Timemanagement, je hoort het tegenwoordig overal om je heen. De 21e eeuw lijkt veel verwachtingen met zich mee te brengen op gebied van werk, het sociale leven en hobby’s. Het is hierdoor steeds moeilijker om alle ballen in de lucht te houden. Maar wat is timemanagement nu eigenlijk? En kun je door het toepassen van timemanagement stress of een burn-out tegenhouden? In dit artikel helpen we bij het juist indelen van je tijd:

Lees een aanverwant artikel: prioriteiten stellen

Timemanagement: zin of onzin?

Kom je eigenlijk altijd tijd tekort, ervaar je veel stress en ga je gebukt onder een hoge werkdruk? Dan is het belangrijk een passende oplossing te zoeken voor dit probleem. Hierbij kan timemanagement een goede ondersteuning zijn. Door onder andere e-mails juist te managen, vergaderingen effectief te laten verlopen en afleidingen te vermijden en productiviteit te verhogen. Kortom efficiënt werken zul je ongetwijfeld tijd overhouden. Geeft dit echter ook de voldoening die je zoekt en heb je het gevoel aan alle (jezelf gestelde) verwachtingen te voldoen?

Het tegengaan van stress gaat over meer dan alleen in minder tijd meer gedaan krijgen. Dit kan namelijk juist stress opleveren, bijvoorbeeld doordat je veel dingen doet die niet relevant zijn, stressvol zijn, of jouw interesse/focus niet hebben. Belangrijk is hierbij te achterhalen wat jou voldoening geeft en waar jij juist stress van krijgt.

Door een training of cursus timemanagement kun je ontdekken wat die stressfactoren zijn, wat je gelukkig maakt en hoe je hier weer grip op kunt krijgen. Hierbij kan timemanagement zeker een zinvolle toevoeging zijn, controle op de dingen die jij wilt doen!

Maar om te weten of een cursus timemanagement toepasbaar in jouw leven, is het goed om te weten wat het nu precies is. En hoe je timemanagement kan toepassen. Deze informatie zal inzicht geven in alle tips- en tricks.

Te veel tijd verliezen

Wat is timemanagement?

Timemanagement klinkt als het managen van tijd. Maar het is veel meer dan dat. Het is niet alleen een manier of techniek die ervoor zorgt dat je zo effectief mogelijk met je tijd om kan gaan. Het geeft je weer regie en grip op hetgeen je wilt doen. Timemanagement is gericht op een groot aantal aspecten, bijvoorbeeld gewoontes en routines op je werk, focus die je ervaart, gevoel dat je hebt door verwachtingen en gedachten over wat er moet gebeuren.

Door het effectief omgaan met de tijd en taken uit te voeren die je graag doet, zul je uiteindelijk een stuk efficiënter werken. Efficiënt werken kan je rust en controle geven, daarnaast kun je er voldoening uithalen mits je de juiste doelen hebt gesteld.

Wanneer je dit hebt bepaald kun je ervoor zorgen gericht taken en activiteiten te ondernemen om daadwerkelijk je doel te behalen. Dit kan per moment verschillen. Collega’s kunnen ziek worden, waardoor het werk zich opstapelt. Of de werkdruk stijgt omdat je net een grote opdracht hebt binnengekregen. In deze situaties is het van groot belang prioriteiten te stellen en kritisch te kijken naar de werkzaamheden die er liggen.

Niet alles is belangrijk en soms besteed je tijd aan ineffectieve zaken (rommelige logistiek, ongeorganiseerde vergaderingen etc.) Hierbij zal timemanagement je ondersteunen om je weer te kunnen focussen op hetgeen jij jezelf ten doel hebt gesteld om uiteindelijk met een voldaan gevoel je werkdag af te sluiten.

Lees ook: omgaan met werkstress

Waarom timemanagement?

Maar waarom zou je kiezen voor timemanagement? Wat zijn nu de voordelen van deze methode?

Timemanagement geeft overzicht en controle op hetgeen je allemaal ‘moet’ doen, of eigenlijk juist wilt doen. Deze controle geeft rust, maakt je productiever en zorgt ervoor dat je meer focus hebt op hetgeen je wilt gaan doen. Je hebt meer aandacht voor je werk, wat zichtbaar zal zijn in de resultaten. Je kiest bewust voor de taken die je wilt gaan doen, wat meer plezier en voldoening geeft in het werk. En tot slot zul je effectiever gaan werken en zul je meer tijd over houden voor ontspanning.

Het kan heel lastig zijn om jouw persoonlijke doelen te bepalen. Je kunt ondersteuning krijgen in het verhelderen van je doelen, maar ook van stressfactoren. Hiervoor krijg je praktische handvatten aangereikt die jou weer de regie geven over je leven. Als je inzicht hebt in je eigen beweegredenen, heb je kennis vergaard die zinvol is voor de rest van je leven.

Lees ook: De regie hebben en houden

Heb je veel stress? En wil je stress verminderen in je leven?

Biedt timemanagement dan de oplossing of ben je meer gebaat bij een effectieve coaching?

Bekijk hier: coaching bij stress

Gevolgen van slecht time management

De tijd is onze grootste vriend, en soms ook onze grootste vijand. Wanneer werktijd slecht wordt ingedeeld zal de werkdruk voelbaar stijgen. Er is teveel te doen en te weinig tijd om alles voor elkaar te krijgen. Werknemers krijgen het gevoel niet toe te komen aan belangrijke taken.

Dit gebrek aan controle levert stress op. Elke dag het gevoel hebben dat je niet aan je werk bent toegekomen voelt onbevredigend. Werk wordt afgeraffeld, in de hoop alles gedaan te krijgen. Collega’s raken geïrriteerd en geven anderen de schuld. Conflicten ontstaan makkelijker bij een gespannen werksfeer.

Houdt deze stress door hoge werkdruk lang aan dan beginnen werknemers zich ziek te melden. Ze voelen zich minder nuttig in hun werk, want ze krijgen het toch niet af. De betrokkenheid daalt. De werkdruk en negatieve gevoelens kunnen uiteindelijk uitmonden in een burn-out.

Vooral overdreven perfectionisme levert veel werkdruk op. Werknemers die alles tot in de puntjes geregeld willen hebben komen altijd tijd tekort. Zomaar ad hoc werkzaamheden aanpakken en afhandelen zorgt ervoor dat de belangrijkste dingen blijven liggen.

Met goede time management zorg je ervoor dat jij de baas bent over de tijd, niet andersom.

Hoe werkt time management?

Met time management neem jij de leiding over je eigen werk. Om dingen in goede banen te leiden, en aan het einde van de dag met een goed gevoel naar huis te gaan, plan je de werkzaamheden in.

Dit kan je ’s ochtends doen, voor je begint. Maar dit kan ook aan het einde van de werkdag, zodat je de volgende ochtend direct aan de slag kunt.

Stel prioriteiten. Welke taken zijn het belangrijkste, en vragen directe aandacht. Welke taken zijn minder belangrijk maar moet je ook oppakken. Maak afspraken met jezelf, hoelang je hiermee bezig mag zijn, en hou je hieraan. Zorg dat je elke dag iets afmaakt. Niets voelt zo fijn als dingen afstrepen van je to-do lijst.

Tijd voor jezelf werkt effectiever

Zijn er taken die je onverdeelde aandacht vragen? Plan tijd in waarin je ongestoord kunt werken. Wellicht is er op kantoor een flexwerkplek waar jij je even terug kunt trekken. Zonder telefoon en collega’s die je storen heb je de taak sneller af en is er minder kans op fouten.

Zelfs een simpele vraag tussendoor als “Koffie?” haalt je uit je concentratie. Elke afleiding kost je tijd. Je wordt uit je concentratie gehaald en moet er weer opnieuw inkomen. Op een uurtje werk kan je dit zo een half uur extra kosten. Zonde natuurlijk.

Zoek dus een plek waar je ongestoord kunt werken, zet je mobiel uit en vraag een collega tijdelijk je bureautelefoon op te nemen terwijl jij weg bent. Natuurlijk kan je dit andersom ook doen.

Tijd is niet oneindig

Er zitten een beperkt aantal uren in een werkdag. Hoe goed je de werkzaamheden kunt plannen, dit worden er niet meer. Op een assertieve manier nee leren zeggen hoort bij time management. Je kunt nu eenmaal niet alles oppakken. Schuiven collega’s nogal makkelijk werk naar je toe? Leer nee te zeggen. Of wees heel duidelijk dat je er nu geen tijd voor hebt, maar het wel later op kunt pakken.

Zo is voor iedereen duidelijk wat ze van je kunnen verwachten. En je krijgt geen scheve gezichten waarom werkzaamheden niet gedaan worden.

Opruimen geeft je meer tijd

Geen tijd om op te ruimen? Een bureau vol stapels papier kost je tijd. Je bent altijd van alles kwijt. Het is onoverzichtelijk en je wordt erdoor afgeleid. Want je ziet steeds wat er allemaal nog op je ligt te wachten. Dat werkt niet ontspannen.

Zorg voor een opgeruimd bureau, waar alleen ligt waar je op dat moment mee bezig bent.

Even niets doen kost geen tijd

Het klinkt misschien gek maar even 5 minuten niets doen zal je tijd besparen. Na uren naar een beeldscherm staren ben je niet meer zo helder en productief als aan het begin van de werkdag.

Even ontspanning, echt even niets doen maakt je hoofd weer helder. Er komt plaats van nieuwe ideeën en de taak waar je net op vastliep rolt nu zonder problemen uit je handen.

Begin met de moeilijkste taak

Uitstelgedrag is ook een oorzaak van tijdgebrek. Lastige of vervelende taken voor je uitschuiven werkt niet. Ze blijven maar liggen en jij blijft er tegenaan hikken.

Pak daarom de moeilijkste taken eerst aan. Door hiermee te beginnen op het moment dat je nog helder en productief bent, bijvoorbeeld ’s ochtends als eerste, heb je de taak sneller gedaan. En het geeft je de rest van de dag een beter gevoel. Dat heb je mooi alvast gedaan!

Maak je planning visueel

Gebruik een agenda, planbord of iets anders visueels om je planning op te maken. Een planning in je hoofd is leuk maar ook snel omgegooid. En je hoofd loopt vol met dingen waar je tijdens je werk niet aan wilt denken.

Schijf je planning dus duidelijk op en blijf daarbij. Gebruik je hoofd om te denken.

De timemanagement matrix (Eisenhowermatrix)

Een van de meest bekende modellen van timemanagement is het Eisenhower model. Dit model leert op een heel eenvoudige wijze prioriteiten stellen. Een onoverzichtelijke to-do lijst kan veel stress geven. Het Eisenhower model leert jou wat urgent is, wat je voor een later moment moet inplannen en wat je simpelweg beter niet kunt doen.

Het model werkt als volgt. Je ziet vier kwadranten, waarbij de bovenste kwadranten de belangrijke taken weergeven en de onderste twee kwadranten de niet belangrijke zaken.

Belangrijk en urgent

In het eerste kwadrant schrijf je de belangrijke en urgente taken op. Deze taken moet je zelf uitvoeren en kun je niet uitstellen. Door deze taken uit te voeren zal de stress gereduceerd worden.

Belangrijk maar niet urgent

In het tweede kwadrant worden alle taken geschreven die wel belangrijk zijn, maar die niet urgent zijn. Taken waar je niet altijd aan toe komt. Bijvoorbeeld een interessant project wat je wilt gaan opzetten. Dit is zeker iets belangrijks, maar dit hoeft niet gelijk vandaag afgerond te worden.

Niet belangrijk wel urgent

In het derde kwadrant schrijf je taken die niet belangrijk zijn, maar wel urgent. Bijvoorbeeld het sturen van een email, of een eenvoudig telefoontje. Deze taken zou je gemakkelijk uit handen kunnen geven.

Onbelangrijk en niet urgent

In het laatste kwadrant schrijf je de taken op die niet belangrijk zijn en ook niet urgent zijn. Taken die je als allerlaatste aan bod komen. Niet eens altijd relevante zaken. Maar zaken die altijd nog op je to-do list staan, omdat je ze leuk vind, of aardig om eens te doen. Je hebt de keuze om deze taken helemaal niet te doen en te schrappen

Vervolgens ga je de taken uitvoeren. De taken in kwadrant 4 voer je niet uit. De taken in kwadrant 3 ga je uitbesteden of waar mogelijk ook schrappen. Taken in kwadrant 2 plan je in je agenda op gezette tijden (bijvoorbeeld elke middag vanaf 3 uur).  Taken in kwadrant 1 plan je nog voor diezelfde dag (direct) in.

Lees ook: Leren loslaten

Time management burn out
Characters of people holding time management concept illustration

Timemanagement tips:

Een aantal belangrijke tips voor het starten met timemanagement:
Voorafgaand aan timemanagement:

  • Wees je bewust van je beweegredenen en bepaal wat voor jou belangrijk is.
  • Stel duidelijke doelen en zorg ervoor dat deze doelen jou voldoening geven.

Wanneer dit niet helder is, is het raadzaam om een training of cursus te volgen om allereerst inzicht te creëren jouw persoonlijke doelen.

Vervolgens is het belangrijk om:

  • Prioriteiten te stellen (bijvoorbeeld met de Eisenhower matrix)
  • Nee zeggen wanneer nodig en taken delegeren als dit kan.
  • Vooruit plannen en een overzichtelijk en vooral haalbare planning maken.
  • Neem tussendoor geen nieuwe taken aan (via bijvoorbeeld mail), maar maak hetgeen af waar je aan bent begonnen.
  • Voorkom afleidingen, houd de tijd goed in de gaten en plan pauzes voor jezelf om de haalbaarheid te vergroten.

Lees ook: grenzen aangeven

Een tekort aan timemanagement kan leiden tot een burn out

Bekijk alle symptomen van een burn outin ons gratis E-book

Reken af met tijdrovers

Je hebt nu je taken netjes ingepland en klaarliggen op je bureau. Dat gaat goed. Maar er zijn op een dag altijd nog extra taken, die je niet kunt voorspellen. Echt tijdrovers, als je er verkeerd mee omgaat.

Je e-mail en telefoon zijn er bijvoorbeeld twee van. Deze komen de hele dag binnen, ongeregeld en op tijden dat jij er niet op zit te wachten. Maar ook hier kan je anders mee omgaan.

Kijk minder naar je e-mail

E-mails hoeven echt niet direct beantwoord te worden. Door de hele dag op elk berichtje direct te reageren verwachten andere n ook dat je dat altijd doet. Maar dit is niet nodig, en ook nog vreselijk tijdrovend.

Bekijk je e-mail een paar keer per dag, op vaste tijden. Neem ook hierover direct een beslissing.

  • Beantwoord het bericht en/of zet op je to-do lijst
  • Delegeer de boodschap als deze niet bij jouw werkzaamheden hoort
  • Verwijder het bericht als je er niets mee hoeft te doen
  • Maak een box aan waarin je overige mailtjes zet, waarmee je ooit nog iets wilt doen

Op deze manier houdt je de inbox schoon en overzichtelijk.

Stuur zelf niet voor alles een mailtje. Vooral ingewikkelde boodschappen kan je beter persoonlijk bespreken. Loop naar de collega toe of bel de klant waarmee je wilt overleggen.

Dat scheelt veel op- en neer mailen en je kunt direct iets met de informatie. Stuur eventueel een samenvatting van het gesprek per mail, zodat jullie beide terug kunnen vinden wat er besproken is.

Houdt in je achterhoofd dat wie veel mailt ook veel mail terug kan verwachten. Pas dus ook op met veel mensen toevoegen in de CC. Als iedereen een mening heeft over je bericht krijg je op één bericht misschien wel 10 reacties terug, die je ook allemaal wilt gaan beantwoorden.

Zet afleidende geluidjes uit

Afleiding is je grootste vijand, als je geconcentreerd bezig bent. Ook al denk je dat je ze kunt negeren, onbewust reageert je brein op elke pop-up en elke ping die binnenkomt. Je productiviteit vliegt achteruit.

Zet daarom alle geluidjes uit, ook van je mobiel, en sluit eventueel je mailbox af. Jij heb vaste tijden wanneer je de mail wilt lezen, dus tussendoor hoef je niet te weten als er iets binnenkomt.

Ook je social media kan je checken als je klaar bent met werken, dat hoeft niet steeds tussendoor. Even je berichten checken haalt je helemaal uit je werk-flow. En social media is erop gebouwd je zo lang mogelijk te entertainen. Voor je het weet zit je veel langer te scrollen dan je dacht. Zonde van je tijd dus.

Korte vergaderingen zijn veel efficiënter

Wordt er veel en lang vergaderd? Niet elke vergadering is noodzakelijk voor alle werknemers. Worden er eindeloos veel onderwerpen besproken, waardoor een vergadering uren duurt? Deel dit eens op en organiseer vergaderingen per onderwerp.

Ten eerste is het voor werknemers duidelijker bij welke vergadering hun aanwezigheid nodig is. De rest kan gewoon doorwerken, dat is veel productiever. Ten tweede kan er veel efficiënter vergaderd worden als het onderwerp duidelijk is.

Zorg ook dat het van te voren duidelijk is hoelang de vergadering gaat duren. In beperkte tijd kom je sneller tot de kern, zonder uit te wijden over randzaken die er eigenlijk niet toe doen.

Wachttijden zijn geen verloren tijd

Wachttijd voelt vaak als verloren tijd. Maar dat hoeft niet. Er ligt altijd wel een stapeltje ‘nog te lezen’ materiaal. Neem hier wat van mee. Ideaal voor in het openbaar vervoer, als je moet wachten voor een afspraak of vergadering.

Zo vul je de ‘verloren tijd’ nuttig in en lees je eindelijk die vakliteratuur of dat business rapport dat al een tijdje op je ligt te wachten.

Beperk je tijd met langdradige collega’s

Heel gezellig van die collega’s met lange verhalen. Maar niet als jij net aan een belangrijke taak bezig bent. Je wilt niet onbeleefd zijn en wacht het einde van hun verhaal af, maar dat duurt wel even.

Beter vertel je rustig dat je het leuk vond weer even bij te praten, maar nu echt weer verder moet met je werk.

Heb je een deur? Doe hem dicht, dat helpt vaak tegen collega’s die misbruik maken van je open deur beleid. Geen deur? Doe dan een koptelefoon op. Nu kan je in ieder geval doen alsof je de praatgrage collega niet hoort en doorwerken.

Concentreer je op één ding tegelijk

Multitasken voelt alsof je veel doet maar eigenlijk doe je veel dingen een beetje. Belangrijke en complexe zaken vragen je volle aandacht om het goed af te ronden. Daarnaast is het continue schakelen tussen verschillende werkzaamheden niet goed voor je productiviteit. Je verliest er tijd en energie mee.

Het is veel efficiënter om je volledige aandacht te richten op waar je mee bezig bent. Je werkt dan sneller en beter aan deze taak. Je verliest geen tijd aan omschakelen en opnieuw concentreren. 

Timemanagement tegen stress en burn-out

Timemanagement is zinvol om stress en zelfs een burn-out tegen te gaan, mits je dit goed inzet. Het is belangrijk dat je weet waar je gelukkig van wordt, wat jou voldoening geeft en wat je wilt doen in je werk. Zo kun je heldere doelen gaan stellen, waar je zin in hebt en wat je positieve energie geeft.

Op het moment dat je echt in dit doel gelooft, dan sta je er voor open om jezelf te verbeteren en de resultaten te behalen. Je houdt tijd over voor ontspanning en zaken waar je graag tijd aan wilt besteden.

Lees ook: Een burn-out herkennen

Gerelateerde artikelen

Hulp bij burn out en stress

Het verminderen van stress en het herstellen van een burn-out is geen sinecure. Heb je ondersteuning nodig, dan kan je op onze hulp rekenen. Onze coaches zijn allemaal gespecialiseerd in jouw problematiek. Door hun jarenlange ervaring kunnen ze samen met jou werken aan jouw herstel. Van het resultaat van onze 1-op-1 coaching heb jij je leven lang plezier!

Bekijk ons aanbod voor:

Was dit artikel behulpzaam?

Vergelijkbare berichten

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.