Page content

Doorbreek de druk van de CC-cultuur. Hoe krijg je weer de regie over je eigen werktijd?

Doorbreek de druk van de CC-cultuur. Hoe krijg je weer de regie over je eigen werktijd?

Cc-cultuur: E-mail neemt gemiddeld een derde van onze werktijd in beslag. Dit is een bron van ergernis en frustratie voor veel mensen. Zeker als de mails via een ‘CC’ je inbox laten uitpuilen. In bepaalde organisaties zijn deze CC-berichten een ware plaag met niet zelden een achterliggende bedoeling. Wat wordt er van je verwacht als jouw naam opduikt in de CC-regel en hoe maak je korte metten met deze tijdverslinders? En waarom ervaren zoveel mensen CC-mails als stressvolle berichten?

E-mail terreur door onwetendheid

Wanneer je iemand een e-mail stuurt, vermeld je zijn e-mailadres in het Aan-veld. Wil je dat anderen ook op de hoogte worden gesteld van het bericht, dan vermeld je ze in het CC-veld. Dat is handig, want met één handeling kan je zo meerdere mensen op de hoogte stellen. Ook de geadresseerden in het BCC-veld ontvangen het bericht. Maar hier is er een groot verschil, want de ontvanger ziet deze geadresseerden niet staan.

Te pas en te onpas worden mailtjes via de CC (carbon copy) verstuurd. Om je op de hoogte te houden, om je iets te vragen of gewoonweg omdat men denkt dat je de informatie misschien interessant vindt. Soms ook wil de afzender zich ergens voor indekken of je indirect ergens mee confronteren. In feite is het vele cc-gedrag een teken van angst.

CC Cultuur: emaildrukte binnen bedrijven

Hoe ‘heurt’ het eigenlijk?

Volgens de e-mail etiquette wordt er geen reactie van je verwacht als je in de CC-regel voorkomt. Sterker nog: het is zelfs ‘not done’. Je krijgt het bericht om kennis te nemen van de inhoud, niet meer en niet minder. Mocht je zelf een mailtje sturen naar een collega over een meningsverschil en vermeld je je chef in de CC in de hoop een reactie van hem/haar te ontvangen, dan is dat dus niet gepast. Andersom gebeurt het wel eens dat een klant jou aanspreekt op een fout en jouw chef in de CC vermeldt. Mensen waarvan je een reactie verwacht, horen in de Aan-regel te staan.

De CC-regel: schieten met hagel

De CC-regel wordt weleens vergeleken met schieten met hagel. Zeker in het geval waarbij de afzender niet weet wie hij eigenlijk moet aanspreken. Hij verspreidt het bericht zo breed mogelijk in de hoop dat er iemand op reageert. Zelfs wanneer het bericht urgent is of er wel degelijk om een actie wordt gevraagd.

Zijn de regels binnen jouw organisatie over het gebruik van de CC-regel helder, dan kan je de mail parkeren en lezen op een beter moment. Er wordt tenslotte geen reactie van jou verwacht. Is de regel echter niet duidelijk, dan vragen CC-mailtjes net zoveel aandacht als mailtjes die direct aan jou gericht zijn. Je kan tenslotte maar nooit weten of er niet iets van je verwacht wordt.

Meedenksessie aanvragen

twijfelen aan jezelf

Meulenberg Training en Coaching ondersteunt, met een team van ervaren trainers, organisaties bij de preventie van stress en het (her)vinden van werkgeluk op de werkvloer. In een meedenksessie denken we een uur met je mee. Onze ervaring is dat we de kern op tafel krijgen. De meedenksessie is geheel kosteloos, wij begrijpen ook dat je wilt weten met wie je te maken hebt.

Meedenksessie aanvragen

PS: je bent niks verplicht, de eerste kennismaking is altijd vrijblijvend.

Waarom een CC-mail frustraties en stress oplevert

Uit onderzoek blijkt dat zo’n een derde van de werknemers last heeft van stress door de dagelijkse hoeveelheid aan e-mail. Het beantwoorden van al die mailtjes kost ons gemiddeld 1 tot 2 uur per dag. Bij leidinggevenden ligt de e-mailstroom zelfs hoger. Zij krijgen dan ook bovengemiddeld veel CC-mailtjes.
Ondanks de stress staat bij 90% van de werknemers de e-mailbox dagelijks open. Zelfs buiten kantooruren worden e-mailtjes regelmatig, en bij voorkeur via de smartphone, gelezen.

Ben je (ongewild) onderdeel van de CC-cultuur, dan zal een deel van deze stroom aan berichten zijn doel voorbij schieten. Het kost je tijd en energie en zorgt voor extra werkdruk, terwijl het je nauwelijks wat oplevert.

Waarom multitasken een utopie is

De eisen die aan werknemers worden gesteld liggen hoger dan ooit. We moeten een bepaalde hoeveelheid taken uitvoeren die aan hoge kwaliteitseisen moeten voldoen.
Als we alle opgelegde taken even belangrijk vinden, zullen we evenveel aandacht aan onze CC-berichten schenken als aan onze andere werkzaamheden. Om de tijdsdruk te verlagen, gaan we multitasken. We gaan zowel de informatie verwerkende processen als de denkprocessen tegelijkertijd uitvoeren.

Niemand kan echter multitasken. Het is zelfs onmogelijk om je op twee dingen tegelijk te focussen. Probeer je het toch, dan ga je fouten maken omdat je je niet volledig concentreert op een taak. Je raakt sneller afgeleid en je gaat fouten maken. Het zgn. multitasken levert je alleen maar meer stress op.

CC Cultuur: emaildrukte binnen bedrijven

Zeg stop tegen de CC-envelop!

Je kunt je voorstellen dat een bericht met vijf CC-geadresseerden heel wat tijd en energie opslokt. Niet alleen bij jou, maar ook bij die andere vier collega’s. En dat in een tijd waarin je geacht wordt efficiënt te werken. Zit jij gevangen in een CC-cultuur? Leg je frustratie dan voor bij je leidinggevende. Probeer helderheid te krijgen over de regels voor het omgaan met CC-berichten. Het zal de werkdruk van jou én je collega’s verlagen, je stress doen verminderen en je focus verscherpen!

Verstoorde werkrelatie werknemer

Wie zijn wij?

Meulenberg Training en Coaching ondersteunt, met een team van ervaren trainers, organisaties bij de preventie van stress en het (her)vinden van werkgeluk op de werkvloer. Onze trainingen zijn gericht op leidinggevenden binnen bedrijven. Een burn-out kost de organisatie al snel € 70.000.

Naast het financiële leed is het menselijk leed groot. Niet alleen voor de werknemer maar ook voor naaste collega’s die de klappen op moeten vangen. Voor je het weet zit je in een negatieve vicieuze cirkel.

Wij verzorgen:

Wil je een effectieve aanpak voor langdurig verzuim en het vergroten van werkplezier? (in plaats van continue brandjes te blussen). Wil je  je dat we met je meedenken? In een meedenksessie denken we een uur met je mee. Onze ervaring is dat we de kern op tafel krijgen. De meedenksessie is geheel kosteloos, wij begrijpen ook dat je wilt weten met wie je te maken hebt.

Meedenksessie aanvragen

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:

Comment Section

0 reacties op “Doorbreek de druk van de CC-cultuur. Hoe krijg je weer de regie over je eigen werktijd?

Plaats een reactie


*