Het belang van een goed verzuimbeleid: zo stel je een verzuimbeleid op!

Verzuimbeleid opstellen: Iedere werkgever kan zijn werknemers op een aantal manieren tegemoetkomen. Uiteraard met een bovengemiddeld salaris en goede secondaire arbeidsvoorwaarden. Maar ook met een duidelijk en toegankelijk opgesteld beleid. Denk hierbij aan allerlei soorten beleid: Beleid met betrekking tot bijvoorbeeld verlof, jubilea, scholing en zeker ook waar het gaat om ziekteverzuim en alles wat daar omheen hangt. Duidelijk beschreven rechten én plichten die gelden voor zowel de werkgever als de werknemer, zodra er sprake is van ziekteverzuim. Het zogenaamde verzuimbeleid.

Waarom een verzuimbeleid?

Een ziekteverzuimbeleid is niet alleen een wettelijke verplichting vanuit het Arbeidsomstandighedenbesluit, het is ook een middel om het verzuim binnen het bedrijf in kaart te brengen, te beheersen en, indien nodig, terug te brengen. En het nut van een verzuimbeleid ligt niet alleen aan jouw kant als werkgever, ook de werknemers zijn erbij gebaat. Met een duidelijk omschreven beleid worden zij zich bewust van de consequenties die ziekteverzuim met zich meebrengt. Hierdoor gaan zij zich meer betrokken voelen bij het ziekteverzuimproces en aangezien de procedures voor alle werknemers hetzelfde zijn, zal het beschreven beleid voor hen als bevestiging dienen dat niemand wordt voorgetrokken of in een uitzonderingspositie verkeert. Dit komt de sfeer op de werkvloer en de éénheid binnen een organisatie zeker ten goede.

Wettelijke verplichtingen omtrent het verzuimbeleid

In het Arbobesluit (artikel 2.9) staat dat een werkgever zich door een arbodienst moet laten adviseren omtrent het implementeren van een systematisch, gestructureerd en effectief verzuimbeleid. De arbodienst heeft hiervoor een aantal tools ter beschikking, waar de werkgever gebruik van kan maken. Het is van belang dat je als werkgever goed kijkt wat binnen de organisatie past en dat het beleid, zoals je deze gaat opstellen, een weergave is van de visie omtrent ziekteverzuim. Bent je van mening dat een zieke werknemer vooral met rust moet worden gelaten, dan kun je volstaan met een heel soepel beleid.

Vind je echter dat je als werkgever een actieve bijdrage moet leveren aan een zo’n spoedig mogelijke terugkeer op de werkvloer, dan is het tijd om één en ander gedetailleerder vast te leggen. Als werkgever ben je overigens wettelijk verplicht om het verzuimbeleid “effectief” te laten zijn, maar hoe je dat ziet is grotendeels aan jezelf.

Volgens de wet staat in een effectief verzuimbeleid minimaal het volgende beschreven:

• Verzuimpreventie (welke maatregelen je neemt om verzuim te voorkomen)
• Verzuimprotocol (procedures omtrent ziekmeldingen en ziek zijn)
• Verzuimregistratie en -analyse (vastleggen van verzuimgevallen en evaluatie hiervan)

Je kunt dus beginnen met het opstellen van het verzuimbeleid met deze drie onderdelen. Overigens, een andere verplichting is dat het uiteindelijk omschreven beleid moet worden gedragen door het personeel. Zij dienen dus in te stemmen met het beleid. Dit kan door instemming van een ondernemingsraad of andere personeelsvertegenwoordiging. Uiteraard is een meerderheid van stemmen tijdens een personeelsvergadering die genotuleerd wordt, ook afdoende.

Bewustwording van gevolgen

Naast de wettelijke verplichtingen omtrent het beleid, is het goed om te beseffen dat niet iedere ziekmelding legitiem is. Uit cijfers blijkt dat één op de zes medewerkers zich wel eens onterecht ziekmeldt en dat meer dan de helft denkt dat hun loon bij ziekte altijd vanuit de Ziektewet wordt betaald. Dus dat hun ziekmelding geen financiële consequenties heeft voor jou als werkgever. En in hoeverre ben je bewust van de kosten die het ziekteverzuim van werknemers met zich mee brengt? Wist je bijvoorbeeld dat je gemiddeld € 250,00 kunt besparen op iedere dag dat een zieke medewerker eerder terugkeert op de werkvloer?

Want naast een hogere premie voor de ziekteverzuimverzekering en eventuele kosten voor vervangend personeel, moet ook het loon doorbetaald worden. Dit terwijl vanuit de ziekteverzuimverzekering meestal niet vanaf dag één een vergoeding voor dit loon bestaat. Het is goed, en zeker geen overbodige luxe, om werknemers hierop te wijzen. Tenzij het in de CAO of arbeidsovereenkomst anders bepaald is, mag je als werkgever zelfs in het ziekteverzuimbeleid opnemen dat de eerste twee dagen bij ziekteverzuim voor rekening van een medewerker komt. Of dit binnen het bedrijf past en of je dit wilt, is uiteraard iets waar alleen jijzelf, of een directie antwoord op kan geven. Maar het feit en de wetenschap dat een ziekmelding directe gevolgen heeft het bedrijf, kan voor een werknemer een reden zijn om toch aan het werk te gaan en zich niet af te melden wegens “ziekte”.

Voordelen van een verzuimbeleid

Zoals her en der genoemd, zijn er vele voordelen te behalen met een duidelijk verzuimbeleid. En welbeschouwd kan geconcludeerd worden dat de voordelen voor de werkgever tevens als voordelen voor de werknemer kunnen worden gezien en visa versa. Beiden zijn immers gebaat bij wederzijdse optimale belangenbehartiging en niemand is er op uit om de ander te benadelen. Een globale opsomming van de voordelen:

• Duidelijke afspraken komt ten goede van interne communicatie
• Gelijke procedures voor alle medewerkers creëert gevoel van éénheid
• Afbakening van verantwoordelijkheden en bevoegdheden schept heldere hiërarchie
• Bewustwording van gevolgen maakt dat deze gemeenschappelijk worden gedragen
• Beschreven rechten en plichten voorkomt onduidelijkheid
• Bij organisatie breed aanvaard beleid kan niemand zich beroepen op onwetendheid

Uiteraard zijn de bedrijfsspecifieke voordelen per organisatie verschillend. Binnen ieder bedrijf heerst nu éénmaal een andere, eigen cultuur en wat voor de ene organisatie geldt, hoeft niet per definitie ook voor het andere bedrijf te gelden. Wat wel voor iedere werkgever gelijk is, is welke zaken minimaal aan bod moeten komen in een verzuimbeleid.

Wat moet er in een verzuimbeleid staan?

Er zijn een aantal zaken die vermeld moeten worden in het ziekteverzuimbeleid en er zijn een aantal onderwerpen die mogelijk aan bod kunnen komen. Sowieso dienen de wettelijke onderdelen te worden beschreven.

Verzuimpreventie

Natuurlijk kun je ziekteverzuim niet voorkomen, mensen worden nu éénmaal wel eens ziek. Wat je wél kunt doen is eventuele specifieke verzuimrisico’s binnen de organisatie in kaart brengen. Dit kun je opnemen in een Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E, die overigens ook wettelijk verplicht is). Door binnen het bedrijf te kijken waar knelpunten zich bevinden die een mogelijke oorzaak zouden kunnen zijn van ziekteverzuim, kun je hierop preventieve maatregelen nemen.

Bijvoorbeeld: Als op een bepaalde afdeling veel ad hoc werkzaamheden met een korte deadline verricht moeten worden, dan kunnen werknemers dit ervaren als werkdruk. Een preventieve maatregel kan hier zijn om een maximaal aantal casussen per werknemer in te stellen zodat de werkdruk wordt verlaagd.

Waar je ook aan kunt denken is het stimuleren of mogelijk maken van bedrijfsfitness (lichamelijk inspanning draagt bij tot geestelijke ontspanning). Een andere mogelijkheid is een periodieke gezondheidscheck, of preventief medisch onderzoek (uiteraard geheel vrijwillig en vertrouwelijk). Maar ook het aanstellen of benoemen van een vertrouwenspersoon kan een werknemer die kampt met persoonlijke of werk gerelateerde issues, helpen om de zaken weer goed op de rails te krijgen. Het gevolg is dat een mogelijke neerwaartse spiraal van negativiteit, uitblijft. 

Bedrijfsarts

Als werkgever moet je er sowieso voor zorgen dat medewerkers toegang hebben tot een bedrijfsarts waar zij terecht kunnen met eventuele klachten.  Bovendien moet je als werkgever de medewerkers hier ook van op de hoogte te brengen. Dus de arbodienst moet met naam en contactgegevens in het beschreven ziekteverzuimbeleid komen.

In dit onderdeel vermeld je ook welke maatregelen je daadwerkelijk hebt genomen omtrent de preventie van ziekteverzuim.

Verzuimprotocol

Medewerkers moeten weten op welke wijze zij zich ziek kunnen melden en welke vervolgmaatregelen samenhangen met hun ziekmelding. Hier mag geen onduidelijkheid over bestaan. Dit onderdeel gaat immers over de werkelijke rechten en plichten. Het protocol dient antwoord te geven op de volgende vragen:

• Bij wie dient de ziekte te worden gemeld?
• Op welke wijze kan een ziekmelding doorgegeven worden?
• Door wie dient de ziekmelding te worden doorgegeven?
• Hoelang voor aanvang van de dienst dient een ziekmelding te worden doorgegeven?
• Wat moet bij de verzuimmelding worden gecommuniceerd?
• Welke schriftelijke vastlegging wordt gedaan?
• Wat wordt er met de ziekmelding gedaan?
• Wanneer vindt controle plaats?
• Wie doet de controle?
• Wat mag tijdens een controle worden gevraagd?
• Welke verzuimbegeleiding is er?
• Welke gevolgen heeft een ziekmelding?
• Wat gebeurt er bij langdurig verzuim?

Hoe duidelijker je bent in de procedure, hoe meer de werknemers zich ervan bewust worden dat een verzuimmelding in verband met ziekte, een ernstige verstoring is van het arbeidsproces. Er zijn nu éénmaal een boel zaken die “om de hoek komen kijken”. Zaken omtrent het ziek melden en ziek zijn tijdens opgenomen verlofdagen, zijn vaak niet duidelijk bij alle medewerkers. Het loont dus zeker om hier ook op in te gaan in het verzuimprotocol.

Wet verbetering poortwachter

Bij langdurig ziekteverzuim komt overigens ook de Wet verbetering poortwachter om de hoek kijken. Hoewel de arbodienst jou bij dit onderdeel ongetwijfeld zal adviseren en je zal wijzen op het tijdspad en de plichten die je hierin hebt, schept enige globale kennis van deze wet een duidelijk kader.

In het kort:

• De werkgever moet een medewerker binnen één week na ziekmelding aanmelden bij de arbodienst.
• Binnen zes weken vraagt de werkgever aan de arbodienst om een probleemanalyse.
• Binnen acht weken dient de werkgever in samenwerking met de werknemer een plan van aanpak op te stellen. Er moet onder andere worden gekeken of er binnen de organisatie passend, vervangend werk kan worden gevonden of gecreëerd. Indien de bedrijfsarts aangeeft dat dit niet mogelijk is, dan dient te worden gezocht naar passend arbeid bij een andere organisatie. Mocht er een conflictsituatie zijn, dan kan in overleg met de arbodienst worden bepaald om het hervatten van arbeid sowieso bij een andere werkgever te laten plaatsvinden. De afspraken die gemaakt zijn tussen werkgever en werknemer dienen te worden vastgelegd in een formulier dat door het UWV wordt verstrekt.

Langdurig verzuim:

• In de 42ste week na de ziekmelding meldt de werkgever de zieke werknemer aan bij het UWV. Doe je dit niet, dan riskeer je een boete. Mocht je het idee hebben dat de werknemer onvoldoende re-integratie inspanningen levert, dan kun je bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen.
• Na één jaar, dient de werkgever het in de achtste week opgestelde plan van aanpak (alsmede eventuele bijstellingen) met de medewerker te evalueren. Dan ook de re-integratie-inspanningen eventueel aan te passen of bij te stellen. Alles dat is besproken, vul je in op het UWV-formulier “eerste jaars-evaluatie”.
• In week 91 na de ziekteverzuimmelding, dient de werkgever een WIA-aanvraag in bij het UWV. Bij deze aanvraag moet een aantal documenten worden gevoegd: het plan van aanpak met alle bijstellingen, de eerste jaars-evaluatie, een eindejaarsevaluatie (die u voor de aanvraag moet opmaken samen met de medewerker) en medische informatie die de werknemer via de bedrijfsarts kan opvragen en in gesloten envelop kan voegen bij de WIA-aanvraag.

Aangezien dit tijdspad vaak onbekend is bij medewerkers, kun je deze inspanningen uiteraard ook opnemen in het verzuimbeleid zodat de medewerkers op de hoogte zijn van die uitvoerige traject.

Verzuimregistratie en -analyse

Een beleid zonder registratie en analyse is als een roman zonder verhaal: een nutteloos stukje tekst. Als je niets registreert, dan kun je ook geen analyse maken, wat het weer onmogelijk maakt om het beleid te voeren of bij te stellen. Verzuimcijfers geven inzicht over de gesteldheid van de werknemers. Via de arbodienst kun je geanonimiseerde oorzaken omtrent het ziekteverzuim opvragen. Dit geeft je handvatten om verzuimpatronen te herkennen en daardoor misschien ook aan te pakken (in het kader van mogelijke verzuimpreventie).

Het is van belang dat je vanaf de eerste verzuimdag een registratie voert bij iedere werknemer. Verslaglegging is immers onderdeel van het verzuimprotocol. Eventuele trends in het verzuim kunnen hierdoor gemakkelijker worden herkend en wellicht zelfs worden aangepakt. Mocht bijvoorbeeld blijken dat het percentage verzuim in verband met stressgerelateerde klachten hoger ligt in een bepaalde periode, dan kun je maatregelen nemen die ervoor zorgen dat medewerkers in die periode wat meer ontspannende werkonderbrekingen ontvangen (bijvoorbeeld een uitgebreide maandag lunch, vrijdagmiddagborrel, een stoelmassage).

In contact met werknemers

Ook kun je besluiten om juist in die periode functioneringsgesprekken te voeren zodat de werknemers uiting kunnen geven aan hun werkdruk of klachten.

Periodiek de medewerkers op de hoogte brengen van de verzuimcijfers kan een middel zijn om hen een stukje bewustwording te bieden. Hierbij is het niet de bedoeling dat de verzuimcijfers onderdeel gaan uitmaken van de persoonlijke of bedrijfs-KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren). Oftewel, de insteek van het communiceren van verzuimcijfers mag geen manipulatief doel hebben. Het is puur bedoeld om de medewerkers te informeren en eventueel mee te laten denken over hoe de cijfers naar beneden gebracht kunnen worden. En als de organisatie al jaren lage verzuimcijfers heeft, dan is dit een goede indicatie dat het verzuimbeleid werkt en dat medewerkers doordrongen zijn van het feit dat zij een waardevolle toevoeging zijn aan het bedrijf.

In dit onderdeel van het verzuimbeleid omschrijf je hoe je de verzuimcijfers verzamelt en op welke wijze en met wie je deze analyseert. Ook beschrijf je hier de communicatie van de bevindingen en met welk doel je de gegevens mededeelt. Eventueel kun je ook de bepalingen vanuit de verzuimverzekering hierin opnemen, mits deze gerelateerd zijn aan verzuimpercentages.

De don’ts van een verzuimbeleid

Naast een heleboel do’s (zoals hierboven beschreven) zijn er ook een aantal absolute don’ts met betrekking tot een verzuimbeleid.

Vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens mag je als werkgever bijvoorbeeld niet vragen naar de oorzaak/aard van de ziekmelding of welke werkzaamheden de zieke medewerker nog wel zou kunnen doen. Dit is natuurlijk wel jammer, want die informatie kan u een indicatie geven over hoelang het verzuim kan duren. En juist die laatste vraag mag u dus wel stellen. Maar ook al mag niet vragen naar de oorzaak/aard van de ziekte, de arbodienst mag dit wel. En zij kunnen u weer informeren (uiteraard niet in detail).

De werkgever kan ook niet op eigen houtje bepalen dat loondoorbetaling kan worden gestaakt. Ook al heb je ernstige twijfels over de echtheid van de ziekmelding. Je kunt hier ook geen strafbepalingen over opnemen in het verzuimbeleid. Zelfs niet als je kunt bewijzen dat een werknemer niet echt ziek is. Je dient eventuele sancties altijd zorgvuldig en binnen de wet uit te voeren en in overleg met de arbodienst.

Nog geen verzuimbeleid?

Heb je op dit moment nog geen beschreven (en goedgekeurd) verzuimbeleid, dan kun je het beleid dat je opstelt ook niet éénzijdig invoeren. Althans, niet voor de medewerkers die al bij je in dienst zijn. Je zult altijd bewijs moeten kunnen leveren dat de medewerkers hebben ingestemd met het beleid, alvorens het in werking te stellen.

Al met al kun je stellen dat zowel jijzelf als de medewerkers gebaat zijn bij een duidelijk verzuimbeleid. Het is op zijn minste een bewezen maatregel om verzuim in kaart te brengen en te houden. Het biedt zo tevens de mogelijkheid om interventies in te zetten zoals een stresspreventietraining:

Inzetten op stresspreventie

Anno nu is stress een belangrijke oorzaak van verzuim in iedere organisatie. De gevolgen kosten van werkstress lopen jaarlijks op. Om het tij te keren, is er een andere aanpak nodig. Een burn-out kost bijvoorbeeld al snel €100.000,-. Kosten voor een aantal werknemers die uitvallen, zijn nauwelijks ‘recht te breien’ met de winst die een onderneming maakt. Inzetten op stresspreventie is dus zeker een aanbeveling. Het opnemen van stresspreventie in het verzuimbeleid ook.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:

• Time management op de werkvloer, help werknemers hun tijd beter gebruiken
• Interne mobiliteit en de gevolgen voor stress, werkplezier en duurzame inzetbaarheid
• Conflicten op de werkvloer effectief oplossen