Efficiënter werken: zo doe je dat: Je werkt ontzettend hard, maar aan het einde van de dag blijven er vaak nog een paar taken op je to-dolijstje staan. Velen vinden dit erg vervelend, want je wilt je werkdag het liefste met een afgestreept lijstje en een voldaan gevoel afsluiten. Ook wil je graag laten zien dat je al die belangrijke taken die je op je bordje hebt, op tijd af kunt ronden.
Er zijn diverse dingen die je hieraan kunt doen. Ten eerste kun je minder taken op je lijstje zetten, zodat je meer tijd hebt om iedere taak af te ronden. Een gemakkelijke oplossing, maar niet ideaal. Je wilt jezelf en je leidinggevende namelijk niet teleur stellen. De andere oplossing? Niet minder taken op je lijstje zetten, maar iedere taak efficiënter uitvoeren. Door efficiënter te werken, kun je op een gewone werkdag veel meer taken afstrepen met minder stress!
In dit artikel lees je hoe je efficiënter kunt werken. Door met onderstaande tips te werken bij het afvinken van de taken op jouw to-dolijstje, kun je jouw lijstje aan het einde van de dag gewoon weggooien. Met onderstaande tips hou je tijd over.
Tips over efficiënter werken? We houden eerlijk gezegd niet zo van tips. We geloven dat er binnen in je iets moet veranderen. Waarom dan toch tips over efficiënter werken? Omdat je om efficiënter te werken soms net even op het juiste idee gebracht moet worden: Veel leesplezier!
1 | Stop met onbelangrijke zaken
Kijk eens kritisch naar de dingen die jij op een standaard werkdag doet. Veel dingen zijn belangrijk en moeten simpelweg gebeuren, maar je houdt je iedere dag ook bezig met onbelangrijke zaken. Stop hiermee. Als je stopt met onbelangrijke zaken, houd je meer tijd over om jouw belangrijke taken af te ronden. Zo krijg je meer gedaan, in dezelfde tijd.
Bepaal voor jezelf wat jij wel en niet belangrijk vindt. Een half uurtje kletsen met een collega kan belangrijk zijn, maar het is minder nuttig als er alleen maar geroddeld wordt. Kijk kritischer naar de dingen die je op een werkdag doet. De dingen die er eigenlijk niet toe doen, probeer je minder te doen of liever helemaal van je planning te schrappen.
2 | Tijd afbakenen
Stel, je moet een heel aantal mailtjes versturen. Als je jezelf hier eindeloos de tijd voor geeft, doe je het lekker rustig aan en ben je met gemak een uur bezig met mailen. Spreek je met jezelf af dat je maximaal een half uur bezig mag zijn met deze taak. Dan werk je een stuk efficiënter. Ook hou je een half uur over, bijvoorbeeld voor een andere taak.
Door je tijd af te bakenen, kun je veel meer doen op een standaard werkdag. Overigens baken je niet alleen de tijd van je taken af, maar ook van je vergaderingen. Een vergadering kan uren duren, maar met een beetje efficiëntie ook binnen een uurtje voorbij zijn. Spreek met de deelnemers van de vergadering af hoe lang jullie maximaal gaan zitten. Als de tijd voorbij is, zorg je ervoor dat de vergadering ook voorbij is.
Tip: Geef 5 minuten voor de vergadering afgelopen is aan dat de tijd er op zit en jij over 5 minuten vertrekt. Dit geeft anderen de kans het gesprek af te ronden.
3 | Stel prioriteiten
Niet alle taken op je lijstje zijn even belangrijk. Taken schrappen is over het algemeen niet de oplossing om efficiënter te werken, maar het is anderzijds ook zonde om tijd te steken in dingen die echt niet belangrijk zijn. Stel daarom prioriteiten voor jezelf. Welke taak moet je vandaag echt afronden en welke taak is minder belangrijk?
De taken die minder belangrijk zijn, zet je onderaan je lijstje. Heb je deze aan het einde van de dag niet afgerond, dan is er niets aan de hand. De volgende dag kijk je opnieuw naar je prioriteiten. Wellicht eindigen deze taken nu wel bovenaan je lijstje. Zijn de taken nog steeds niet belangrijk, dan zet je ze gewoon weer onderaan je lijst.
4 | Plan je werkzaamheden
Het is erg belangrijk met een goede planning te werken. Als je precies weet wat je op een dag moet doen en hoe je dit gaat doen, krijg je simpelweg veel meer gedaan. Ook heb je minder stress, want je weet precies wat je moet doen.
Tip: maak een vrij algemene planning voor de gehele werkweek en werk vervolgens per dag een gedetailleerde planning uit. Deze planning baseer je op de taken die op jouw to-dolijstje staan.
5 | Geef werk uit handen
Durf te delegeren. Je hoeft niet alles alleen te doen. Natuurlijk wil je zo veel mogelijk taken zelf op je nemen, maar je mag best wat taken delegeren. Heb je écht geen tijd om een klant te bellen en zit je collega een beetje te niksen? Dan mag je best om hulp vragen. Delegeer wel alleen de taken die je kunt en mag delegeren. Hele belangrijke taken en urgente zaken kun je beter op je eigen to-dolijstje laten staan.
Tip: pas op dat je niet te veel taken delegeert. Je mag best af en toe een taak delegeren, maar het is niet de bedoeling dat mensen je zien als die luie collega die zelf nooit iets doet. Probeer zo veel mogelijk zelf te doen en vraag af en toe om hulp, dat is een prima balans.
6 | Omarm je eigen stijl van werken
De een vindt het heerlijk om al zijn mailtjes weg te werken in de ochtend. De ander is in de ochtend juist productief en neemt het liefst de grotere en zwaardere taken op zich in de vroege uurtjes op kantoor. Omarm je eigen stijl van werken: niemand heeft gelijk. Als jij het prettig vindt om in de ochtend hard te werken en in de middag wat te mailen, is dit prima. Vind je het juist fijn om ’s ochtends rustig wakker te worden met wat mailtjes, dan is dit ook goed.
Je werkt het snelst volgens je eigen stijl van werken. Ga je stijl dus niet veranderen om met je directe collega’s mee te gaan, want dan krijg je simpelweg minder gedaan. Vind je het bijvoorbeeld prettig om later te lunchen? Dan hoef je niet iedere dag met je collega’s mee. Houd jouw stijl van werken aan en je werkt niet alleen efficiënter, maar ook een stuk prettiger.
7 | Zorg voor een gestructureerde werkomgeving
Niemand kan prettig werken aan een bureau waar tientallen papieren op liggen, allerlei pennen rondslingeren en allerlei documenten opgestapeld liggen. Zorg voor een gestructureerde werkomgeving door je bureau iedere dag even op te ruimen. Ruim je je werkplek op aan het einde van de werkdag, dan kun je de volgende ochtend direct in een opgeruimde werkomgeving aan de slag. Dit maakt het efficiënt werken een stuk gemakkelijker.
Om efficiënt te werken heb je een basis nodig die uiterst goed gestructureerd is. Je faciliteert zo je eigen effectiviteit.
8 | Evalueer de resulaten
Wie wil verbeteren, moet zijn of haar prestaties regelmatig evalueren. Wat gaat er goed? Wat gaat er minder goed? Waar heb je deze week van geleerd? Waar moet je echt mee stoppen? Alleen als je de tijd neemt om jouw eigen acties en prestaties te evalueren, geef je jezelf de ruimte om te verbeteren.
Heb je overdag echt geen tijd om je acties en prestaties te evalueren? Doe dit dan onderweg naar huis, aan het einde van de werkdag. Je kunt je prestaties evalueren in de trein, maar ook in de auto of als je op de fiets zit. Kun je jouw verbeterpunten niet direct opschrijven, bijvoorbeeld omdat je achter het stuur zit?
Vaak gaat het hier mis: Het is zo druk dat het ene niet nog niet is afgerond of het volgende moet alweer gebeuren. Je ontaardt zo in een ‘ratrace’ die niet leert van opgedane ervaringen.
9 | Durf te lummelen
Veel mensen vinden lummelen maar een luie bezigheid. Lummelen kan inderdaad lui zijn, maar je kunt hier ook echt iets aan hebben. Lummelen zorgt namelijk voor overzicht. Ben je aan het lummelen, dan kun je zomaar bedenken welke taken wel en niet belangrijk zijn op jouw lijstje. Met deze inzichten kun je vervolgens veel efficiënter werken.
Lummelen zorgt voor overzicht, voor prioriteiten en voor plezier. Nadenken over wat je hebt gedaan, de boel weer op een rijtje zetten en bedenken kan zeer goede resultaten hebben
Lees ook: Waarom vervelen zo goed voor je is
10 | Wees realistisch
Zet je honderd taken op je to-dolijstje, dan is het onmogelijk al je taken af te ronden. Met een efficiënte werkstijl krijg je veel gedaan, maar je moet wel realistisch blijven. Heb je ontzettend hard gewerkt, maar is het toch niet gelukt al je taken af te ronden? Zie dit dan niet als falen, maar leer van deze situatie. Wellicht heb je te veel taken op je lijstje gezet? Misschien duurde een bepaalde taak langer, bijvoorbeeld omdat je tussendoor gebeld werd?
Wees niet te streng voor jezelf. Je doet je best en meer kun je niet doen. Krijg je een keer niet al je taken afgerond en heb je toch hard gewerkt, dan mag je trots zijn op jezelf.
Gerelateerde artikelen
Hulp bij burn-out en stress
Het verminderen van stress en het herstellen van een burn-out is geen sinecure. Heb je ondersteuning nodig, dan kan je op onze hulp rekenen. Onze coaches zijn allemaal gespecialiseerd in jouw problematiek. Door hun jarenlange ervaring kunnen ze samen met jou werken aan jouw herstel. Van het resultaat van onze 1-op-1 coaching heb jij je leven lang plezier!
Bekijk ons aanbod voor:
