Samenwerken bevorderen om verzuim en stress te verminderen. Kan dat? En zo ja, hoe dan? Werken in een team kan heel veel energie geven. Als alle randvoorwaarden voor effectief samenwerken goed zijn ingevuld creëer je met een team iets extra’s, een veilige werkomgeving en een sfeer waarin je voelt dat je talenten worden gebruikt en je volledig tot je recht komt. Inspirerend, groeiend, gelukkig.
In onderstaand artikel laten we zien hoe samenwerken wel lukt, maar ook waar het vaak mis gaat en er dus stress in een team ontstaat. Het artikel is geschreven voor leidinggevenden/ HR, maar natuurlijk kan eenieder er zijn voordeel mee doen.
Randvoorwaarden voor effectief samenwerken
Dat samenwerken lastig kan zijn, mag duidelijk zijn. Zoveel mensen, zoveel wensen wordt er vaak gezegd. Een team laten samenwerken, vraagt om kennis van ieder individu. Het leidinggeven aan een team vraagt dus om kennis van dit individu, in dit geval een teamlid.
Stel jezelf als leidinggevende daarom de volgende vragen:
- Waarom werkt deze medewerker voor de organisatie?
- Wat zijn zijn/ haar persoonlijke drijfveren?
- Waar ligt zijn kracht en ambitie?
Wanneer deze vragen helder zijn (dit is niet met één gesprek vast te stellen), is het goed de volgende stappen te zetten:
Vraag jezelf hiervoor af:
- Waarom zijn we hier?
- Wat is de klus die we moeten klaren?
- Wie ga je uit het team waarvoor inzetten?
Het effectief halen van een opdracht vraagt om het effectief inzetten van persoonlijke krachten. Zet dus als leidinggevende de juiste mensen op de juiste plek, in de juiste setting.
Overtuig teamleden ervan dat je alleen sneller gaat, maar samen verder komt. Wanneer dit niet goed gebeurt, bijvoorbeeld doordat mensen op de verkeerde plek zitten, of hun kracht niet kunnen gebruiken, ontstaat er stress.
Stress in een team herken je aan:
- Wrevel onderling
- Matige prestaties
- Geroddel en achterklap
- Geen gunnen onderling
- Ongezonde machtsstrijd
Het doel van effectief samenwerken
Het doel van teamwork is dat er samengewerkt wordt om doelen te halen. De ultieme samenwerking is dat ieder individu doet waar hij goed in is, en dat alle teamleden daarvan profiteren. Communicatie is de brug tussen alle kwaliteiten. Maar op het moment de waan van de dag belangrijker wordt dan het doel waarnaar gestreefd, wordt er niet meer samengewerkt maar ontstaan er eilandjes met individuen. De communicatie vervaagt al snel wanneer er veel ad-hoc zaken uitgevoerd moeten worden.
Er wordt dan niet meer gecommuniceerd, hoofd en bijzaken worden niet meer van elkaar gescheiden en gedachten en emoties worden niet meer met elkaar gedeeld. Gevolg? Werknemers raken achterop, gaan harder werken, onderlinge conflicten ontstaan, kritische noten worden steeds vaker geuit en als leidinggevende heb je steeds minder grip op dit proces. Het gevolg daarvan? Een hoger ziekteverzuim!
Wat beïnvloedt de samenwerking?
De oorzaken van stress in teams zijn legio, denk maar eens aan onderbezetting door vakantie, zwangerschapsverlof, ziekteverzuim, maar ook tegenvallende resultaten kunnen een hoop druk op teamleden leggen. Een vervelend gevolg is dat lang aanhoudende stress lijdt tot uitval van teamleden, waardoor de overige teamleden weer extra belast worden. Een negatieve cirkel die doorbroken moet worden voor ieders bestwil.
Er zijn helaas altijd externe factoren waar je geen invloed op hebt. Je hebt daar geen grip op en je zult er dus maar mee moeten dealen. Simpel? Nee echt niet, want natuurlijk werkt er in de dynamiek van een organisatie nog veel meer. Er zijn veel factoren in een organisatie die je kunt aanmerken als risicofactor voor een burn-out. Veelal onderdelen waar je als medewerker geen invloed op kan uitoefenen, denk maar aan:
- Snelle groei of krimp
- Reorganisatie op reorganisatie
- Cultuur van ‘niet zeuren’, ‘aanpakken’
- Veel en onlogische procedures en regels
- Systemen die niet goed werken
- Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden
Interne stressfactoren in een organisatie
Er zijn natuurlijk ook interne factoren waar je wel invloed op hebt. Denk maar eens aan:
- Inzetten van het juiste werving en selectieproces
- Als leidinggevende de organisatiecultuur juist vertalen naar de werkvloer toe
- Boeien en binden van medewerkers
- Een geschikte employee experience
- Amplitie
- Persoonlijke ontwikkeling van werknemers
Sociale verbinding tegen stress
Maar goed, als team sta je sterker dan alleen en met elkaar kunnen ‘klanken’ over processen die niet bijdragen aan het teamsucces werkt stressverlagend. Onderzoek wijst uit dat als je bij stressvolle momenten bewust mensen opzoekt, er in je lijf extra oxytocine (ook wel knuffelhormoon genoemd) wordt aangemaakt. Een stof die er voor zorgt dat je sneller herstelt van stress. Een van de andere taken van oxytocine is je cardiovasculaire systeem (hart- en bloedvaten) te beschermen tegen de effecten van stress (helpt bloedvaten te ontspannen/verwijden).
Als leidinggevende het teamgevoel vergroten
Laten we dieper ingaan op de persoonlijke krachten van werknemers. Als leidinggevende heb je mensen om je heen nodig die op sommige vlakken beter zijn dan jijzelf. (Good to great, Jim Collins). Dat betekent dat je dus ook werknemers hebt, die je behoorlijk kunnen irriteren. Bedenk dat leidinggeven mensenwerk is. Dat je omgat met mensen die niet altijd zo zijn zoals jij. Mensen die je niet snapt of waarvan je ziet dat ze het zichzelf zo moeilijk maken. Als je als leidinggevende stress wilt verlagen in het team, is het een must om deze juiste afstand te bewaren en het overzicht te houden. Alleen dan kun je een team laten samenwerken.
Naast een kracht van een werknemer, staat daar vaak een valkuil tegenover. Vaak is dit de kracht, die overdreven wordt. Een doorzetter wordt zo al snel drammerig en een analytisch sterke medewerker al snel een pietlut.
Je loopt als leidinggevende dus al snel tegen persoonlijke factoren aan die stress in een team in de hand kunnen werken. Denk maar eens aan:
- Perfectionisme
- Onzekerheid
- Geen verantwoordelijkheid (durven) nemen
- Doordouwers
- Egoïsme
- Bang voor veranderingen
Ken de kwaliteiten van teamleden, hun valkuilen, hun angsten en onzekerheden, maar ook hun dromen en ambities. Start de week met een 5 minuten start-up waarbij iedereen aangeeft wat die week een uitdaging is, wat lastig is. Kijk hoe je elkaar kunt helpen hiermee. Zo bouw je aan zowel relatie als aan vertrouwen.
Samenwerking teamleden versterken
Stel je bent als leidinggevende op zoek naar praktische handvaten om stress te verlagen en de samenwerking van collega’s te vergroten. Waar doe je dan goed aan.
Hieronder omschrijven we 6 tips die je kunt toepassen:
1: Heldere kaders
Als leidinggevende faciliteer je in heldere kaders die aansluiten bij het bedrijf. Ga met elkaar in bespreking over de dingen die je moet en wilt halen als team. Werknemers kunnen zelf ook nadenken. Zorg er dan ook voor dat je ze meeneemt in dit verhaal. Wees er alert op dat dit past binnen de strategie van het bedrijf, maar wees ook creatief. Zorg dat ieder teamlid zich kan vinden in het doel en hou het doel redelijk. Hou de voortgang bij en check of iedereen in het team aangehaakt blijft.
Tip: Het is niet erg als iemand in het team even afhaakt. Het houdt het doel namelijk scherp, zolang je daar open over communiceert.
2: Inzetten van talent
Ken je die taken die je graag wilt doen maar echt een hoop moeite van je vragen? Anderen doen dat ‘zo even’. Gebruik hen dan voor die taak! Je hebt zelf ongetwijfeld andere dingen die je ‘zo even’ doet. Het voordeel hiervan is: je bent sneller, beter en effectiever in het volbrengen van deze werkzaamheden, en als toetje vind je het nog leuker ook! Een veel gemaakte fout is dat veel leidinggevenden denken dat ‘wanneer ze het zelf doen het beter en sneller gaat’. De praktijk is vrijwel altijd anders.
Ben Tiggelaar: Eenieder is tot negen maal zo effectief als hij doet waar hij goed in is.
3: Stress en werkdruk is bespreekbaar
Het klinkt misschien raar, maar zorg dat je irritaties dezelfde dag nog uitspreekt. Begin met inzicht. Kijk wat er achter de situatie schuilgaat. Een vollediger beeld helpt je emoties onder controle te houden en je er toe aan te zetten om irritaties uit te praten. Persoonlijk heb ik achteraf af al vaak spijt gehad van mijn irritaties. Om stress in teams te voorkomen is het belangrijk dat er een goede communicatie is, waarbij ook de lastige dingen besproken kunnen worden
Meedenksessie aanvragen
In een meedenksessie denken we een uur met je mee. Onze ervaring is dat we de kern op tafel krijgen. De meedenksessie is geheel kosteloos, wij begrijpen ook dat je wilt weten met wie je te maken hebt.
PS: je bent niks verplicht, de eerste kennismaking is altijd vrijblijvend.
4: Teamwork is mensenwerk
Hoewel je in een zakelijke omgeving zit, zie je veel van je collega’s meer dan je eigen partner. Bedenk daarom dat sociaal contact bijdraagt aan een goede, en dus werkbare sfeer. Hou dus de (noodzakelijke) zakelijke overleggen in balans met de sociale interesse in teamleden. Hoe lastig of eenvoudig de opdracht ook is: een mens moet hem uitvoeren. Ieder mens heeft een grote behoefte aan waardering. Mensen die zich gewaardeerd voelen werken harder en effectiever. Mens-zijn in een team is dus cruciaal!
5: Successen vieren
Als het doel gehaald is: Vier het dan! Groot, en uitgebreid. Het hele bedrijf mag weten dat jullie een topprestatie hebben geleverd! Heel vaak wordt dit vergeten. Ik zie veel teams die fantastische doelstellingen halen, naar bij het halen van de doelstelling alweer bezig zijn met de volgende. Neem de tijd voor het vieren voordat je met de volgende doelstelling bezig bent.
6: Vitaliteit op de werkvloer aanmoedigen
Vitaliteit is cruciaal op de werkvloer. Het is echter niet het middel om stress volledig te voorkomen.
Voorbeeld: Anna werkt op een advocatenkantoor waarbij de cultuur aangeeft dat 60 uur werken per week (of meer) normaal is. Degenen die veel en hard werken worden dan ook geroemd met termen als ‘doorzetter’, ‘voorbeeld’, en een ‘hart voor de zaak’ te hebben. Er wordt een bureau ingeschakeld dat de vitaliteit bevordert. Helaas, een aantal weken na het programma van dit bureau raakt Anna burnout. Haar manager snapt er niks van: Ze hadden toch een training gevolgd? Het was nu toch wel duidelijk?
Bovenstaand voorbeeld geeft weer dat er meer moet gebeuren dan enkel de vitaliteit vergroten. Wel kunnen we zeggen dat een grotere vitaliteit helpt om de mentale en fysieke veerkracht van medewerkers te vergroten. Dit gecombineerd met een juiste bedrijfscultuur, zal ervoor zorgen dat het ziekteverzuim verlaagt, of laag blijft.
Vitaliteit verbeteren van werknemers
Om te laten zien hoe eenvoudig het kan zijn om de stress in het team te verkleinen en de vitaliteit te vergroten kun je als leidinggevende onderstaand toepassen. Wees niet bang de tijd hiervoor vrij te maken. Bedenk dat het niet willen vrijmaken van tijd, vaak juist de crux is van de toename van stress in teams. Wees ervan overtuigd dat ontspannen medewerkers veel beter presteren dan wanneer ze gestresst zijn.
- Ga de natuur in
- Maak het onderwerp stress en onderlinge strubbelingen bespreekbaar
- Stel in tweetallen de vraag ‘Hoe kan ik helpen bij het verminderen van bijvoorbeeld de werkdruk van Piet’. Gedurende de wandeling worden voor de vraag zoveel mogelijk oplossingen bedacht.
- Na elke 5 minuten wisselt iedereen van gesprekspartner.
- Breng na de wandeling alle oplossingen in kaart en maak een top 5 van kansrijke oplossingen.
- Maak concrete afspraken over hoe de oplossingen verder uitgewerkt gaan worden.
Teamgevoel versterken in de praktijk
Als leidinggevende kun je zelf veel doen aan de vitaliteit van werknemers. Kom daarom in beweging als je in je team in de gaten hebt dat er iets niet lekker zit, dat er spanning is, om welke reden dan ook. Wat hier bij kan helpen is dat je met je team dan ook echt gaat bewegen. Gebruik een deel van het teamoverleg voor een wandeling. Zowel beweging als de buitenlucht zijn bewezen effectief. Zo faciliteer je als leidinggevende een geschikt overleg.
De voordelen van het vergroten van beweging:
- Je komt letterlijk in beweging, en je brengt makkelijker beweging in een vastgelopen situatie.
- Bewegen is gezond, je ademhaling reguleert en je bloeddruk verlaagt.
- Bewegen vermindert stress.
- Beweging geeft rust, buiten lopen maakt het hoofd leeg.
- Je ontdekt nieuwe wegen en oplossingen doordat je in een andere omgeving bent.
Wie zijn wij?
Meulenberg Training en Coaching ondersteunt, met een team van ervaren trainers, organisaties bij de preventie van stress en het (her)vinden van werkgeluk op de werkvloer. Onze trainingen zijn gericht op leidinggevenden binnen bedrijven. Een burn-out kost de organisatie al snel € 70.000.
Naast het financiële leed is het menselijk leed groot. Niet alleen voor de werknemer maar ook voor naaste collega’s die de klappen op moeten vangen. Voor je het weet zit je in een negatieve vicieuze cirkel.
Wil je een effectieve aanpak voor langdurig verzuim en het vergroten van werkplezier? (in plaats van continue brandjes te blussen). Wil je je dat we met je meedenken? In een meedenksessie denken we een uur met je mee. Onze ervaring is dat we de kern op tafel krijgen. De meedenksessie is geheel kosteloos, wij begrijpen ook dat je wilt weten met wie je te maken hebt.
Gerelateerde informatie
In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:
