De organisatie binnen een bedrijf is op veel vlakken erg belangrijk. Niet alleen voor het behalen van goede economische resultaten, ook voor het welzijn van medewerkers en managers. Een te hoge werkdruk kan ertoe leiden dat mensen met een burn-out te maken krijgen. Een onderdeel van een goede organisatie op de werkvloer is het kijken naar de span of control.
Wat betekent dit precies en wat is er aan de hand als er sprake is van een grote of een kleine span of control? Wat zijn de directe gevolgen op de werkvloer? Hoe kan er worden gezocht naar oplossingen voor het bevalen van de ideale span of control?
Wat is precies een span of control?
De hoeveelheid mensen over wie een manager de directe leiding heeft wordt een span of control genoemd. Een ander woord wat hiervoor wordt gebruikt is span of support, omdat het bij leiding geven vooral gaat om de ondersteuning, terugkoppeling en motivatie die de medewerker krijgt van de manager.
Binnen span of control bestaat er een ‘spanwijdte’, wat de hoeveelheid mensen aangeeft waaraan een manager direct leiding geeft. Een ander begrip is de ‘spandiepte’, wat het aantal managementlagen zijn waarbinnen leiding wordt gegeven. Span of control staat dus ook voor persoonlijke benadering, aangezien er sprake is van direct contact tussen manager en werknemer.
Een voorbeeld voor alle duidelijkheid: in een bedrijf met acht medewerkers en één manager is er dus een span of control van 8 medewerkers. De spandiepte is in dit geval dus erg klein, aangezien er maar 1 leidinggevende is.
Wat is een kleine span of control?
Een kleine span of control komt vooral voor bij kleine bedrijven waar er weinig werknemers zijn of bij bedrijven met een piramidale organisatiestructuur. Bij dit soort organisaties zijn er veel verschillende lagen in het niveau van management en aansturing. Zo is er bijvoorbeeld één directeur die twee managers aanstuurt die op hun beurt bijvoorbeeld elk twee teamleiders begeleiden.
Deze teamleiders hebben vervolgens weer hun eigen team waar hun aandacht naar uitgaat. Dit systeem is een voorbeeld van een grote spandiepte, wat aangeeft wat het aantal managementlagen zijn waarin direct en indirect leiding wordt gegeven. Het voordeel van een kleine span of control is dat er veel direct contact mogelijk is tussen de leidinggevende en de werknemer. De aandacht hoeft niet te worden verdeeld over een grote groep.
De directe benadering en begeleiding verbetert daarnaast de kwaliteit van de dagelijkse werkzaamheden. Ook vermindert het de werkdruk, stress en de kans op een burn-out. De leidinggevende weet over het algemeen precies wat er op de werkvloer gaande is. Wel is in dit geval een goede communicatie en vertrouwen belangrijk, aangezien er tussen de directeur en de overige werknemers alleen indirect contact is.
Uit onderzoek blijkt dat bedrijven met een kleine span of control een grotere veiligheid binnen het werk ervaren en veel baat hebben bij persoonlijke aandacht en begeleiding van een teamleider of manager. Daar tegenover staat wel dat er over het algemeen niet bezuinigd wordt op personeel in de categorie management.
Meedenksessie aanvragen
In een meedenksessie denken we een uur met je mee. Onze ervaring is dat we de kern op tafel krijgen. De meedenksessie is geheel kosteloos, wij begrijpen ook dat je wilt weten met wie je te maken hebt.
PS: je bent niks verplicht, de eerste kennismaking is altijd vrijblijvend.
Wat is een te grote span of control?
De situatie bij een grote span of control is het tegenovergestelde van het bovengenoemde. Een grote span of control komt in de praktijk veel vaker voor. Het is bijvoorbeeld het geval bij een bedrijf waar er één leidinggevende is voor bijvoorbeeld tien of meer personen. Dit wordt ook wel een platte organisatiestructuur genoemd, omdat er weinig hiërarchische verdeling is.
Hoeveel man er onder één leidinggevende kan functioneren, hangt natuurlijk af van het type bedrijf en in hoeverre werknemers het werk zelfstandig kunnen uitvoeren. Over het algemeen wordt uitgegaan dat een manager of leidinggevende maximaal 10 personen tegelijkertijd kan begeleiden. Het is ook zo dat bedrijven vaak streven naar een grote span of control, wat op economisch gebied begrijpelijk is.
Organisaties willen zo min mogelijk managers inzetten om op die manier op hoge salarissen te besparen en om de lijntjes binnen de organisatie kort te houden. Toch komt het regelmatig voor dat een te grote span of control meer nadelen dan voordelen heeft voor een bedrijf.
De gevolgen van een te grote span of control
Waar een te kleine span of control kan zorgen voor te veel managementlagen en hoge overheadkosten, zijn de gevolgen van een te grote span of control op de lange termijn waarschijnlijk ernstiger voor een bedrijf. Wanneer er één manager verantwoordelijk is voor het begeleiden van meer dan tien medewerkers, wordt de kans op persoonlijke aandacht erg klein.
Dat terwijl persoonlijke aandacht juist erg belangrijk is voor een goede productie en motivatie voor de medewerker. Daarnaast is het voor een manager erg moeilijk snel in te kunnen spelen op problemen op de werkvloer als er simpelweg niet genoeg tijd is om alles te controleren of van alles op de hoogte te kunnen zijn. Dit resulteert ook direct in het hebben van minder gevoel bij wat er gebeurt op de werkvloer. Belangrijke gebeurtenissen binnen het werk kunnen daardoor over het hoofd gezien worden.
Tegelijkertijd zorgt dit voor minder veiligheid binnen het werkt en minder structuur en duidelijkheid voor werknemers. De afstemming voor de verschillende werkzaamheden van iedere individuele werknemer is lastig als de manager te veel mensen heeft om naar om te kijken. Gevolg hiervan kan zijn dat de werknemer motivatie verliest, niet goed zijn of haar werk doet, of naar eigen inzicht het werk zal uitvoeren. Uiteindelijk leidt dit allemaal tot slechtere resultaten.
Een ander belangrijk gevolg van een te grote span of control, is dat de manager uiteindelijk met stress en burn-out klachten te maken kan krijgen. Dit simpelweg omdat de werkdruk te hoog is en er geen vat meer op alle gebeurtenissen is.
Hoe kan het opgelost worden?
Er zijn verschillende dingen wat een bedrijf kan doen om een te grote span of control en uiteindelijk ook een burn-out van leidinggevenden te voorkomen.
Een paar simpele en snelle oplossingen om de span of control te vergroten kan bijvoorbeeld zijn ervoor te kiezen een tweede manager aan te stellen waar aandachtsgebieden aan worden toegewezen. Ook kan er een speciale staf worden aangesteld die ondersteuning biedt bij de aansturing. Daarnaast kunnen er een aantal senior teamleden worden ingesteld die een deel van de dagelijkse aansturing overnemen.
De ideale balans
Het komt erop neer dat een bedrijf moet zoeken naar een ideale balans tussen de inzet van managers aan de ene kant en aan de andere kant de effectieve aansturing van medewerkers. Het is daarbij nodig te kijken naar het aantal uur dat een manager beschikbaar heeft om zich bezig te houden met het aansturen van zijn of haar mensen.
Vervolgens moet dit aantal uren gedeeld worden door de gemiddelde tijd die nodig is om een medewerker individueel te coachen. Daarbij is het beschikbare aantal uren van de manager gelijk aan het aantal contracturen, zonder de uren erbij de tellen die nodig zijn voor het uitvoeren van andere werkzaamheden. De tijd die een manager besteed aan het begeleiden van medewerkers is te bereken aan de hand van aantal factoren.
De aard van de werkzaamheden beïnvloed daarin veel. In een fabriek met lopende band werkzaamheden kan een manager meer mensen tegelijkertijd begeleiden, dan op een kantoor met een beleidsafdeling. Daarnaast is er veel mee gemoeid of de medewerkers vakbekwaam zijn.
Medewerkers die over de juiste kennis en ervaring beschikken, hebben over het algemeen minder coaching nodig dan medewerkers die net in het vak zitten. De stabiliteit van de omgeving speelt ook een rol. Het komt regelmatig voor dat er binnen een bedrijf een nieuw programma moet worden doorgevoerd of dat werkprocessen worden aangepast.
Tijdelijke managementlaag
Dit vraagt veel tijd van de manager, aangezien alle medewerkers zich hieraan moeten aanpassen. Een oplossing daarvoor is het inhuren van een tijdelijke managementlaag. Dit kan de sleutel zijn om alles in goede banen te leiden, zodat de veranderingen niet ten koste gaan van je de manager en uiteindelijk de productie.
De oplossing hoeft dus niet ingewikkeld te zijn. De gemiddelde tijd die een manager kwijt is aan elke medewerker, kan al worden beïnvloed door het simpelweg aanstellen van een senior medewerker. Deze krijgt de verantwoordelijkheid over junior medewerkers. Ook de HR-afdeling kan een belangrijke rol krijgen in bijvoorbeeld het overnemen van arbo-gesprekken en trainingen.
Wanneer je eenmaal de gemiddelde tijd weet waarin de leidinggevende bezig is met iedere medewerker, dan heb je een goed beeld over de daadwerkelijke span of control binnen je bedrijf.
Burn-out
Burn-outs zijn helaas nog steeds iets waar veel bedrijven mee kampen. Een te grote span of control speelt daarbij een belangrijke rol, terwijl het wel iets is waar een bedrijf hulp bij kan krijgen. Door het volgen van bedrijfstrainingen is stresspreventie haalbaar en wordt het werkplezier vergroot.
Het voordeel van het volgen van zo’n training, is dat er specifiek naar de situatie binnen jouw bedrijf kan worden gekeken. Op die manier kun je een passende oplossing krijgen. Daarmee worden uiteindelijk verzuim en ziektekosten voorkomen, wat allemaal ten goede komt aan het bedrijf. Door de span of control iets te verkleinen en passende oplossingen te vinden wordt iedereen uiteindelijk gelukkiger en het heeft een positief effect op de productie binnen een bedrijf.
Wie zijn wij?
Meulenberg Training en Coaching ondersteunt, met een team van ervaren trainers, organisaties bij de preventie van stress en het (her)vinden van werkgeluk op de werkvloer. Onze trainingen zijn gericht op leidinggevenden binnen bedrijven. Een burn-out kost de organisatie al snel € 70.000.
Naast het financiële leed is het menselijk leed groot. Niet alleen voor de werknemer maar ook voor naaste collega’s die de klappen op moeten vangen. Voor je het weet zit je in een negatieve vicieuze cirkel.
Wil je een effectieve aanpak voor langdurig verzuim en het vergroten van werkplezier? (in plaats van continue brandjes te blussen). Wil je je dat we met je meedenken? In een meedenksessie denken we een uur met je mee. Onze ervaring is dat we de kern op tafel krijgen. De meedenksessie is geheel kosteloos, wij begrijpen ook dat je wilt weten met wie je te maken hebt.
Gerelateerde informatie
In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:
