Stresspreventie: effectieve maatregelen tegen ziekteverzuim!

Stresspreventie: Mensen hebben tegenwoordig meer en meer stress. Alles moet steeds sneller, efficiënter en ook nog beter. Het tempo in de moderne samenleving ligt hoog en de lat wordt steeds hoger gelegd. Je hoort ook steeds vaker over burn-out. Een steeds groter wordend probleem waar jij als leidinggevende of HR maar mee te dealen hebt. Stress op het werk veroorzaakt vermoeidheid, spanning en uiteindelijk productieverlies. De ziektekosten stijgen en stijgen en je kunt er zo weinig tegen doen. Reden dus om stress binnen de organisatie te voorkomen. Welke maatregelen kun je nemen?

Lees waarom stresspreventie binnen de organisatie zo belangrijk is en ontdek hoe jij als werkgever het verschil kunt maken voor je werknemers. In dit artikel bespreken we deze onderwerpen:

• Stresspreventie en bedrijfscultuur
• Belang van goede communicatie
• Belang van ontspanning
• Vermoeide werknemers
• Investeren in ontspanning
• Gedragsmatige activiteiten
• Cognitieve activiteiten
• Motivationele activiteiten
• Rol van de managers
• Uitdaging voor medewerkers
• Stress herkennen
• Medewerkers opleiden
• Persoonlijke ontwikkeling medewerkers
• Bespreekbaarheid van verzuim

Stress: een steeds groter probleem binnen bedrijven

Het gemiddeld verzuim in Nederland bedraagt 3,5%. Binnen deze 3,5% gaat probleem schuil dat steeds groter wordt. De afgelopen jaren stijgt het psychisch verzuim. Mercer, een mondiale aanbieder van advies op het gebied van Health, Wealth en Career, voerde een groot Europees onderzoek uit waaruit bleek dat 70% van het ziekteverzuim wordt veroorzaakt door stress.

Stress is werkziekte nummer één geworden. Wanneer stress de oorzaak van verzuim is, betekent dat meestal voor werkgevers dat ze hun werknemer langere tijd kwijt zijn. Een werknemer met een burn-out zit namelijk gemiddeld 242 dagen thuis.

Verzuim kost geld

Verzuim van werknemers kost werkgevers daarom jaarlijks veel geld. Een burn-out kost al snel €70.000! Niet alleen de kosten voor ziekte stijgen, maar ook de opbrengsten verminderen doordat medewerkers binnen teams uitvallen.

Je maakt dus niet alleen kosten vanwege loondoorbetaling, maar ook om de zieke werknemer te vervangen. Daarnaast kan het de productiviteit van je bedrijf nadelig beïnvloeden en dat leidt weer tot een verhoging van de werkdruk van je werknemers, wat weer stress veroorzaakt. Je bedrijf raakt al gauw in een negatieve vicieuze cirkel. Kennis over hoe stress binnen je organisatie vermindert kan worden is dus zeker geen overbodige luxe.

Lees hier meer over de gevolgen van stress op het bedrijfsleven, op basis van een onderzoek door TNO

Stresspreventie

Hoeveel stress is er eigenlijk binnen je organisatie? Dat is een belangrijke vraag die iedere leidinggevende zich zou moeten stellen. Ervaren jouw werknemers weinig stress? Dan verdien je zeker een groot compliment! Helaas komt dit in de praktijk maar weinig voor. Maar ook al zou dat het geval zijn, dan geldt natuurlijk: voorkomen is beter dan genezen.

Stress voorkomen als onderdeel van de bedrijfscultuur

Stress voorkomen doe je met de hele organisatie. Door alleen een interventie voorkom je niet het echte probleem. Stresspreventie moet onderdeel zijn van de bedrijfscultuur. Maar de bedrijfscultuur verander je natuurlijk niet van de ene op de andere dag.

Deze verandering kost tijd. De eerste stap in de goede richting is: problemen herkennen en erkennen. Veel psychisch verzuim is te voorkomen door vroegtijdig signalen te herkennen en door in gesprek te gaan met de werknemer. Zo’n gesprek kan lastig zijn om te voeren, omdat de meesten het moeilijk vinden om over hun psychische klachten te praten.

Kracht van communicatie

Toch ligt het begin van de oplossing in open en eerlijke communicatie met je werknemers. En wat zijn die signalen die je kunt herkennen? De werknemer voelt zich bijvoorbeeld moe en heeft een lagere productiviteit. Hij wordt steeds cynischer over het werk en heeft veel moeite met veranderingen. Hij is sneller geïrriteerd en heeft steeds meer lichamelijke klachten. Uiteindelijk meldt hij zich steeds vaker ziek

Meer ontspanning in het werk

Een manier om stress de das om te doen is door op het werk momenten te creëren waarop werknemers zich kunnen ontspannen. In de huidige maatschappij is iedereen 24/7 bereikbaar en de werkdruk glijdt dus maar moeizaam van de schouders. Zonder voldoende ontspanning zullen werknemers al snel veel stress en slapeloze nachten ervaren. Ontspanning is cruciaal om even het werk naast je neer te leggen. Dit is belangrijk buiten werktijden om, maar ook tijdens werk moet er ruimte voor gemaakt worden.

Gelukkig personeel is productief personeel

Een leidinggevende die zijn werknemers tijdens het werk zo nu en dan een moment voor ontspanning gunt, zal het werkgeluk van zijn werknemers aanzienlijk verhogen. Dat is niet alleen fijn voor de medewerkers, maar ook voor de leidinggevende. Gelukkig personeel zal namelijk over het algemeen genomen productief te werk gaan, goed samenwerken en minder vaak ziek zijn. Ook het gevoel van verantwoordelijkheid neemt toe. Ontspanning op werk creëert dus voor iedereen een win-winsituatie.

Voorkom vermoeidheid

Als medewerkers niet ontspannen kunnen werken en de veer altijd strakgespannen is, dan is dat vragen om problemen. Een gespannen werknemer zal zijn hoofd maar moeilijk bij zijn werk kunnen houden. Daarnaast kan hij futloos en vermoeid zijn.

Het probleem is dat de werknemer het gevaar loopt in een neerwaartse spiraal terecht te komen. Door de spanning gaat de effectiviteit van zijn inspanningen achteruit. Hierdoor zal hij aan het eind van de dag meer werk overhouden, waardoor hij zich nog meer gestrest voelt.

Investeer in ontspanning

Hoewel de oorzaak van de spanning niet altijd even makkelijk weggenomen kan worden is een luisterend oor al een grote hulp. Geef je werknemer bovendien even de tijd om een blokje om te lopen of plaats een tafelvoetbaltafel in de kantine. Op deze manier kan hij zijn gedachten even verzetten, zodat hij daarna weer met een frissere kijk verder kan gaan met zijn werk.

Ontspanning betaalt zich terug

Tijd voor ontspanning lijkt geld te kosten. Maar het tegendeel is het geval. Als leidinggevende zie je je werknemers natuurlijk het liefst hard werken, maar tijd voor ontspanning moet je zien als een investering. Bedenk dat je die vijf of tien minuten ontspanning terugkrijgt in productiviteit, creativiteit en de goede samenwerking die hierdoor gecreëerd wordt.

Bovendien zal je de kans dat iemand gevloerd wordt door een burn-out aanzienlijk verlagen. Dat is ook een enorme kostenbesparing, want een medewerker een met burn-out is vaak maanden uit de running. Welke ontspanning geschikt is kan afhankelijk zijn van de bedrijfscultuur en de individuele werknemer. Een leidinggevende kan zich oriënteren door zijn werknemers te vragen wat voor soort ontspanning ze leuk vinden. Zo kun je bijvoorbeeld in de kantine een tv, bordspellen of een pingpongtafel plaatsen. Ook een kleine fitnessruimte wordt vaak geapprecieerd.

Amplitie: creëer een positieve werkbeleving

Wanneer een werknemer gestrest is wordt er meestal gefocust op het voorkomen en het eventueel behandelen van de negatieve gevolgen. Hoewel deze manier van preventie belangrijk is, is deze alleen gericht op werknemers die in zekere mate al last hebben van stress. Mosterd na de maaltijd dus.

Nu er steeds meer bekend is over de oorzaken van werkstress zijn er ook andere preventiehandvatten die beetgepakt kunnen worden. Zo proberen steeds meer leidinggevende zich te richten op positieve psychologie. Dit heeft alles te maken met het creëren van een positieve werkbeleving. Het is bovendien gericht op alle werknemers, waardoor iedereen er voordeel van kan trekken.

Deze manier van preventie wordt vaak amplitie genoemd. Bij amplitie probeert een leidinggevende dus niet negatieve gevolgen van stress te voorkomen. Het doel is negatieve stress te voorkomen door een positieve werksituatie te creëren. Hierbij is het doel medewerkers bevlogen, tevreden, productief en energiek te maken.

Bevlogenheid vergroten

Een bevlogen medewerker haalt voldoening uit zijn werkzaamheden. Deze passie voor zijn werk zal hem positieve energie geven waardoor hij zich sneller in zal zetten om collega’s te helpen. Bovendien zijn bevlogen medewerkers ijverig en energiek. Allemaal voordelen dus. Maar hoe kan een leidinggevende zijn medewerkers meer bevlogen maken? De ingrediënten voor bevlogen werknemers zijn:

• Gedragsmatige activiteiten
• Cognitieve activiteiten
• Motivationele activiteiten

Gedragsmatige activiteiten

Hieronder valt positief gedrag dat de werksfeer verbetert. Hierin speelt de leidinggevende een grote rol doordat zijn initiatief om vriendelijkheid te tonen waarschijnlijk nagevolgd zal worden. Zo kan een compliment of een helpende hand al een groot verschil maken. Een andere manier waarop een leidinggevende de werkomgeving positief kan beïnvloeden is door samen behaalde resultaten ook samen te vieren.

Na het behalen van een deadline kan een fles champagne bijvoorbeeld een enorme beloning zijn voor werknemers. Bovendien zal het de teamspirit versterken. Ten slotte zijn sociale relaties op de werkvloer belangrijk. Een leidinggevende kan hierin een goed voorbeeld geven door tijd te maken om gezellig met werknemers te kletsen en een luisterend oor te bieden.

Cognitieve activiteiten

Het uiten van dankbaarheid, het vergeven van werknemers en collega’s en het stimuleren van optimistisch denken zijn voorbeelden van cognitieve activiteiten. Het concentreren op positieve dingen zal een fijn klimaat creëren voor leidinggevende en werknemers. Hierin kan een leidinggevende een goed voorbeeld zijn door de tijd te nemen om op werknemers af te stappen en ze persoonlijk te bedanken.

Ook een welgemeend bedank-e-mailtje kan een wereld van verschil maken. Daarnaast is het onderling vergeven erg belangrijk om wrok en spanning te voorkomen. Op deze manier blijft een goede teamspirit gewaarborgd.

Activiteiten die de motivatie vergroten

Motivatie is is een sterke kracht om iets willen te doen. Motivatie zorgt ervoor dat iemand tot actie wordt aangezet. Als leidinggevende zie je natuurlijk het liefst dat al je medewerkers enthousiast en gemotiveerd zijn. Je wilt graag het beste uit je bedrijf en je medewerkers halen.

Bovendien is het erg belangrijk de medewerkers voldoening halen uit hun werk. Als iemand lange tijd geen voldoening heeft van zijn werk, loopt hij meer risico op een burn-out. Het is een hele kunst om je medewerkers gemotiveerd te houden. Hoe kun je als leidinggevende een goede coach zijn? Hoe kun je je medewerkers aanmoedigen en ervoor zorgen dat ze gedreven zijn?

Motivationele activiteiten

Motivationele activiteiten staan of vallen met het aanleren van bepaalde vaardigheden. Zo kunnen werknemers zich een doel voor ogen zetten en deze proberen te bereiken. Dit proces is ook iets dat geleerd kan worden. Het zal personeel helpen om beter te functioneren op de werkvloer, waardoor de motivatie en het plezier vergroot wordt. Voor de leidinggevende is het belangrijk deze activiteiten te motiveren door werknemers aan te moedigen zich doelen te stellen.

Tijdens een functioneringsgesprek kan de leidinggevende de werknemer helpen deze doelen concreet te maken door middel van een stappenplan. Tijdens het volgende functioneringsgesprek kan hierop teruggegrepen worden. Door amplitie toe te passen kan de werksfeer al snel op een positieve manier worden beïnvloed. Hierdoor krijgen alle werknemers de benodigde aandacht en kan stress voorkomen worden.

Stresspreventie en de rol van een manager

Jij als leidinggevende kunt stress binnen de organisatie voorkomen, of verlagen. Aan hem de taak om het bereiken van gestelde doelen in goede en stressvrije banen te leiden. Betekent dit dat er geen verantwoordelijkheid bij de werknemer komt te liggen? Vaak komt het namelijk wel allemaal op de werknemer neer. Daarom zijn er allerlei apps en programma’s ontwikkeld om de stress van het personeel te verlagen.

Hoewel deze apps in theorie een geweldig idee zijn, wordt er in de praktijk vrij weinig mee gedaan. De gestreste medewerker heeft namelijk al heel veel aan zijn hoofd. Hij heeft dan geen tijd over om zo’n app te gebruiken. Het ironische is onvermijdelijk: Er is geen tijd voor tijdbesparende apps. Wat medewerkers echt nodig hebben is begeleiding en sturing. Van wie? Van de werkgever.

De juiste werknemers

Het gezegde luidt ‘eerst wie en dan wat’. Dit gezegde slaat op het aantrekken van het juiste personeel binnen een bedrijf. Pas als je de juiste mensen aan boord hebt, kun je gaan bepalen waar je heen wilt. Zonder goede mensen aan boord kun je niet doen wat je wilt en stijg je nooit boven jezelf uit.

Dit zegt echter niet per se iets over de verkeerde mensen. Met de goede mensen aan boord hebben wordt hierin bedoeld dat je de mensen aan boord hebt die passen bij de klus die gedaan moet worden, maar ook die passen binnen de bedrijfscultuur. Het is dus de mix die bepaalt of werknemers geschikt zijn voor hun taak.

Wanneer je de juiste mensen eenmaal aan boord hebt, is het ook zaak om die vast te houden en zich te laten ontwikkelen.

Zet verzuim op de agenda

Een team stressvrij houden is een grote missie. Ga hierbij dan ook niet over één nacht ijs. Het is ten eerste belangrijk een strategie in kaart te brengen. De volgende stap is om deze strategie in praktijk te brengen. Op deze manier worden doelen duidelijk, wat zal helpen stress te verminderen. Zijn er problemen met het uitdragen van de strategie? Dan zal dit langzaam maar zeker drukpunten veroorzaken.

De ijverigste medewerkers zullen alles doen om de doelen en het gewenste resultaat te behalen. Alle druk komt dus op een paar medewerkers terecht, je beste krachten. Juist zij zullen gaan lijden onder stress.

Om alles in goede banen te leiden moet een leidinggevende dus als coach optreden op zowel individueel als teamniveau. Om medewerkers te helpen strategisch te werk te gaan, kan een leidinggevende ervoor kiezen beschikbare tijdbesparende apps te gebruiken. De verantwoordelijkheid ligt echter bij de werkgever om deze apps onder de aandacht te brengen bij de werknemer en deze te helpen bij het gebruik ervan.

Dat de leidinggevende een grote rol speelt in stresspreventie blijkt uit de cijfers. Zo is in het werk van Gallup, ‘what seperates great managers from the rest’ te zien dat een betrokken leidinggevende resulteert in betrokken medewerkers. Toch zou maar 35% van de managers genoeg betrokken zijn met zijn personeel. Hier is dus nog veel terrein te winnen.

Geef (positieve) feedback

Als leidinggevende is het natuurlijk nodig om het werk van je medewerkers kritisch te beoordelen om goede feedback te geven. Maar probeer vooral opbouwende kritiek te geven en probeer zoveel mogelijk de positieve aspecten van iemands werk naar voren te brengen.

Professor William James: Iedereen snakt naar waardering

Positieve feedback is erg belangrijk. De medewerkers zijn in de tijd aangenomen omdat ze bepaalde kwaliteit kunnen leveren. Erken deze kwaliteit als leidinggevende en uit je waardering voor geleverde kwaliteit. Geef een oprecht complimentje als iemand een goede werkprestatie heeft geleverd. Wanneer een medewerker een complimentje ontvangt, zal hij vervolgens nog meer gemotiveerd zijn om zijn werk goed uit te blijven voeren. Bovendien wordt negatieve feedback sneller geaccepteerd als er ook positieve feedback wordt gegeven.

Je zou het kunnen vergelijken met een verpleegster die bloed moet prikken. Voordat ze de prik geeft, bereidt ze de patiënt erop voor. Ze maakt de huid schoon, zorgt dat de patiënt ontspannen is en doet eventueel een bandje om, zodat de ader goed zichtbaar is. Op dezelfde manier kun je negatieve feedback geven door eerst positieve feedback te geven. Benoem eerst een aantal punten waar je tevreden over bent en kaart vervolgens enkele verbeterpuntjes aan.

Verbreed en verdiep promotiemogelijkheden

Medewerkers die af en toe een extraatje krijgen, zijn bereid om ook af en toe extra werkinspanning te leveren. Je zou bijvoorbeeld een kleine bonus kunnen geven wanneer een doel is bereikt of een medewerker eerder naar huis kunnen laten gaan na een goede prestatie. Daarnaast is het goed om ruimte voor persoonlijke groei te bieden. Zorg ervoor dat het werk geen dagelijkse sleur wordt.

Voldoende uitdaging

Medewerkers raken gedemotiveerd als ze geen uitdaging krijgen, als er geen duidelijkheid is over hun baan of als ze geen vooruitzicht hebben op doorgroeimogelijkheden. Natuurlijk is iedere medewerker anders. Sommige medewerkers geven misschien de voorkeur aan duidelijkheid en vastigheid, terwijl anderen constant een uitdaging willen. Probeer de verschillende wensen tegemoet te komen. Bied de mogelijkheid om nieuwe competenties te leren en te groeien in het werkresultaat. Als medewerkers zich kunnen ontwikkelen en kunnen blijven groeien, halen ze meer voldoening uit hun werk.

Doorgroei- en promotiemogelijkheden worden erg onderschat in stresspreventie bij medewerkers. Vaak wordt er gedacht aan juist minder doen en taken afbouwen.

Oog voor het individu

Niet alle werknemers zijn hetzelfde. De een ervaart sneller stress dan de ander. Het is de kunst voor ieder individu om te leren omgaan met de stress die op hem of haar afkomt. Een werknemer moet voor zichzelf weten wanneer er te veel stress op hem afkomt en hoe hij daarop kan anticiperen om niet in een gevaarlijke stresssituatie te komen. Waar zou jij als werkgever op kunnen letten? Houd werknemers in de gaten die bijvoorbeeld geen pauze nemen, achter hun bureau eten en voor iedereen klaar staan.

Leren stress te herkennen

Welke werknemers lopen het gevaar dat ze over hun grenzen gaan? De werknemers die bij thuiskomst ook nog veel doen en zich zich geen rustmoment gunnen. Ook de onzekere, minder assertieve of perfectionistische werknemers lopen meer risico op een burn-out. Denk niet alleen aan het functioneren van je bedrijf als geheel, maar heb ook oog voor ieder individu en hoe zich die binnen jouw organisatie voelt. Het is voor alle medewerkers belangrijk dat ze leren om fysieke, mentale en emotionele stress te herkennen, om te buigen en af te voeren.

Denk na over de toekomst

De wereld verandert razendsnel. Wanneer je je wilt richten op stresspreventie, is het goed om te bedenken dat de wereld er over een paar jaar weer heel anders uitziet dan nu. Mensen veranderen, structuren veranderen en al snel zijn goede, nieuwe ideeën achterhaald.

Stresspreventie vraagt dus ook om een blik in de toekomst, zonder dat je die toekomst wilt kunnen vastleggen. Dit is namelijk onmogelijk. Wel is het mogelijk om bepaalde trends te ontdekken en te bekijken waar nieuwe generaties zich mee bezighouden.

Leid en leid op

Het is belangrijk dat een werkgever zijn personeel aanmoedigt, motiveert en ze helpt om zich te ontwikkelen. Hiervoor hebben leidinggevenden voldoende training nodig. Het gaat namelijk niet alleen om zo nu en dan een goed functioneringsgesprek voeren. Het is belangrijk dat de werknemer ook verdere aansturing krijgt om het beste uit zichzelf te halen.

Daarnaast is het goed te beseffen dat een team bestaat uit individuen die ieder uniek zijn qua persoonlijk en die allemaal hun unieke persoonlijke situatie kennen. Het is dus cruciaal om persoonlijk contact te zoeken en oprechte aandacht te geven.

Een duidelijk verzuimbeleid

Een verzuimbeleid bepaalt wie er verantwoordelijk is voor verzuim en ‘hoe de hazen lopen’ wanneer een werknemer zich ziekmeldt. Natuurlijk is de ambitie om helemaal geen verzuim te hebben en stress tot een minimum te beperken. Maar de realiteit is dat er ook gekeken moet worden naar hoe je het bestaande verzuim kunt verminderen. Ook dat is stresspreventie.

Ontwikkel hiervoor bijvoorbeeld een helder verzuimbeleid. De realiteit is dat het verzuimbeleid in veel organisaties niet bekend is, of zelfs helemaal niet bestaat. Als dit zo is, dan betekent het wel dat er nu actie ondernomen moet worden om een verzuimbeleid te implementeren.

Stresspreventie is ook burn-outpreventie

Aangezien het blootstaan aan langdurige stress kan leiden tot een burn-out gaan stress- en burn-outpreventie hand in hand. Het is hierbij belangrijk te weten wat een werknemer nodig heeft. Zoals vermeld is persoonlijk contact belangrijk, maar ook een gevoel van veiligheid is cruciaal. Werknemers moeten zich op hun gemak kunnen voelen tijdens het werk. Dit neemt de factor van de eeuwige stress namelijk weg.

Een manier om veiligheid te creëren is door medewerkers de kans te geven zich te uiten zonder dat zij hier een uitbrander voor krijgen. Op deze manier voelen werknemers zich beter begrepen. Een veilig en gewaardeerd gevoel zal vervolgens elk individu helpen beter te presteren. Het komt ook de werksfeer ten goede. Bovendien moet een werknemer zich veilig voelen om aan te geven dat de werkdruk te hoog ligt. Hierdoor kan het teveel aan stress bespreekbaar worden gemaakt.

Wees benaderbaar en bereikbaar

Ondanks de veranderingen de afgelopen jaren vinden veel medewerkers het nog steeds moeilijk hun grenzen aan te geven. Misschien denken ze dat ze namelijk dat ze een promotie mislopen of ontslagen worden. Daarom moet een leidinggevende laten zien dat hij benaderbaar is voor gesprekken over werkstress. Een teveel aan stress is namelijk slecht voor de gezondheid en het kan een voorbode zijn van een burn-out. Het is dan ook belangrijk de risicofactoren te herkennen. Zo kunnen er bijvoorbeeld problemen ontstaan wanneer iemand te perfectionistisch is. Door deze eigenschap worden doelen maar moeilijk behaald, wat stress tot gevolg heeft.

Een andere factor die mee kan spelen, zijn de persoonlijke omstandigheden. Een traumatische ervaring of het verlies van een dierbare zal veel stress met zich meebrengen.

Ten derde is de werksituatie zelf meestal een factor die bijdraagt tot een burn-out. Zo is een slechte werksfeer of een te hoge werkdruk funest voor iedere medewerker. Ook communicatie speelt een belangrijke rol. Op deze manier krijgen je werknemers duidelijkheid en weet iedereen waar hij aan toe is.

Als een werknemer last heeft van stress, is het goed om empathie te tonen in je communicatie. Begrijp waar bepaalde gedachten en gevoelens vandaan komen en houd rekening met die gevoelens. Op deze manier zul je sneller een oplossing vinden.

Ken de soorten verzuim

Er bestaan verschillende soorten verzuim. Zo is er:

• Roze verzuim
• Grijs verzuim
• Zwart verzuim
• Wit verzuim

Iedere verzuimsoort vraagt om een eigen aanpak. De ene soort verzuim is namelijk volledig legitiem. De andere soort verzuim is vrij direct op te pakken doordat een werknemer de boel loopt te belazeren. Wanneer je wilt inzetten op stresspreventie, verdienen deze soorten van verzuim zeker de aandacht!

De houding van de leidinggevende

De enige manier om het stressniveau van medewerkers omlaag te laten gaan, is door goed met stress om te gaan. De leidinggevende speelt hierin wederom een sleutelrol. Het is belangrijk medewerkers te ondersteunen door inspirerend en betrokken te zijn. Een te autoritaire, teruggetrokken en directieve benadering werkt averechts. Het is voor leidinggevende belangrijk om voor zichzelf een burn-outpreventieve houding te creëren door open te zijn, goed te communiceren en waardering te geven.

Bovendien moeten signalen van een aankomende burn-out herkend worden en serieus genomen worden. Zo is gebrek aan energie, chronische oververmoeidheid en prikkelbaarheid een mogelijke voorbode van een burn-out. Een leidinggevende doet er goed aan betrokken te zijn bij zijn werknemers zodat hij signalen tijdig kan opmerken. Ook is het belangrijk werknemers te helpen zich persoonlijk te ontwikkelen.

Stress herkennen en bespreekbaar maken

Hoewel het lastig kan zijn voor een werknemer om aangesproken te worden op de hoeveelheid stress die hij ervaart, doe je hem er uiteindelijk een plezier mee. Het is namelijk dé manier om het probleem aan te pakken. Het is belangrijk om in gesprek te gaan aangezien iedereen anders is. De oorzaken van stress kunnen dus van persoon tot persoon verschillen alsook de manier waarop je ermee om moet gaan. Stress bespreekbaar maken heeft als voordeel dat je meer inzicht krijgt in de manier waarop een werknemer omgaat met stress. Het zal benadering makkelijker maken.

Aangezien stress een gevoelig onderwerp is, is het belangrijk om het juiste moment uit te kiezen om een werknemer aan te spreken. Doe dit dus niet wanneer iemand net iets naars heeft meegemaakt of wanneer iemand een slechte dag heeft. Als leidinggevende doe je er bovendien goed aan dit soort gesprekken onder vier ogen te voeren. Het kiezen van het juiste moment om een werknemer aan te spreken kan lastig zijn, aangezien dit moment zich nooit lijkt aan te dienen.

Probeer toch een moment te vinden en bereid je goed voor op het gesprek. Het is belangrijk concreet te zijn, het gesprek kort te houden en bovendien een luisterend oor te bieden. Een leidinggevende kan ervoor kiezen dit gesprek in een veilige, informele omgeving te voeren, bijvoorbeeld tijdens een wandeling.

Maak stress niet alleen bespreekbaar op individueel niveau maar ook in het team zelf. Bespreek wat de oorzaken zijn van stress, welke signalen zich voor kunnen doen en vervolgens wat er gedaan moet worden wanneer deze signalen geconstateerd worden.

Creëer een prettige werkplek

Wat is er nu mooier dan dat je werknemers met plezier naar hun werk gaan en voldoening uit hun werk halen? Creëer daarom een veilige omgeving binnen je bedrijf. Een omgeving waar ze zichzelf kunnen zijn en waar ze hun klachten durven te bespreken. Wat doe je als een werknemer aangeeft dat hij overbelast is? Is er ruimte om een tijdje minder werkzaamheden te verrichten? Ga in gesprek met je werknemers, probeer de oorzaken van stress te achterhalen en sta open voor suggesties. Door vroegtijdig signalen te herkennen en te erkennen, zul je veel stress in je bedrijf kunnen voorkomen. En daardoor kun je uiteindelijk veel ziekteverzuim voorkomen, veel leed vermijden en veel kosten besparen.

Bedenk ook de kleine dingen die het (werk)leven veraangenamen. Zo kunnen een paar kleine ingrepen er al voor zorgen dat werknemers zich meer ontspannen voelen op het werk. Bekijk hiervoor:

Verschillende gedragsstijlen van medewerkers herkennen

Het belangrijk om bepaalde gedragsstijlen te herkennen. Dan kun je namelijk de juiste hulp bieden. Zo zijn er bijvoorbeeld steun gevende collega’s die graag kwaliteit leveren en andere collega’s hier ook bij helpen. Deze collega’s werken over het algemeen graag samen in teams en hebben verstand van zaken.

Er zijn ook werknemers die een beheersende stijl hebben. Ze bereiken graag concrete resultaten en zijn behoorlijk competitief. Deadlines zijn voor hen meestal geen probleem. De behoudende collega is analyserend en planmatig. Risico’s worden zoveel mogelijk vermeden en alle werkzaamheden worden methodisch aangepakt. De meegevende collega drijft op goede contacten met andere collega’s. Het zijn echte teamplayers die graag nieuwe ontwikkelingen zien.

Doordat een team over het algemeen bestaat uit verschillende typen kan samenwerken een uitdaging zijn. Conflicten kunnen op de loer liggen en voor onnodige stress zorgen. Een leidinggevende kan een team in goede banen leiden door dit bespreekbaar te maken. Help individuen om naar collega’s te luisteren en in te spelen op elkaars behoeften. Maak bovendien stress bespreekbaar door in te gaan op de mogelijke klachten. Zo zullen collega’s elkaar er ook makkelijker op kunnen aanspreken wanneer ze symptomen herkennen.

Managementstijl aanpassen per werknemer

Als manager doe je er goed aan je managementstijl aan te passen per werknemer. Ieder team kent zijn individuen. Ieder mens is uniek. Je kunt daarom wel zeggen dat iedere werknemer zijn of haar eigen aanpak nodig heeft. Er zijn talloze tests bedacht om aan te tonen welke werknemer welke aanpak verkiest. Toch is gezond verstand een belangrijke graadmeter. Je kunt als leidinggevende je ogen de kost geven om te zien wat een werknemer nodig heeft.

Een aantal hulpmiddelen voor een:

• Een perfectionistische medewerker
• Snel afgeleide werknemer
• Werknemer die veel aandacht vraagt
• Competitieve werknemer
• Multitaskende werknemer
• Overbetrokken werknemer
• Onzekere werknemer
• Niet assertieve werknemer

Verdiep je in de mogelijkheden om verzuim te verlagen

Als leidinggevende moet je ervoor oppassen dat je jezelf niet blind staart op de mogelijkheden die er zijn om het verzuim te verlagen. Stress is een belangrijke factor in verzuim. Verbreed daarom je horizon daar waar het gaat om het terugdringen hiervan. Beperk je niet alleen tot stress, maar verdiep je ook in zaken als werkgeluk, efficiënte, inspiratie. Schuw hierbij diepere betekenissen niet. Denk hierbij aan de reden van ons bestaan en weten wat je als mens nodig hebt.

Leer stress herkennen

Stress kan leiden tot lichamelijke problemen zoals oververmoeidheid, hoofdpijn, rugpijn en maagklachten. Op emotioneel gebied kan het leiden tot gevoelens van waardeloosheid, rusteloosheid en prikkelbaarheid. Stress kan ook leiden tot mentale klachten waaronder een slecht concentratievermogen, een slechter geheugen en besluiteloosheid.

Dit alles kan leiden tot gedragsveranderingen waardoor een collega teamgenoten uit de weg gaat, meer gaat klagen en zichzelf vaker ziekmeldt. Bedenk dat medewerkers met verschillende gedragsstijlen op verschillende manieren kunnen reageren op stress. Daarom is het belangrijk je ogen goed open te houden.

Cultuurverandering?

De maatschappij staat niet stil en ondergaat continu verandering. De bedrijfscultuur loopt hier echter vaak nog op achter waardoor burn-outs een groot risico vormen. Het wordt dus tijd voor een cultuurverandering op het werk. Dit is natuurlijk geen gemakkelijke opgave. Een cultuurverandering doe je niet even snel. Je bent al snel minimaal drie jaar onderweg. Echter, het is de investering waard: de enorme kosten van een hoog ziekteverzuim maken dat je als bedrijf strategische keuzes moet gaan maken om werknemers gezond aan het werk te houden.

Goede communicatie

Vooral als er veel in teams wordt samengewerkt, is goede communicatie erg belangrijk. Goede communicatie is essentieel voor een goede band tussen de leidinggevenden en de medewerkers. Het werkt motiverend voor medewerkers als ze op de hoogte zijn van de gang van zaken op hun werk en van wat er speelt in het bedrijf. Zorg daarom bijvoorbeeld voor een-op-een gesprekken, teambijeenkomsten en interne nieuwsbrieven.

Op die manier zullen medewerkers zich betrokken voelen en ze zullen meer plezier in hun werk hebben. Ze beseffen dan dat hun werk een belangrijk onderdeel vormt van het grote geheel. Goede communicatie helpt bij het verminderen van eenzaamheid. Eenzaamheid verminderen en sociale erkenning is enorm belangrijk voor stresspreventie bij medewerkers. Teamwork en goede communicatie is hiervoor de oplossing.

Laten we het nog eens benadrukken: goede communicatie is de sleutel. Het klinkt zo logisch, maar in de praktijk zijn er maar weinig bedrijven die dit goed weten te handhaven. Het is zaak om communicatie prioriteit te geven om een bedrijf goed te laten ontwikkelen.

Werk procesgericht in plaats van doelgericht

‘Het is niet de bestemming, maar de weg ernaartoe’. Het klinkt filosofisch, maar in de praktijk zit er zeker een kern van waarheid in, vooral voor bedrijven. Als men doelen te snel wil behalen zijn halve resultaten vaak het resultaat. Een iets langere weg kan juist leiden tot een beter resultaat met minder stress onderweg. Er is namelijk tijd voor analyse en eventuele veranderingen. En vooral:  er is meer ademruimte.

Zet in op vitaliteit

Een vitale medewerker is levendig en heeft plezier in zijn werk. Wanneer de vitaliteit daalt, is dit een duidelijke alarmbel. Stress kan hier de oorzaak zijn en het is dan ook belangrijk het gesprek aan te gaan. Hierbij is communicatie weer belangrijk. Wees als leidinggevende open en bespreek je zorg om de werknemer.

Het doel is om ervoor te zorgen dat alle medewerkers goed in hun vel zitten. Dit kan lastig zijn doordat stress ook uit een privésituatie kan voortvloeien. Ook in zo’n geval is het belangrijk om aandacht te tonen voor het probleem. Werknemers die vitaal zijn, zullen efficiënter zijn en bijdragen tot een goede sfeer op de werkvloer. Het kost wat moeite, maar de resultaten zijn het waard.

Verdiepen in duurzame inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid is een containerbegrip geworden. Er zijn tientallen tips op internet te vinden die laten zien hoe je de duurzame inzetbaarheid van werknemers kunt vergroten. Over het algemeen is de insteek van duurzame inzetbaarheid: zorgen dat werknemers minder snel ziek worden. Maar de aanpak hiervan verschilt per bedrijf. Een advocatenkantoor zal een hele andere aanpak moeten hebben dan een bedrijf dat gespecialiseerd is in tuinaanleg.

Wanneer je je dus, noodzakelijkerwijze, gaat verdiepen in duurzame inzetbaarheid, bekijk dan welke interventies je kunt inzetten die passen bij je bedrijf en werknemers.

Mobiliteit

Verandering kan soms moeilijk te accepteren zijn voor werknemers. Daarom is het van belang dat medewerkers het verloop in personeel als normaal bezien. Aan de andere kant moet er ook niet zo veel verloop zijn dat de teamspirit er onder leidt. Er moet wel mogelijkheid zijn om een goede samenwerking tot stand te brengen. Het is belangrijk voor een leidinggevende een balans te vinden in de mobiliteit.

Geef het goede voorbeeld als manager

Naast alle bovengenoemde factoren die van invloed zijn op de motivatie van je medewerkers, ben jijzelf als leidinggevende ook een belangrijke factor. Je hebt namelijk een grote invloed op de medewerkers. Als jij enthousiast over het werk bent, zullen je medewerkers dat ook sneller zijn. Als jij gemotiveerd bent, zullen je medewerkers ook sneller gemotiveerd zijn. Jouw dynamiek, uitstraling en gedrevenheid is bepalend voor de werksfeer. Geef als leidinggevende dus het goede voorbeeld en je voorbeeld zal gevolgd worden.

Uiteindelijk kun je motivatie natuurlijk niet afdwingen. Je kunt niemand dwingen om gemotiveerd te zijn. Iedere medewerker zal zichzelf moeten motiveren. Maar zoals we in dit artikel hebben gezien zijn er wel belangrijke factoren die van invloed zijn op de motivatie van je medewerkers. Het is belangrijk dat jij als leidinggevende je medewerkers goed kent, zodat je weet of iedereen op de goede plek zit.

Heb vervolgens vertrouwen in je medewerkers en geef ze verantwoordelijkheden. Als ze hun werk goed uitvoeren, laat het ze dan vooral ook weten en beloon extra werkinspanning. Daarnaast is het belangrijk dat er ruimte is voor persoonlijke groei en door duidelijke communicatie zullen medewerkers zich betrokken voelen. Ten slotte kun jij het voorbeeld geven door gemotiveerd te zijn en je werk enthousiast uit te voeren.

Podcast over verzuimpreventie?

Beluister hier de podcast over verzuimpreventie met onze ervaren trainer Roberto.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:

• Time management op de werkvloer, help werknemers hun tijd beter gebruiken
• Interne mobiliteit en de gevolgen voor stress, werkplezier en duurzame inzetbaarheid
• Conflicten op de werkvloer effectief oplossen