Voorkom stress en burn-out op de werkvloer met goede communicatie

Goede communicatie bevordert een goede werksfeer. Slechte communicatie juist niet. Sterker nog: gebrek aan goede communicatie is een van de belangrijkste oorzaken van conflicten op de werkvloer. Conflicten genereren vaak zoveel stress en spanning bij werknemers, dat ze overstuur raken en thuis blijven piekeren over het werk. Helaas heeft dit soms slapeloosheid als gevolg. In zulke scenario’s ligt zelfs een burn-out op de loer.

Wij zien in de praktijk een sterk oorzakelijk verband tussen slechte communicatie op de werkvloer en stress of burn-out bij werknemers. In dit artikel bespreken we hoe je als leidinggevende goed kunt communiceren met je werknemers en hoe je je werknemers kunt helpen elkaar beter te begrijpen via goede communicatie. Hoe zet je goede communicatie in als middel tegen stress en burn-out?

De voordelen van goede communicatie

Voordat we beginnen zetten we eerst een aantal voordelen van goede communicatie op een rij:

Voor leidinggevenden..

• Meer productiviteit
• Minder conflicten op de werkvloer
• Minder brandjes blussen
• Betere samenwerking
• Minder langdurig ziekteverzuim
• Tevreden werknemers
• Minder zorgen

Voor werknemers

• Minder spanning op het werk
• Meer werkplezier
• Minder stress
• Meer zelfkennis
• Betere samenwerking
• Meer zelfontplooiing
• Meer vriendschappen

Deze voordelen zijn niet overdreven. Goede communicatie is een belangrijk onderdeel van een succesvol bedrijf en verdient daarom de volle aandacht van iedere organisatie. We zien dat slechte communicatie de grondoorzaak is van veel problemen op de werkvloer.

Communicatie is overal

Waar mensen zijn is communicatie. We zijn er zelfs van afhankelijk. Communiceren heeft te maken met interactie tussen mensen. Als mensen wisselen we signalen en daarmee betekenis aan elkaar uit, waarop we vervolgens reageren. In de ideale situatie worden deze signalen goed begrepen. We kunnen communicatie opdelen in verbale en non-verbale communicatie, oftewel communicatie door spraak en door gedrag.

Verbale communicatie

Bij communicatie denken we vaak het eerst aan praten. We hebben een idee en willen dat idee graag delen met iemand anders: bijvoorbeeld een leuk verhaal of een nuttige aanpak. We hopen daarbij natuurlijk dat de boodschap goed overkomt.

Het interessante bij verbale communicatie is dat we niet altijd zeggen wat we bedoelen, terwijl het meestal wel goed begrepen wordt.

Voorbeeld: De ene collega zegt tegen de andere: ‘Het tocht in het kantoor.’ De reactie luidt: ‘Ik doe het raam dicht.’ De uitspraak was inderdaad niet een constatering van een feit, maar eerder een verzoek. Deze vorm van verbale communicatie kan soms tot misverstanden leiden.

Non-verbale communicatie

Non-verbale communicatie is bijna net zo belangrijk als verbale. Door ons gedrag, onze houding of onze gebaren kunnen we ook een heel duidelijk statement maken. Een werknemer die als reactie op een voorstel niets zegt maar alleen met zijn ogen rolt, brengt een duidelijke boodschap over. Zonder woorden te gebruiken maakt hij duidelijk dat hij het een belachelijk idee vindt.

Non-verbale communicatie kan samengaan met verbale communicatie. Iemand die zijn excuses aanbiedt, kan de oprechtheid ervan volledig onderuithalen door zijn gezichtsuitdrukkingen.

Oorzaken van slechte communicatie

Er is sprake van slechte communicatie als de boodschap van de communicator niet goed begrepen wordt door de ontvanger. Er zit ruis op de lijn, en de oorzaak daarvan kan van alles zijn. Wat zijn enkele oorzaken van communicatieruis?

Onbegrip

Zoals uit de eerder genoemde voorbeelden blijkt, is begrip essentieel voor goede communicatie. Onbegrip leidt juist tot misverstanden.

Je hoort goede vrienden weleens zeggen dat ze aan één blik genoeg hebben om te weten wat de ander bedoelt. Als mensen proberen we te snappen wat de ander wil zeggen, maar daarbij maken we vaak fouten. Vooral als we iemand niet goed kennen.

Als je net met iemand samenwerkt, kun je misschien opkijken van zijn reacties. Misschien ervaar je ze wel als kwetsend. Maar na een tijdje ga je begrijpen wat iemand bedoelt en snap je hoe hij of zij communiceert. De een is outgoing, de ander introvert. Vaak heeft dit te maken met persoonlijkheid of achtergrond.

Wel praten, niet communiceren

Communiceren is tweerichtingsverkeer. Het gaat om interactie tussen meerdere personen. Vaak merken we dat mensen wel praten, maar vooral bezig zijn met zichzelf. Dit terwijl er bij goede communicatie ook nagedacht moet worden over de ontvanger.

Vooral in een team is het belangrijk dat collega’s niet alleen vertellen wat ze doen, maar dat ze ook kijken of de boodschap goed overgekomen is. Je hoort vaak: ‘Dat heb ik toch gezegd!’ terwijl de ander dat niet begrepen heeft. Wat is de reden? We praten wel, maar communiceren niet. Er is niet gekeken naar de reactie van de ontvanger.

Jaloezie

Iemand die jaloers is, gunt de ander niets. Onder collega’s kan dat ervoor zorgen dat iemand wel hoort wat de ander zegt, maar dat hij of zij het bij voorbaat al belachelijk vindt. ‘Moet je hem horen’, zal hij denken. Deze werknemer staat natuurlijk niet open voor wat zijn collega te zeggen heeft en zal daarom niet reageren zoals gewenst.

Niet goed luisteren

Luisteren is de helft van goed communiceren, net zoals je op school altijd leerde dat de vraag goed lezen de helft is van het antwoord. Als mensen trappen we te snel in de strik van ‘Ah, ik snap het al’. Op het moment dat iemand dat denkt, zal hij niet meer luisteren. Vaak zijn de conclusies die we trekken echter voorbarig.

Stappen naar effectieve communicatie

Het moge inmiddels duidelijk zijn dat slechte communicatie op de werkvloer leidt tot slechte samenwerking en allerlei misverstanden. Vandaar dat je als leidinggevende actief moet sturen op begrip en duidelijk communiceren.

Dat leidt namelijk tot een harmonieuze werkvloer met een hogere productiviteit. Hoe creëer je een sfeer waarbinnen goed gecommuniceerd wordt? We bespreken een aantal randvoorwaarden.

Zelfkennis

Goede communicatie begint bij jezelf. Het is namelijk belangrijk dat iemand inzicht heeft in wie hij of zij is. Iemand met zelfkennis weet wat zijn sterke en zwakke punten zijn. Dat leidt tot meer zelfvertrouwen.

Maar iemand met zelfkennis weet ook wat zijn communicatiestijl is en wat voor invloed die stijl op anderen heeft. Er worden in het algemeen vier communicatiestijlen onderscheiden: De expressieve, analyserende, sturende en vriendelijke stijl.

1. De analyserende stijl

Deze groep houdt zich wat meer op de vlakte. Ze denken meestal rustig na voordat ze iets zeggen. Ze beschouwen of analyseren de situatie en komen vervolgens tot een goed onderbouwde mening. Deze groep is minder fel, maar kan een overtuiging vol overgave verdedigen.

2. De sturende stijl

Deze groep kan wat autoritair en bot overkomen omdat ze hun mening dwingend kunnen brengen. Ze houden vaak niet van om de zaken heen draaien en willen graag praten over concrete dingen. Ze zijn stellig en sturend in hun manier van communiceren. De sturende en analyserende groep zijn minder op de emotie en meer taakgericht (zie afbeelding).

3. De vriendelijke stijl

Deze groep wordt vaak (zoals de benaming al doet vermoeden) als aardig ervaren. Ze gaan het liefst conflicten uit de weg en hechten veel waarde aan harmonie en samenwerking in een team. In hun streven naar harmonie laten ze zich nog wel eens ondersneeuwen door de andere groepen. Ze kunnen in de ogen van andere persoonlijkheden dan ook wat soft overkomen.

4. De expressieve stijl

Een expressieve communicator is vaak spontaan en aanwezig. Ze hebben het nodige enthousiasme en steken dat niet onder stoelen of banken: ze geven hun mening. Ze reageren vaak vanuit hun gevoel, en kunnen daardoor ook eerder geïrriteerd zijn.

(bron afbeelding: https://outingholland.nl/werkwijze/theorie/bolton-bolton/)

Werknemers die inzicht hebben in hun manier van communiceren, zullen eerder herkennen wat ze zelf doen en welk effect dat mogelijk heeft op collega’s. Deze zelfkennis is een grote hulp voor een goede samenwerking binnen teams. Bovenstaande afbeelding laat verder zien waar deze verschillende stijlen samenkomen.

Wederzijds respect en begrip

Ongekend maakt onbemind. Dat geldt zeker voor collega’s op de werkvloer. Als collega’s moet je elkaar wat gunnen. Die gunfactor ontstaat alleen als mensen elkaar snappen en respecteren.

Dus nadat ze zichzelf hebben leren kennen, moeten ze elkaar leren kennen. Kennen ze elkaars talenten? Weten ze waar ze rekening mee moeten houden? Natuurlijk hoeft iemands privéleven niet algemeen bekend te zijn op de werkvloer.

Toch leidt elkaars sterke en minder sterke eigenschappen kennen tot meer samenhang en minder jaloerse gevoelens. Als iedereen zich kwetsbaar op durft te stellen, krijg je meer samenhang in je team.

Teamgeest en samenwerking

Samenwerken is dé manier om mensen dichter bij elkaar te krijgen. Ze leren elkaar namelijk beter kennen. Het is daarom verstandig om binnen een afdeling de teams af en toe te wijzigen. Hiermee creëer je meer teamgeest en bereidheid tot samenwerking. Je kunt de teamgeest ook stimuleren door af en toe iets gezelligs te ondernemen als afdeling.

We zien soms dat afdelingen binnen een bedrijf moeite hebben om goed samen te werken. Dat komt doordat ze vaak niet weten wat er inhoudelijk op andere afdelingen gebeurt. Je hoort dan: ‘Zij doen altijd moeilijk’ of ‘Daar heb je hun weer’, terwijl die andere afdeling gewoon zijn werk doet. Je krijgt dan de situatie van interne concurrentie. Door afdelingen te laten samenwerken, ontstaat ook een betere teamgeest.

De communicatie verbeteren

Welke handvatten zijn er om zelf beter te communiceren en je werknemer daarbij te helpen? We zetten een aantal tips op een rij.

Luister

Goed luisteren is een kunst. Als je het oneens bent met iemand, kan de verleiding groot zijn om iemand te onderbreken. En als we al wachten tot iemand uitgepraat is, reageren we vaak niet op wat iemand gezegd heeft. Daardoor krijg je de situatie dat twee personen een monoloog houden, terwijl je graag een dialoog wilt.

Luisteren houdt ook in: nadenken over wat iemand zegt, eventueel vragen stellen en zo meer diepgang creëren. Door te luisteren komen twee partijen bij elkaar in plaats van tegenover elkaar.

Denk oplossingsgericht

Het gaat vaak over problemen, niet over oplossingen. Bij gesprekken over problemen vliegen de verwijten al snel over de tafel. Hoewel het misschien zinvol is om te kijken wat er misgegaan is, is het meestal beter te focussen op oplossingen. Zo vermijdt je conflicten en ben je constructief bezig.

Wees positief

Een positieve houding is voor iedereen prettig: voor jezelf en voor je collega’s. Als je altijd positief en vriendelijk bent, zal je communicatie ook eerder positief opgevat worden. Positiviteit verhoogt de benaderbaarheid en verhoogt het werkplezier. Personen stellen zich eerder open in een positieve sfeer, wat het ook makkelijker maakt om feedback te geven.

Sterker nog: in veel gevallen zal die feedback niet nodig zijn, want in een positieve sfeer durven werknemers sneller kritisch te zijn naar hun eigen prestaties en zo naar verbetering te streven.

Geef complimenten

We merken vaak dat werkgevers erg tevreden zijn over de meerderheid van hun personeel. Toch ervaren werknemers niet altijd dat die waardering gecommuniceerd wordt. Dat is een gemiste kans, want een oprecht compliment is een boost voor de sfeer. Het compliment moet alleen wel herkenbaar zijn als een compliment.

Bijvoorbeeld: een project is succesvol afgerond en je bent blij met de teamprestatie. Zou het dan niet mooi zijn om het compliment te geven in de vorm van een korte speech waar iedereen de aandacht voor heeft? Zo’n compliment heeft meer kracht.

Duidelijkheid

Wolligheid is een groot probleem op de werkvloer. Het leidt niet alleen tot irritatie; het is ook een bron van misverstanden. Een goed idee kan bedolven worden door een overvloed aan woorden. Als je iets te zeggen hebt, wees dan niet breedsprakig. Probeer puntsgewijs en concreet te praten. Daar wordt iedereen beter van.

Zet iedereen in

Houd rekening met verschillende persoonlijkheden op de werkvloer. Sommigen zijn nu eenmaal wat meer aanwezig dan anderen. Daardoor kan het zijn dat vooral die personen wat duidelijker aanwezig zijn op een vergadering. Maar vergeet de ‘stillere’ medewerkers niet. Ook zij hebben hun ideeën. Door op zulke vergaderingen iedereen te betrekken in de gesprekken, stimuleer je een betere onderlinge communicatie.

Stel je kwetsbaar op

Een veelvoorkomend probleem op de werkvloer is het niet erkennen van fouten en geen excuses willen aanbieden. Als jij als leidinggevende laat zien dat je je fouten erkent en daar je excuses voor aanbiedt, zet je een mooi voorbeeld neer voor je werknemers.

Deze kwetsbaarheid is geen teken van zwakte, maar van menselijkheid en van goed leiderschap. Openlijk communiceren over je fouten opent de weg tot het oplossen van problemen.

Goede communicatie en stresspreventie

Bij het voorkomen van stress en burn-out wordt vaak gekeken naar de symptomen, minder naar de oorzaken. We dempen de put als het kalf verdronken is. Het is natuurlijk veel zinvoller om preventief te werk te gaan. Door gebrek aan goede communicatie op de werkvloer, broeien er binnen heel wat bedrijven problemen die op een dag hoe dan ook aan het zullen licht komen.

Goede communicatie gooit de boel open: geen onderhuidse gevoelens van jaloezie, haat of wedijver. Dit leidt tot een betere werksfeer en minder stress. Wij zien dagelijks de effecten van goede communicatie!

Goede communicatie op de werkvloer: voordelen voor werkgever én werknemer

Voor de werkgever betekent goede communicatie meer productiviteit en minder ziekteverzuim, met name langdurig ziekteverzuim. Voor de werknemer betekent goede communicatie meer werkplezier en meer zelfontplooiing. Goede communicatie is een belangrijke vaardigheid in de richting van een gezond werkklimaat waarbinnen werknemers stressvrij en met plezier aan de slag gaan.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:

• Time management op de werkvloer, help werknemers hun tijd beter gebruiken
• Interne mobiliteit en de gevolgen voor stress, werkplezier en duurzame inzetbaarheid
• Conflicten op de werkvloer effectief oplossen