Een werknemer aanspreken (op werkstress): Hoe doe je dat?

Een werknemer aanspreken: Geen enkele leidinggevende ontkomt eraan: medewerkers die zich ziekmelden vanwege burn-out gerelateerde klachten. Het is daarom belangrijk dat leidinggevenden dit verzuim serieus nemen en hierover in gesprek gaan met hun medewerkers. Maar dat vindt niet iedereen even makkelijk. Waarom niet? Een werknemer aanspreken omdat je ziet dat hij/zij gebukt gaat onder teveel stress en de resultaten en gezondheid daaronder lijden, is vaak erg lastig. Veel mensen vinden het lastig om aangesproken te worden op stress. Het voelt als falen. Toch doe je een ander een plezier om hem/ haar aan te spreken op stress. Zeker wanneer stress dreigt over te gaan in een burn-out, met alle gevolgen van dien.

In dit artikel laten we zien hoe je stress bespreekbaar kunt maken. We richten ons met name op collega’s en medewerkers, wat niet wegneemt dat deze informatie voor iedereen in te zetten valt.

De voordelen van een werknemer aanspreken

Een werknemer aanspreken zorgt bij menig leidinggevende voor een (extra) grijze haar. Om het gesprek aan te gaan met een werknemer, moeten dus de voordelen helder zijn, anders ga je het gesprek niet aan natuurlijk.

De voordelen van een gesprek aangaan met een werknemer:

• Inzicht krijgen in: wat geeft stress, hoe reageert een werknemer op op spanning, wat zijn valkuilen.
• Het aanspreken van een medewerker zorgt ervoor dat je uitval kunt voorkomen. Heel handig ook voor leidinggevenden om snel te schakelen en snel te zien welke teamleden ondersteuning kunnen gebruiken.
• Het geeft inzicht in persoonlijke drijfveren van werknemers. Zodoende kun je het gesprek onderling over stress bevorderen
• Je weet wanneer je als leidinggevende wat van een werknemer kunt vragen, of juist moet laten ontspannen
• Effectiviteit wordt vergroot
• Je kunt de nadelen van stress zoals vermoeidheid, een kort lontje, concentratieproblemen, voorkomen

Wanneer voer je een gesprek met een werknemer?

Wanneer je de (stress)klachten van een werknemer herkent, is het van groot belang dat je dit als leidinggevende bespreekbaar maakt. Dit kan lastig zijn, het blijft moeilijk wanneer je iemand de spiegel voorhoudt en confronteert met de symptomen. Veel leidinggevenden zien wel dat hun medewerkers signalen van overbelasting beginnen te vertonen, maar weten niet wanneer ze met hen in gesprek moeten gaan en wat ze kunnen zeggen. Daarbij voelen ze zich misschien deels ook verantwoordelijk voor de werkdruk. Maar dit hoeft geen belemmering te zijn om burn-out gerelateerde klachten bespreekbaar te maken. Probeer je in te leven in de betreffende medewerker en vraag jezelf af wanneer jij je op je gemak zult voelen om open over het verzuim te praten.

In de meest ideale situatie staat werkdruk en werkstress regelmatig op de agenda, nog voor het echt als probleem ervaren wordt. Op deze manier haal je het onderwerp als leidinggevende uit de taboesfeer en kun je medewerkers in een vroegtijdig stadium wellicht behoeden voor een serieuze burn-out. In de realiteit is het vaak zo dat leidinggevenden zien dat hun medewerkers overbelast raken, maar weten ze niet wanneer ze dit moeten aankaarten. En vooral: hoe dan? Toch is het van belang om het gesprek wel aan te gaan en burn-out gerelateerde klachten bespreekbaar te maken. Er zijn wel wat aandachtspunten waar je als leidinggevende rekening mee kunt houden.

Het juiste moment van aanspreken

Het is bijvoorbeeld verstandig om het gesprek op een rustig moment te plannen. Net voor een deadline is dan ook niet handig. Ook is het prettig als de medewerker zich zoveel mogelijk op zijn gemak voelt. Begin het gesprek dan ook niet als er andere collega’s mee kunnen luisteren. Het kan best lastig zijn om het gesprek te starten, een goede voorbereiding is dan ook van belang. Bereid je voor op diverse emoties, je houdt de medewerker waarschijnlijk een confronterende spiegel voor. Besef dat al die emoties er mogen zijn, het helpt als ze uitgesproken en gevoeld worden. Daarna ga je pas over naar de volgende stap: in samenspraak met de medewerker kijken welke ondersteuning er nodig is om ervoor te zorgen dat de medewerker niet (opnieuw) uitvalt. In een eerder stadium medewerkers de kans geven om het iets rustiger aan te doen, zorgt ervoor dat medewerkers niet volledig uitvallen.

Luisterend oor bieden aan een werknemer

Blijf tijdens het gesprek oprecht geïnteresseerd, biedt een luisterend oor en maak de medewerker geen verwijten. Op deze manier creëer je zoveel mogelijk een gesprek waarin de medewerker open kan vertellen over de ervaren werkdruk en eventueel over wat er thuis speelt. Dit kan de medewerker heel erg opluchten en het geeft jou als leidinggevende inzicht in de factoren die stress veroorzaken. Ook leer je zo meer over hoe een medewerker reageert op spanning en wat eventuele valkuilen zijn. Door een open gesprek te voeren over klachten kan ervoor zorgen dat je voorkomt dat de medewerker uitvalt. Prettig voor zowel de medewerker als voor de organisatie. Als leidinggevende kun je dan snel schakelen, zien wie er op welk vlak ondersteuning nodig heeft en kun je hiernaar handelen. De gehele organisatie wordt hierdoor effectiever en vitaler.

Bedenk ook dat het juiste moment van aanspreken ook afhangt van jouw situatie als leidinggevende. Heb je je dag een keer niet (wat iedereen een keer overkomt) stel het gesprek dan een paar dagen uit.

Stress bespreekbaar maken in het hele bedrijf

Voer niet alleen met de individuele medewerker dit soort gesprekken, maar zorg er voor dat werkdruk en de impact van werkstress ook binnen het gehele team regelmatig besproken wordt. Iedereen heeft er baat bij als het onderwerp uit de taboesfeer komt en er ruimte wordt ervaren om werkdruk met elkaar te bespreken. Op deze manier wordt het een gedeelde verantwoordelijkheid van de organisatie om alle medewerkers zo vitaal mogelijk te laten werken.

Eigen verantwoording werknemer

Daarbij hebben medewerkers uiteraard zelf ook een verantwoordelijkheid te nemen. Een burn-out of stressklachten zijn nooit volledig toe te kennen aan een werksituatie. Een burn-out wordt ook bepaald door iemands persoonlijkheid en de wijze waarop er met stressvolle situaties wordt omgegaan. De werksituatie kan wel de aanjager zijn. De betrokkenheid als leidinggevende is hierbij essentieel zijn als het gaat om het bespoedigen van het herstel en het voorkomen van terugval.

Waarom is het lastig om het gesprek aan te gaan met een werknemer?

Stress en werkdruk is een lastig thema, veel leidinggevenden agenderen het liever niet. Dit terwijl er behoorlijk wat medewerkers gebukt gaan onder stress gerelateerde klachten. Dit maakt hen minder effectief, de kwaliteit van werken gaat achteruit en het helpt niet in de werksfeer. Wellicht noemen ze het anders, zoals ‘vitaliteit’ of ‘bevlogenheid’. Dat is algemeen geaccepteerd, iedereen wil immers vitaal zijn en leidinggevenden willen hier graag aandacht aan schenken. De termen werkdruk en burn-out blijven vaak wat taboe. Er hangt een negatief stempel omheen. Hierdoor ervaren medewerkers vaak een drempel om de ervaren werkdruk en stress bespreekbaar te maken met hun leidinggevende.

Ze hebben het gevoel zich aan te stellen, andere collega’s die hetzelfde werk doen lijken immers nergens last van te hebben? Ook kunnen ze bang zijn voor een slechte beoordeling , die ervoor kan zorgen dat een gewenste salarisverhoging uitblijft. In sommige gevallen zijn medewerkers zelfs bang voor het verliezen van hun baan. Leidinggevenden kunnen weer hele andere redenen hebben om burn-outklachten niet bespreekbaar te maken.

Waarom vinden velen het moeilijk om het thema burn-out aan te kaarten? Is er nog steeds te weinig kennis over burn-out en werkstress? Of zijn er andere knelpunten voor leidinggevenden om burn-out gerelateerd verzuim bespreekbaar te maken? We zullen zes veelvoorkomende knelpunten onder de loep nemen:

1: Heersende taboe op werkdruk

Ook al wordt burn-out als een serieus probleem gezien, veel leidinggevenden vinden stress en werkdruk een lastig thema. Over het algemeen hebben leidinggevenden het liever niet op de agenda. Misschien onder een andere naam, zoals ‘bevlogenheid’ of ‘vitaliteit’. De term ‘werkdruk’ is in veel bedrijven een taboe. Vanwege de heersende taboe, durven medewerkers vaak niet aan te geven dat het werk hen teveel wordt. Ze hebben het gevoel dat ze zich aanstellen of zijn bang dat ze een lagere beoordeling zullen krijgen of zelfs hun baan kwijt kunnen raken. Terwijl juist het benoemen de eerste stap is naar een succesvolle aanpak van werkdruk.

Zou je binnen jouw bedrijf deze taboe kunnen doorbreken? Heb je een idee hoe medewerkers zich voelen na een werkdag? Je zou vragen kunnen stellen als: Heb je na een werkdag nog energie om andere dingen te doen? Ben je over het algemeen fit als je ’s morgens opstaat? Door zulke vragen te stellen, geef je aan dat je geïnteresseerd bent in je medewerkers en kun je veel leed voorkomen.

2: Niet willen bemoeien met privézaken/ inbreuk op privacy

Leidinggevenden spreken graag met hun medewerkers over het werk. Werkinhoudelijk wordt er over van alles gesproken, of ze vragen naar verwachtingen en werkdoelen. Ze vragen echter niet snel naar wat er privé bij een medewerker speelt. Bij een burn-out speelt er echter vaak meer mee dan alleen de ervaren werkdruk of stress. In veel gevallen is het een combinatie van privé-omstandigheden, werksfeer en werkomstandigheden. De balans is weg, een medewerker kan nergens meer opladen en alles vreet energie. Niet gek als een medewerker daardoor uitvalt met een burn-out.

Door te vragen naar eventuele privéproblemen kom je heel dichtbij de persoonlijke levenssfeer van een medewerker, niet elke medewerker stelt dit op prijs. Door het echter te benoemen creëer je wel ruimte voor een medewerker om zijn hart te kunnen luchten. Alleen dit gegeven al, kan de medewerker steun bieden. Hij voelt zich serieus genomen en minder alleen staan. Steun bij stress gerelateerde klachten is ontzettend belangrijk.

3: Bang voor emotie

Emotie op de werkvloer is nog niet overal even geaccepteerd. Leidinggevenden zijn gewend om medewerkers aan te spreken op te behalen resultaten, maar zijn minder gewend om over emoties te spreken met hun medewerkers. Ze zijn bijvoorbeeld bang dat een medewerker ineens in huilen uitbarst, zodra deze op gedrag aangesproken wordt dat op stress en burn-out kan wijzen. Of dat een medewerker heel erg boos wordt en het gesprek daardoor uit de hand loopt. Niet elke leidinggevende heeft voldoende bagage of gesprekstechnieken voldoende onder de knie om hier op een goede manier mee om te kunnen gaan. Daarom wordt het onderwerp wat verzwegen en niet benoemd.

4: Niet willen kwetsen

Leidinggevenden kunnen het ook lastig vinden om een medewerker aan te spreken omdat ze bang zijn dat de medewerker de boodschap als kritiek opvat. De boodschap wordt gegeven vanuit zorg, maar kan eenvoudig worden opgevat als kritiek. Leidinggevenden kunnen vervolgens denken dat zij de situatie alleen maar verergeren.

5: Geen nut

Sommige leidinggevenden gaan het gesprek over stress gerelateerde klachten niet aan omdat ze het idee hebben dat het niet zinvol is. Ze vinden dat werk en privé gescheiden dient te worden, dat problemen thuis, thuis moeten blijven.

6: Flex contracten

Ten slotte kan het probleem te maken hebben met de flexibilisering van de arbeidsmarkt. Veel leidinggevenden maken gebruik van langdurige flexibele contacten als middel om medewerkers te selecteren. Belangrijke beoordelingscriteria bij de selectie zijn een hoge productiviteit en stressbestendigheid. Aangezien dit beoordelingscriteria zijn, zullen zowel de leidinggevende als de medewerker niet zo snel burn-outklachten bespreekbaar maken in dit proces. Bedenk in zo’n situatie dat een gesprek tot oplossingen kan leiden die op de lange termijn veel verzuim kunnen voorkomen.

Hoe voer je een gesprek met een werknemer?

Zoals we hierboven al hebben besproken: Een werknemer aanspreken vraagt om het juiste moment, de juiste omgeving en de juiste houding/ intonatie. Waarschijnlijk breekt hét moment nooit aan. Maar het is goed om te bedenken dat iemand die aangesproken wordt op werkstress, best eens heftig kan reageren.

Het is daarom goed om iemand daarvoor apart te nemen en jezelf goed voor te bereiden op zo’n gesprek.

Dus:

• Goed voorbereiden
• Veilige omgeving
• Onder vier ogen
• Wees concreet
• Hou het kort
• Geef ruimte voor reactie

Stappenplan bij het aanspreken van een werknemer

Stap 1: vanuit de ik vorm

Spreek bij het aanspreken van een werknemer vanuit de IK-vorm. Het is een veelvoorkomende tip, maar nogmaals: bedenk dat een werknemer zelf waarschijnlijk al ‘aan’ zit en eventuele verwijten niet wil horen. Wil je als leidinggevende dus hevige emotionele reacties voorkomen? Neem deze tip dan ter harte.

Wees in je opening eerlijk, invoelend, maar ook super concreet. Voeg hier vervolgens een zintuigelijke waarneming aan toe: ik zie, ik hoor, vaak verneem ik, etc.

Bijvoorbeeld:

• Ik zie dat je de laatste tijd moeite hebt om je targets te halen.
• Ik heb gemerkt dat je minder ontspannen bent dan normaal.
• Afgelopen vrijdag merkte ik dat je erg geïrriteerd was, hoe kan dat?

Je ventileert jouw bevindingen en vervolgens geef je de ruimte aan je werknemer om daarop te reageren. ‘Deal’ met dit antwoord, zeker nadat je hebt doorgevraagd. Je bent niet zijn/ haar psycholoog natuurlijk. Als een werknemer niet in staat is, of niet inziet wat zijn probleem is, dan is het nu (nog) niet de tijd om hierop door te pakken. Hoe echter wel vinger aan de pols en plan eventueel een 2e gesprek.

Stap 2: laat geen tijd verloren gaan

We hebben het allemaal druk, maar het aanspreken van een collega vraagt om adequaat handelen. Wanneer je een collega aanspreekt op het gedrag dat hij een half jaar geleden heeft vertoond, ben je als leidinggevende natuurlijk snel uitgepraat. Niemand die je serieus gaat nemen.

Zie je iets gebeuren waarvan je denkt dat dit actie vereist? Spring dan in, plan een gesprek binnen een week.

Stap 3: benoem het gedrag

Het gedrag benoemen dat je hebt gezien is voor velen erg lastig. Dit is dus ook de reden dat een gedegen voorbereiding noodzakelijk is. Denk van te voren na wat je nou eigenlijk gemerkt hebt bij een collega. Wees vervolgens super concreet in datgene waar je je werknemer op aan wilt spreken. Hou het vervolgens ook bij 1, maximaal 2 punten. Bij veel gesprekken die je voert met werknemers over werkstress is de impact namelijk groot. Gun je werknemer tijd om hierover na te denken en hiernaar te handelen.

Bedenk bovendien dat het veranderen van gedrag al snel 6 maanden duurt. Als er serieus iets aan de hand is, plan dan ook een aantal voortgangsgesprekken.

Stap 4: Laat het effect zien

In deze stap neem je je een werknemer mee naar de gevolgen. Laat het effect zien van werkstress op zowel jouzelf als leidinggevende (menselijke + professionele kant), maar ook het effect op de collega’s en het bedrijf.

Natuurlijk sta je als leidinggevende in je recht om anno nu een werknemer aan te spreken op werkstress. De gevolgen zijn groot voor zowel mens als bedrijf. Durf daar dan ook voor te staan en laat zien dat het voor iedere betrokken partij goed is dat stress tot een mimimum beperkt wordt. Liever een keer te veel aangesproken, dan te weinig!

Tips bij het aanspreken van een werknemer

Hieronder een paar praktische handvatten om mee te nemen wanneer je het gesprek met een overbelaste medewerker aangaat.

• Trek iemand niet abrupt van zijn werkplek, maar geef aan dat je hem graag wil spreken en check wanneer het hem past.
• Zoek plek waar je elkaar ongestoord kan spreken of stel een voor dit al wandelend te doen
• Noteer vooraf enkele feiten die jij persoonlijk waarneemt.
• Benoem de feiten vanuit de Ik-vorm, dus niet jij doet dit en jij bent moe, maar ‘ik zie’, of ‘ik merk’
• Vraag van tevoren aan de afdeling personeelszaken of HR, wat de standaardprocedure is in deze situaties.
• Geef hierbij ook aan wat het met jou doet, bijvoorbeeld dat je je zorgen maakt of dat je in verwarring bent omdat je dit gedrag niet kent van degene. Wees hier eerlijk in. Je vraagt iemand in een kwetsbare situatie naar een gevoelig onderwerp (die ander voelt echt wel dat het niet goed gaat). Door te benoemen wat de situatie met jou doet laat je als het ware jouw brughelft zakken
• Geef daarna ook aan wat je graag van de ander wilt weten:
  • ‘herken je dit?’
  • ‘speelt dit al lang?’
  • ‘enig idee waardoor dit komt?’ 
• Geef bovenal als leidinggevende het gevoel dat je achter je werknemer staat en het bedrijf de werknemer zal helpen er weer bovenop te komen.

Hou dit soort gesprekken altijd vrij van oordelen. Vaak ziet een medewerker er niet ziek uit, maar de kans is groot dat hij zich stevig verzet en zich niet wil laten kennen. Blijf vanuit een open en nieuwsgierige houding in gesprek, samen kijkend naar wat er nodig is om degene te kunnen helpen de stress te reduceren.

Bedenk dat een medewerker die overbelast is, deze klachten ook niet wil hebben. Iedereen is tenslotte het liefst fit en energiek.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:

• Time management op de werkvloer, help werknemers hun tijd beter gebruiken
• Interne mobiliteit en de gevolgen voor stress, werkplezier en duurzame inzetbaarheid
• Conflicten op de werkvloer effectief oplossen