Wat zijn de voor- en nadelen van online vergaderen?

Met de uitbraak van het coronavirus zijn we allemaal genoodzaakt thuis te blijven in quarantaine. Hoewel dit ervoor heeft gezorgd dat een groot deel van de economie platligt, zijn andere bedrijven op zoek gegaan naar alternatieve werkmethoden.

Een van die methoden is het online vergaderen van thuis uit. Er gaan steeds meer stemmen op om het thuiswerken ook na de coronacrisis door te trekken. Maar zijn er enkel maar voordelen aan het online vergaderen of brengt dit ook nadelen met zich mee? We zetten de verschillende argumenten even op een rijtje.

Gratis e-book:
zo herken je
een burn-out
(Inclusief checklist)

Voorkom dat je energiereserves definitief leeg raken en je in een ernstige burn-out belandt met alle gevolgen van dien. Met dit e-book leer je de symptomen tijdig herkennen.

Hoe gaat online vergaderen in zijn werk?

Online vergaderen is een mogelijkheid geworden sinds de opkomst van het digitale tijdperk. Het stelt collega´s of zakenmensen in staat om te vergaderen over belangrijke zaken zonder fysiek aanwezig te moeten zijn in eenzelfde ruimte.

Een online vergadering kan makkelijk worden opgezet door een webbrowser applicatie of software die gedownload kan worden. Programma´s als Skype, Zoom of Google Hangouts zijn erg populair bij online vergaderen.

De voordelen van online vergaderen

Wat zijn de voordelen van online vergaderen?

Je bespaart heel wat tijd

Waar voor een fysieke vergadering iedereen heel wat moet reizen is dit voor een online vergadering helemaal niet nodig. Niet zelden moeten zakenmensen urenlang in de trein zitten of zelfs reizen met het vliegtuig om een vergadering bij te wonen. Tijdrovend dus, zeker wanneer tijd geld is, is het voordeel van online vergaderen hier niet te onderschatten.

Het is kosteneffectief

Zoals je misschien al kunt raden, maar reizen om een vergadering bij te wonen is niet altijd goedkoop. Of je nu naar Brussel moet of naar New York voor je vergadering, het is een kost die je misschien liever had geïnvesteerd in andere zaken van je bedrijf. Online vergaderen daarentegen kost vrijwel niets, gezien je enkel over een goede internetverbinding moet beschikken en de noodzakelijke software vaak al gratis kan downloaden.

Het is makkelijker te organiseren

Stel, je wil gaan vergaderen met enkele zakenmensen die over de wereld verspreid zitten. Dit brengt heel wat uitdagingen met zich mee. Niet alleen moet je een locatie gaan vinden waar je met z´n allen kunt afspreken om te vergaderen, maar iedereen zal heel wat tijd in zijn agenda moeten vrijmaken.

Online vergaderen maakt al komaf met de reistijd van de verschillende deelnemers, wat er opzich voor zorgt dat iedereen makkelijker een gaatje vrij heeft in zijn agenda voor de vergadering.

Korte vergaderingen zijn nu ook mogelijk

Gezien de vele inspanningen die het organiseren van een vergadering vragen, wil je uiteraard dat hier veel uit voortvloeit. Hierdoor worden vergaderingen vaak uitgesteld tot er meer aandachtspunten zijn om te bespreken. Resultaat? Er wordt slechts wekelijks of misschien maandelijks vergaderd.

Online vergaderen is veel eenvoudiger te regelen en hoeft geen aanslag op de agenda van een druk bezet iemand te zijn. Hierdoor is het ook mogelijk om korte en krachtige vergaderingen te houden. Ideaal voor als je even snel wil brainstormen.

Gemakkelijker om vergaderingen bij te wonen

Als aandeelhouder van een buitenlands bedrijf is het niet altijd makkelijk om een zakenmeeting bij te wonen. Het zorgt niet alleen voor een extra kost, maar het neemt ook tijd in beslag. Online vergaderen zorgt ervoor dat een aandeelhouder makkelijker de vergadering kan bijwonen zonder veel moeite.

Delen van presentaties en documenten wordt makkelijker

Een ander voordeel van online vergaderen is dat het delen van presentaties en documenten eenvoudiger wordt. Er hoeft niet meer gezorgd te worden voor een uitgeprinte versie van alles wat besproken wordt. Een simpele klik op de knop volstaat om alles te delen met de deelnemers van de vergadering.

Wil je dat wij je helpen?

Wij staan voor je klaar met een team van ervaren coaches. Onze coaches zijn actief in heel Nederland. In de afgelopen jaren hebben we duizenden mensen geholpen.

Adviesgesprek aanvragen

De nadelen van online vergaderen

En wat zijn de nadelen van online vergaderen?

Achtergrondlawaai

Wie in deze coronatijden al heeft online vergaderd zal het misschien hebben ervaren. Je werk en privé gescheiden houden is niet makkelijk wanneer je hele gezin 24 uur op 24 onder hetzelfde dak leeft. Online vergaderen mag het dan wel makkelijker maken om in contact te blijven met collega´s, maar vaak hoort daar de nodige afleiding bij.

Filmpjes van kinderen die plots om iemands aandacht vragen zijn tijdens het online vergaderen zijn niet voor niets plots viraal gegaan.

Non-verbale communicatie verloopt moeilijker

Online vergaderen betekent over het algemeen dat de communicatie beperkt blijft tot de stem en in het allerbeste geval gezichtsuitdrukkingen. Nochtans is de lichaamsuitdrukking een belangrijke component in de communicatie en helpt het ons om makkelijker duiding te geven bij hetgeen we uitleg over verschaffen.

Dit onderdeel in het communicatieproces gaat dus verloren en dan hebben we het nog niet over het feit dat je al snel even uit beeld verdwijnt tijdens online vergaderen.

Gebrek aan menselijk/ sociaal contact

Wanneer online vergaderingen hun traditionele variant gaan vervangen ontstaat er het nadeel dat alle contact tijdens de vergadering beperkt blijft tot het zakelijke. Geen handdruk meer bij het ontmoeten, geen kort praatje achteraf..

Vergaderingen worden puur zakelijk en het sociale aspect waar de mens nood aan heeft verdwijnt helemaal.

Als we deze lijn gaan doortrekken naar thuiswerk gecombineerd met online vergaderingen wordt dit alleen maar erger. Het contact met collega´s ontbreekt helemaal en mensen gaan zich steeds eenzamer voelen met alle gevolgen van dien.

Kans om gehackt te worden

Bedrijfsspionage is een term die altijd al heeft bestaan, maar het kan nu makkelijker voorkomen dan vroeger. Waar voorheen iemand moest infiltreren in het bedrijf volstaat het nu gewoon om de verbinding van de online vergadering te hacken. Op deze manier komen hackers aan alle belangrijke informatie die tijdens de vergadering gedeeld wordt.

Afleidingen

Vergaderingen vergen alle concentratie van iedereen die deelneemt. Bij online vergaderingen kan dit soms iets losser worden omdat er wordt vergaderd vanuit een vertrouwelijke omgeving. Hierdoor kan de drang om vlug even je mails te checken of een kopje koffie te halen groter zijn dan wanneer je in een grote vergaderzaal zit.

Technische belemmeringen

De opkomst van het digitale tijdperk mag het dan wel makkelijker hebben gemaakt om videoconferenties te houden, maar makkelijker betekent niet altijd eenvoudig. Vooraleer je een goede online vergadering wil houden, moet iedere deelnemer vertrouwd zijn met de software die je gebruikt hiervoor.

Het is dan ook niet ongewoon dat een deelnemer moeilijkheden heeft met het juist gebruiken van de software. Het onverwachts uitvallen van deelnemers of storingen in de verbindingen wijn moeilijkheden die in bijna iedere online vergadering voorkomen. We durven zelfs stellen, hoe meer deelnemers de vergadering heeft, hoe meer problemen zich voordoen.

Zakenrelaties ontwikkelen is belangrijk

We hadden het eerder al over het nadeel van een gebrek aan sociaal contact en wat dit doet met de menselijke kant. Die lijn kunnen we ook doortrekken in de zakenwereld waar het belang van zakenrelaties niet te onderschatten is. Omdat online vergaderen toch onpersoonlijker is dan een real life ontmoeting, wordt het ook moeilijker om stevige zakenrelaties uit te bouwen.

Stress door online meetings

Doordat een online vergadering makkelijk is op te starten en minder tijd kost dan een vergadering in eenzelfde ruimte, gaan mensen vaak denken dat het er nog maar snel even bij kan. Hierdoor wordt er steeds vaker geen rekening meer gehouden met de kantooruren, waardoor een ´vlugge´ online vergadering steeds vaker voorkomt.

Hierdoor wordt de lijn tussen privé en werk flinterdun, zeker omdat het ook vanuit je eigen thuis kan. Helaas is dus geen voordeel, want gelijkaardig met mails zorgt dit ervoor dat steeds meer mensen het gevoel hebben steeds bereikbaar te moeten zijn wat extra stress met zich meebrengt.

Hulp bij coaching

Het zorgen voor de juiste verhouding tussen kracht en uitdaging is niet altijd eenvoudig. Zorg ervoor dat je de juiste sturing krijgt. Geef op tijd aan jouw werknemers en collega’s aan waar jouw valkuilen en allergieën liggen zodat zij hier beter mee kunnen omgaan.

Wil je graag hulp bij het in kaart brengen van jouw kernkwadraten en ontvang je graag begeleiding voor het leren omgaan met een hoge mate van inlevingsvermogen? Schrijf je dan in voor onze coaching. Doormiddel van de juiste ondersteuning en professionele methoden, leer je om jouw grenzen beter aan te geven en de nodige afstand te nemen.

Ook leer je om jouw valkuilen en allergieën beter te herkennen en deze te voorkomen. Wanneer je leer om jouw krachten te benutten en jouw uitdagingen na te streven, zal je al snel merken dat je minder stress ervaart op de werkvloer en met meer plezier aan het werk gaat. Begin vandaag nog en zorg voor een optimale balans op het werk.

Bekijk ons aanbod voor:

Adviesgesprek
aanvragen