor een optie. Tijdens dit traject wordt gekeken naar mogelijkheden buiten de huidige baan.

Lees ook: als een werknemer niet kan terugkeren na verzuim

Ziekmelding werknemer overspannen

Ziekteverzuim: het tweede jaar

Na een aantal weken in het tweede jaar moet er een verplichte evaluatie tussen de werkgever en de werknemer volgen. Dit moet een overleg zijn waarbij de doelen bepaald worden van dat jaar om het ziekteverzuim op te lossen. In de 87 ste week van het ziekteverzuim kan er pas een aanvraag worden gedaan voor een WIA-uitkering. Wanneer aan de voorwaarden zijn voldaan, dan wordt de uitkering vanaf dan uitbetaald.

Andere interessante gegevens over de wet verbetering poortwachter

De werkgever heeft een aantal verplichtingen aan de werknemer in ziekteverzuim. Een van die verplichtingen is dat deze passend werk moet zien te regelen in de gevallen dat een werknemer niet meer zijn oude functie kan vervullen vanwege het verzuim. Dit kan bijvoorbeeld minder werken zijn, of dat de werknemer minder zware taken krijgt opgelegd. Een ander belangrijk feit uit de wet is dat de werkgever nooit concreet mag vragen wat er aan de hand is bij de werknemer. Dit behoort namelijk tot privacy die de werknemer heeft. De werkgever mag echter wel altijd vragen wanneer de werknemer verwacht terug op het werk te zijn.

Een goede oplossing die de werkgever mag invullen is dat hij een werknemer weer op korte basis aan het werk laat gaan. Officieel zit de werknemer dan nog in verzuim, maar door hem kleine klusjes te laten doen bijvoorbeeld kan die weer langzaam aan het werk gewend raken en dat is natuurlijk een voordeel. Zo kan er bijvoorbeeld voor worden gekozen om hem halve dagen te laten werken, of in het ergste geval een uurtje per dag. Deze methode is zeer effectief.

Lees ook: re-intregratie na verzuim

Werknemer weer beter melden

Voor een tweede spoortraject wordt meestal een specialist ingeschakeld. Een arbeidsdeskundige kan de werknemer hier de juiste ondersteuning bieden. Het kan echter lonen om al eerder in het re-integratietraject een arbeidsdeskundige in te schakelen. Deze kan zowel de werknemer als jijzelf ondersteunen bij het traject. Daarnaast laat het inschakelen van een arbeidsdeskundige ook aan het UWV zien dat je de re-integratie serieus oppakt. Lukt het niet om de werknemer weer aan het werk te krijgen? Dan zal het UWV na twee jaar ziekte de WIA-aanvraag van de werknemer beoordelen.

Op basis van een door jullie opgesteld re-integratieverslag zal worden beoordeeld of er voldoende inspanning is geleverd om de werknemer weer aan het werk te krijgen. Vindt het UWV dit niet het geval? Dan is het op basis van de Wet Verbetering Poortwachter mogelijk dat de werkgever nog een jaar extra moet doorbetalen. Dit is natuurlijk een scenario dat je het liefst wilt voorkomen. Uiteindelijk wil je als werkgever én werknemer natuurlijk maar één ding: dat de werknemer zich weer beter kan melden!

 

Algemene tips bij ziekteverzuim:

Blijf in contact

Het is niet de bedoeling om als werkgever of manager van de werknemer na de ziekmelding een afwachtende houding aan te nemen. In de Wet Verbetering Poortwachter is namelijk vastgelegd dat zowel werknemer als werkgever er alles aan moeten doen om de werknemer zo snel mogelijk weer te laten terugkeren op de werkvloer. Dit betekent in de praktijk dat er regelmatig contact moet zijn tussen werknemer en manager of HR-afdeling. Dan kan geïnformeerd worden naar het herstel en besproken worden of er al mogelijkheden zijn om werkzaamheden weer op te pakken. Daarbij is het goed om de nieuwe AVG-wetgeving in het achterhoofd te houden. Door deze nieuwe wetgeving mag een werkgever namelijk niet meer vragen naar de reden van verzuim. De werknemer hoeft dit alleen te bespreken met de bedrijfs- of Arboarts.

Bekijk ook: verzuimgesprek voeren

Is er een patroon?

Hoewel je als werkgever dus niet mag vragen naar de oorzaak van het verzuim, wil dat niet zeggen dat je helemaal niets kunt doen. Zo kun je zelf of samen met de werknemer wel bekijken of er bijvoorbeeld sprake is van een bepaald patroon. Heeft de werknemer zich de afgelopen tijd vaker ziek gemeld? Kan het zijn dat er sprake is van problemen in de privésituatie, die het uitval veroorzaken? En is dit gewoon een griepje, of is het misschien een dreigende burn-out? Ook wat betreft de privésituatie hoeft de werknemer geen open kaart te spelen. Maar wanneer je als manager een goed contact heb met de werknemer, is de kans groot dat je in grote lijnen op de hoogte bent van werk en privé.

Zo kan een werknemer die in scheiding ligt, daar veel stress door ervaren. Het kan een verlichting zijn als de werkgever hiervan op de hoogte is. Het zal het wederzijds begrip versterken. Daarnaast kan het ook een reden zijn om eerder hulp van de bedrijfsarts in te schakelen. Volgens de wetgeving hoeft een werknemer pas na twee weken verzuim een afspraak te maken. In sommige gevallen kan het dus goed zijn om eerder bij de arts langs te gaan.

Overzicht plichten bij ziekmelding

Ziek door werk

Er is nog iets anders waar een manager op kan letten: de werksfeer. Meldt een werknemer zich vaak ziek? Bekijk dan hoe het is gesteld met de sfeer op de werkvloer. Een op handen zijn reorganisatie kan veel stress opleveren. Ook een te hoge werkdruk of pesten op de werkvloer zijn oorzaken van uitval. Zorg ervoor dat je als leidinggevende regelmatig contact hebt met de werknemer. In drukke periodes kan het verleidelijk zijn om gesprekken uit te stellen met de gedachte dat het allemaal wel goed gaat. Het nadeel hiervan is dat het dan een verrassing is als het dan toch mis gaat, omdat je als werkgever de eerste signalen hebt gemist. Investeer daarom tijd en aandacht in je werknemers. Dit betaalt zich op termijn dubbel en dwars terug.

Bekijk ook: Verlagen van de werkdruk

 

 

 

Training stresspreventie? 

Wilt u dat uw leidinggevenden daadwerkelijk het open en eerlijke gesprek durven aangaan met de medewerkers ten aanzien van de gewenste bedrijfscultuur, gekoppeld aan de kernwaarden en een preventieve aanpak ter voorkoming van chronische stress en burn-out?

 

Maak kennis met de stresspreventietrainingen van Meulenberg Training en Coaching:

Training stresspreventie

  • Coaching en begeleiding op elk level binnen de organisatie (strategisch, leidinggevenden en medewerkers)
  • Aan de hand van een diepgaande bedrijfscheck een gericht plan van aanpak
  • Leidinggevenden ontdekken hoe om te gaan met medewerkers met burnout
  • Vitalere en fittere medewerkers waardoor een daling van het ziekteverzuim
  • Veilige omgeving met autonome medewerkers die helder communiceren.

 

 

Over de schrijver
Ik ben Ruud Meulenberg. Eigenaar en oprichter van Meulenberg Training & Coaching. Ik begeleid mensen met stress- en burnoutklachten door ze 'letterlijk' in beweging te laten komen (wandelen/ hardlopen) Samen met een krachtig team van professionele coaches, help ik mensen door heel Nederland heen om van stress en burn-out af te komen. Ik probeer het goede voorbeeld te geven: Ik werk maximaal 24 uur per week, ik sport, geniet van mijn gezin en ik heb betekenisvol werk ;).
Reactie plaatsen

Cookies