Werk uitbesteden: zo verlaag jij jouw ondernemers stress

Werk uit handen geven: Taken die je als ondernemer kunt uitbesteden.  Je bent een ondernemer pur sang en je merkt dat je dat je door jouw keiharde werken, je enthousiasme, je volharding en je visie en kwaliteiten eindelijk het succes hebt bereikt waar je altijd al op hoopte. Je zaak is in korte tijd enorm gegroeid. Vergelijk je omzet en je winst per maand met die van het jaar daarvoor en je ziet de stijging. Met jouw onderneming gaat het uitstekend.

En toch, je bent niet met alles tevreden. Eens vond  je het heerlijk en niet meer dan normaal dat jij als eerste op je werk bent en als laatste de deur sloot. Ook in de weekenden en zelfs als je eens een paar dagen

Misschien hebben ze het al tegen je gezegd, wellicht heb je het gewoon gemerkt. Misschien knaagt er bij jou ook een soort schuldgevoel. Je weet gewoon dat de balans tussen werk en privé bij jou niet optimaal is. Een weg terug is bijzonder lastig. Je wilt nooit meer een loonslaaf worden en gas terugnemen, dat wil je niet en je kunt het ook niet. Het voelt als falen en afschuiven van jouw verantwoordelijkheid als ondernemer en eigenaar.

Wanneer stress lang sluimert bestaat de kans dat je burn-out raakt.

Werkdruk is stressfactor nummer 1

Stress is inmiddels een volksziekte: werkdruk staat met stip op 1 als we het hebben over ziekteverzuim. Het raakt niet alleen werknemers, maar zeker ook werkgevers. Ondernemers dragen enorme verantwoordelijkheden op vele vlakken binnen de bedrijfsvoering. Maar ze hebben ook nog een gezin thuis die aandacht vraagt en familie en vrienden die op je rekenen.

Sta je te lang onder te hoge druk, dan ontstaat er chronische stress. Tijd om actie te ondernemen, want chronische stress kan naadloos overgaan in een burn-out. Voor ondernemers is een burn-out een grote bedreiging voor hun bedrijf, naast alle ellende die een burn-out al met jou als mens veroorzaakt én met de mensen om je heen.

Het uitbesteden van bepaalde taken is een mooi begin om jouw werkdruk te verlagen. Maar onderschat ook het belang van  balans tussen werk en privé niet. Je bent meer dan een baas. Je bent ook echtgenoot, vader en vriend. De mensen in jouw nabije omgeving heb jij hard nodig en zij jou!

Wij hebben een artikel geschreven over dit onderwerp: ‘Evenwicht in werk en privé cruciaal voor succesvol ondernemen’ (met waardevolle tips)

Meer succes en meer rust

Je bent niet de enige die met een enorme werkdruk worstelt. We gaan je helpen met een paar simpele tips en ideeën. Het resultaat moet duidelijk zijn: je gaat meer succes ervaren, maar ook meer rust. Je gaat meer tijd overhouden voor je gezin en je vrije tijd. Je gaat alleen díe dingen doen die jij als beste kunt. En de rest, die delegeer je naar specialisten. Werknemers op wie je kunt bouwen en vertrouwen. Die het (misschien) nog beter kunnen dan jij dat doet.

Taken delegeren als ondernemer

Elke beginnende ondernemer doet noodgedwongen alles zelf. Zonder die hands-on mentaliteit en je sterke zelfmotiverende karaktertrekken had je nooit bereikt wat je nu hebt gerealiseerd. Je onderzocht je markt, je schreef offertes, brochures, plande bezoeken en deed je administratie.

En hoe druk je ook was, als de telefoon ging, nam je binnen drie keer overgaan op, omdat het zo hoort. Misschien heb je het zelf gemerkt, maar na elk telefoongesprek duurt het weer een tijdje voordat je weer op je oude concentratieniveau zit.

De telefoon op laten nemen

Is het echter slim om dit nog steeds zelf te willen doen? Een goede telefoniste neemt je dit werk uit handen. Als jij je telefoniste wegwijs maakt in je bedrijf en de belangrijkste klanten of leveranciers leert kennen, krijg je een medewerkster die als filter voor je optreedt. Hoe beter jij haar instrueert, hoe beter zij in staat is om uit te maken welke telefoontjes beantwoord worden met een terugbelafspraak en welke jouw onmiddellijk aandacht vereisen. Die aanpak gaat je veel tijd besparen en maakt jou als ondernemer veel slagvaardiger.

Je ziet jezelf misschien wel als een soort Lionel Messi. In jouw vakgebied ben jij de beste speler ter wereld en wie jouw succes objectief beoordeelt, moet het wel met je eens zijn. Maar heeft Messi niet een Luis Suarez nodig voor een een-tweetje of een assist?

Kan hij werkelijk zo schitteren zonder een pass op maat van Andres Iniesta? Wat jij nodig hebt is een ‘dedicated’ team om je heen. Een team dat je bovendien zelf kunt uitkiezen en opleiden. Zij zetten jou in de positie waaruit je het allerbeste kunt scoren.

Uitbesteden van marketing

Neem een onderwerp als marketing. Wil je dit echt goed doen, dan slokt het veel tijd op. Je moet marktontwikkelingen in de gaten houden, het assortiment en het gedrag van je concurrenten analyseren, afspraken maken met marktpartijen en nadenken over je doelgroepenbeleid en vervolgens tailor-made acties verzinnen.

Natuurlijk heb jij hier uitstekende ideeën bij, maar vraag je echt eens af of je dit allemaal zelf moet willen doen. Is het niet slimmer om een marketing assistent of marketing manager aan te nemen (of in te huren) die dit voor zijn rekening neemt en met jou de grote lijnen afstemt? Want daar zit jouw meerwaarde: jij bent verantwoordelijk voor de richting van je bedrijf en het uitzetten van de grote lijnen. Jij bepaalt de richting van je bedrijf, maar je hoeft beslist niet continu zelf achter het stuur te zitten.

Schrijven van offertes, brochures en mails/ brieven

Schrijf jij nog zelf al je offertes, brochures en brieven? Als jij van nature een tekstschrijver bent en de woorden vlot uit je pen vloeien of op je beeldscherm terechtkomen, is het moeilijk om die taak uit te besteden. Literaire schrijvers doen soms jaren over één boek, puur omdat schrijven een vak is en het overbrengen van de correcte boodschap veel nadenkwerk en woorden schrappen vraagt.

Heb jij daar altijd de tijd voor? Ben je ook op de hoogte van search engine optimization (SEO) waardoor je webteksten sneller en vaker gevonden worden in Google en Bing? Een goede tekstschrijver neemt je werk uit handen en krijgt het sneller voor elkaar dan jij, die het al zo druk heeft. Het resultaat zal vaak nog beter zijn ook, ook al is dat moeilijk om te erkennen.

Website beheer

Een eigen zaak opbouwen, daar heb je ervaring in. Ga je ook aan je eigen website sleutelen? Je kunt hier beter een gespecialiseerd bureau voor inhuren. Zij zorgen ervoor dat je pagina’s snel laden, dat je geen last hebt van hackers en dat je website er zo aantrekkelijk uit gaat zien dat bezoekers automatisch naar een actie worden toegeleid.

Een actie als bestellen of informatie aanvragen, want elk bezoek moet idealiter rendement opleveren. Veel zelfgemaakte websites voldoen niet. Je website heeft maar één kans om een potentiële klant vast te houden en te boeien. Daarna haken ze af, richting concurrentie. Als je dit uitbesteedt aan een specialist merk je het verschil in meer bezoeken, meer omzet en meer winst.

Crediteuren en debiteuren beheer

Hoe succesvoller je wordt, hoe meer facturen, pakbonnen en andere paperassen je bedrijf creëert en ontvangt. Ga jij zelf je crediteuren en debiteuren in de gaten houden?

Laat dit alsjeblieft over aan administratieve krachten die maar één ding moeten doen: nauwkeurig en zeer precies werken en alles overzichtelijk opbergen en in de gaten houden. De tijd dat je zelf elke factuur perforeerde en in een map opborg moet nu toch echt achter je liggen.

Veelal lukt werk uit handen geven niet doordat een ondernemer of onderneming niet authentiek genoeg is. Kijk hier voor authentiek ondernemerschap

Formele zaken uitbesteden

Als je van huis uit geen jurist bent, besteed je leasecontracten, het opstellen van contracten en het maken van overeenkomsten dan uit aan specialisten die juridisch geschoold zijn en weten welke ‘kleine lettertjes’ wel en niet belangrijk zijn. Je kunt niet overal wereldkampioen in zijn.

Laat het ontwerpen van visitekaartjes, bedrijfslogo’s en huisstijlen over aan specialisten die visueel sterk zijn en snappen wat je klanten en afnemers verwachten. Het is echt niet nodig dat jij persoonlijk bij elke afspraak die jouw bedrijf aangaat aanwezig moet zijn. Delegeer beslissingsbevoegdheid over minder cruciale zaken uit aan ondergeschikten. Of stel financiële grenzen aan hun beslissingsbevoegdheid. Zo hou jij je persoonlijk alleen nog bezig met de echt grote en strategische zakenpartners.

Wat moet je zelf doen als ondernemer?

Neem Dwight Eisenhower als voorbeeld. Hij was twee termijnen president van de Verenigde Staten, maar wellicht belangrijker, opperbevelhebber van de Geallieerden tijdens de Tweede Wereldoorlog. Hij hanteerde een aantal simpele basisregels die je bij jezelf kunt inprenten.

Eisenhower verdeelde alle werkzaamheden in in een matrix. Hij onderscheidde daarbij de volgende categorieën:

• Urgent en belangrijk
• Belangrijk, maar niet urgent
• Urgent, maar niet belangrijk
• Niet urgent en niet belangrijk

Is een taak urgent en belangrijk, dan doe jij het, of je geeft het aan iemand die het beter kan dan jij. Is een taak belangrijk, maar niet urgent, dan delegeer je het naar de betreffende afdeling. Zijn het jouw persoonlijke taken, dan voer je ze niet nu, maar later uit. Is een taak urgent, maar niet belangrijk, dan delegeer je ze. Is een taak niet belangrijk en ook niet urgent, dan doe je het niet, of je laat een ander het doen als er tijd over is.

Werk uit handen geven

Hou je alleen nog maar bezig met die taken waar jouw visie en beslissingsbevoegdheid als eigenaar en ondernemer van cruciaal belang is. Ga op zoek naar specialisten die specialistische taken kunnen overnemen. Mensen die je nodig hebt en jouw onderneming verder kunnen helpen professionaliseren. Jij gaat je meer en meer gedragen als inspirator en coach. Net zoals professionals jou in staat stellen om als een soort Lionel Messi te schitteren, zo ga jij dat ook doen met de medewerkers/ zzp-ers die je nota bene zelf hebt aangenomen en op wie je dus moet kunnen vertrouwen.

Als leidinggevende en manager ga je heldere doelen afspreken per afdeling en verantwoordelijken aanwijzen. Heb je dat eenmaal gedaan, vertrouw er dan op dat zij hun afdelingen zo gaan aansturen dat je bedrijf een geoliede machine wordt, waarbij ze jouw hulp inroepen als er knelpunten optreden. Dan kom jij in positie.

Je gaat het merken. Je gaat dagelijks meer tijd overhouden om je bedrijfsvisie te vertalen in concrete plannen en acties. Als ondernemer blijf je zo bij je kerntaken en kun je werk uit handen geven. Je zult merken dat er dagen zijn dat jij niet als laatste de deur sluit. Je gaat tijd overhouden om met je belangrijkste klanten strategische afspraken te maken. En je kunt op een zaterdag eindelijk supporter zijn bij de voetbalwedstrijd van je kinderen.

Burn-out en stress door een overload aan werk

Taken uit handen geven, werk delegeren en de balans terug vinden: dat is best een hele opgave. Vaak zien wij bij het coachen van ondernemers dat zij eigenlijk al hun grens zijn overgegaan en kampen met ernstige burn-out verschijnselen. Als ondernemer ben je gedreven, gepassioneerd en een doorzetter. Je neemt ondernemersstress vaak voor lief.  Pas als je echt vastloopt, zal je gaan zoeken naar professionele hulp. De coaches van Ruud Meulenberg Training & Coaching weten wat het ondernemerschap inhoudt en welke druk er dagelijks op ondernemers wordt uitgeoefend. Zij kunnen je helpen de balans in je leven weer terug te vinden.

Coaching voor jou als ondernemer: zeg vaarwel tegen stress

Werkdruk, financiële problemen, een conflict met en werknemer, geen tijd meer om dat te doen wat jou destijds heeft doen besluiten ondernemer te worden, een relatie die onder druk staat, vermoeidheid die je belemmert te doen waar je juist zoveel plezier aan beleeft… Hoeveel stress kan je eigenlijk aan? En hoe lang hou je al je lichamelijke en geestelijke klachten nog in de hand?

Een deel van onze coaches is gespecialiseerd in het begeleiden van ondernemers die kampen met stress gerelateerde klachten. Zij kennen alle symptomen van stress en burn-out. Maar ze hebben ook inzicht in de zakelijke stressoren van ondernemers. Hierdoor zijn zij uitstekende sparringpartners die op niveau mee kunnen praten over jouw ondernemersstress.

Doel van onze coaching is dat jij weer je eigen koers kan varen en de touwtjes weer in eigen handen hebt. Dat ondernemen weer uitdagend en leuk is en stress geen onderdeel meer uitmaakt van jouw leven, zowel zakelijk als privé.

Geïnteresseerd? Maak dan vrijblijvend een afspraak en we gaan direct met jou aan de slag!

Bekijk ons aanbod voor:

• Stress coaching
• Burn out coaching
• Ondernemerscoaching

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:

• Opleiden en aansturen van personeel
• Stressloos ondernemen
• Twijfel bij ondernemers– Een grote bron van stress