Als werkgever heb je het liefst gezonde en fitte werknemers. Verzuim is voor niemand fijn. Voor werknemers is het naar dat ze last hebben van gezondheidsklachten en voor werkgevers is het vervelend om hun werknemers te missen. Bovendien zit je met hoge verzuimkosten als een medewerker uitvalt. Wat kun je doen om grip op verzuim te krijgen?

De belangrijkste oorzaken van verzuim

De grootste oorzaak van kortdurend verzuim is griep en verkoudheid. De belangrijkste oorzaak van langdurig verzuim zijn psychische klachten, overspannenheid en burn-out. Ook al komen deze klachten minder vaak voor dan griepklachten, is het verzuimpercentage van psychische klachten het hoogst.

Werkstress en burn-out worden vaak veroorzaakt door een hoge werkdruk of een verstoorde werk-privébalans. Verzuim kan dus ontstaan door werkomstandigheden, privéomstandigheden of door sociale oorzaken. Denk bijvoorbeeld aan conflicten op de werkvloer of de zorg voor naasten.

Grip op kort verzuim

Er wordt gesproken van kort verzuim als een medewerker zeven dagen of minder ziek is. Werknemers hebben ook recht op calamiteitenverlof voor dringende of onverwachte situaties, zoals een kind dat ziek is of het overlijden van een familielid. Dit verlof kan enkele uren tot een paar dagen duren.

Bij kort ziekteverzuim of calamiteitenverlof betaalt de werkgever het salaris door. Je wilt als werkgever daarom grip op kort verzuim hebben. Ook al gaat het om kortdurend verzuim, kunnen de verzuimkosten al gauw oplopen. Een werknemer die uitvalt, kost je al gauw tussen de 250 en 400 euro. Bovendien zorgt het verzuim van een medewerker voor een hogere werkdruk bij de andere medewerkers. En een hoge werkdruk kan weer leiden tot meer verzuim.

Goed omgaan met kort verzuim

Je kunt binnen je organisatie duidelijke afspraken maken over kort verzuim. In het verzuimbeleid maak je duidelijk wat een medewerker moet doen bij ziekte en hoe hij of zij zich moet ziekmelden. Op die manier weten medewerkers waar ze aan toe zijn en voorkom je onnodige stress.

Daarnaast kun je een goede registratie van verzuim maken om overzicht te houden. Wanneer een medewerker zich vaker dan drie keer per jaar ziekmeldt, is er misschien meer aan de hand. Je kunt dan een verzuimgesprek voeren om samen te onderzoeken wat er precies aan de hand is. Door kort verzuim aan te pakken, kun je lang verzuim voorkomen.

Grip op langdurig verzuim

Wanneer een medewerker zes weken of langer afwezig is door ziekte, wordt er gesproken van langdurig verzuim. Denk bijvoorbeeld aan een chronische ziekte of een burn-out. Lang verzuim is een groot risico voor jouw organisatie. Je moet als werkgever namelijk 70% van het loon doorbetalen en daarnaast moet je de kosten voor een vervanger betalen. Bovendien kan langdurig verzuim leiden tot productieverlies. Langdurig verzuim is dus erg nadelig voor zowel de zieke medewerker die last heeft van gezondheidsproblemen als de organisatie die kosten maakt.

Verzuim door werkdruk

In 2023 werd bijna een kwart van al het verzuim veroorzaakt door spanning, overspanning of burn-out. Werknemers die uitvallen vanwege stressklachten zijn vaak twee keer zo lang afwezig van het werk. Gemiddeld zijn werknemers met stressgerelateerde klachten 240 dagen niet aan het werk en bij een burn-out zelfs 300 dagen.

Goed omgaan met langdurig verzuim 

Bij frequent verzuim of langdurig verzuim moeten er meer stappen worden ondernomen dan bij kort verzuim. Een bedrijfsarts kan adviseren over het verloop van de ziekte en eventuele aanpassingen op de werkvloer. Het is belangrijk om goed contact te houden met je werknemer en met de bedrijfsarts om samen tot oplossingen te komen.

De goede stress of burn-out coach schrijft een probleemanalyse en kan vervolgens helpen om een plan van aanpak op te stellen voor re-integratie. In een plan van aanpak staan duidelijke afspraken over de stappen die genomen moeten worden om terugkeer naar het werk mogelijk te maken.

De wet verbetering poortwachter

Je kunt als werkgever langdurig verzuim niet altijd voorkomen. Maar om meer grip op langdurig verzuim te krijgen, is het belangrijk dat je een goede verzuimbegeleiding hebt. De Wet verbetering poortwachter (WVP) [1] helpt je daarbij en vergroot de kans op een vlotte re-integratie.

De WVP bestaat uit een verzameling van regels en procedurevoorschriften die bedoeld zijn om langdurig verzuim terug te dringen. Zowel de werkgever als de medewerker moeten zich inspannen en actie ondernemen om snelle werkhervatting mogelijk te maken.

Een goed verzuimbeleid

Een goed verzuimbeleid helpt je niet alleen om verzuim te verlagen, maar je zult zelf ook minder stress ervaren als je een duidelijk overzicht hebt van wat je kunt doen om ziekteverzuim te voorkomen en de schade ervan te beperken. Stel daarom een duidelijk en eerlijk verzuimbeleid op. Een goed verzuimbeleid geeft je rust en het gevoel dat je meer grip op de zaak hebt.

In het verzuimbeleid stel je richtlijnen op voor het melden van verzuim, de vereiste documentatie en de gevolgen van ongerechtvaardigd verzuim. Daarnaast ontwikkel je een plan voor werknemers om terug te keren na verzuim. Ten slotte communiceer je dit verzuimbeleid met je medewerkers.

Een verzuimanalyse

Door een verzuimanalyse te maken, krijg je meer inzicht in hoe het gaat qua verzuim binnen je bedrijf en hoe je het verzuimbeleid kunt verbeteren. Je ontdekt bijvoorbeeld waarvoor je werknemers zich ziekmelden, hoe vaak ze verzuimen en hoe lang ze uitvallen. Op basis van deze analyse kun je individuele begeleiding aanbieden of eventuele veranderingen binnen je je organisatie doorvoeren.

Een verzuimgesprek

Je kunt een verzuimgesprek voeren met een werknemer die zich in een jaar drie keer of vaker heeft ziekgemeld. Je mag niet vragen naar medische details, maar tijdens een verzuimgesprek kun je samen met de werknemer mogelijke oplossingen bespreken en kijk je of er bijvoorbeeld aanpassing van werk nodig is.

Hulp bij verzuimbegeleiding

Je hoeft niet alleen te strijden voor meer grip op verzuim. Je bent bijvoorbeeld verplicht om een bedrijfsarts in te schakelen. Maak daarom gebruik van de begeleiding van de bedrijfsarts. Daarnaast kun je via de arbodienst een casemanager inzetten of binnen je bedrijf een preventiemedewerker aanstellen.

Wat kun je doen om verzuim te voorkomen?

Hoe kun je verzuim binnen je bedrijf voorkomen? Verzuimpreventie is erg belangrijk om meer grip op verzuim te krijgen. Voorkomen is immers beter dan genezen. De volgende tips kunnen je daarbij helpen.

Bevorder werkplezier

Werknemers die met plezier naar hun werk gaan, zullen minder snel ziek worden. Bevorder daarom werkplezier binnen je bedrijf en krijg zo meer grip op verzuim. Je kunt bijvoorbeeld in gesprek gaan met alle medewerkers en vragen wat ze leuk vinden aan het werk. Probeer vervolgens de taken zo aan te passen dat er meer ruimte is voor dat type werk. Het is ook goed om regelmatig oprechte complimenten te geven en vrijheid te geven wanneer dat kan.

Zorg voor meer betrokkenheid

Door meer betrokken te zijn met je werknemers en interesse te tonen, kun je sneller signalen herkennen die op toekomstig verzuim kunnen wijzen. Maak daarom regelmatig een persoonlijk praatje. Erken en waardeer je medewerkers. Houdt ze ook op de hoogte van alle bedrijfsupdates en geef ze ruimte voor eigen inbreng.

Stimuleer een gezonde werkvloer

Een gezonde leefstijl draagt bij aan verzuimpreventie. Je kunt een gezonde werkvloer stimuleren door gezonde opties aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan een gezonde lunch in de kantine, vers fruit beschikbaar stellen en een wandeling tijdens de pauze aanmoedigen.

Terugkeren na verzuim 

Je krijgt ook meer grip op verzuim door ondersteuning aan te bieden aan werknemers die terugkeren na een periode van verzuim. Je kunt bijvoorbeeld aangepaste werkuren voorstellen of aangepaste taken. Sommigen hebben misschien behoefte aan een flexibel werkschema om op die manier geleidijk weer naar hun normale werkschema terug te keren. Je kunt ook gezondheidsbegeleiding aanbieden aan werknemers met stressklachten. Dergelijke hulp kan hun herstel vergemakkelijken en misschien zelfs versnellen.

Training meer grip op verzuim 

Wil je meer grip krijgen op verzuim? Je kunt het verzuim terugdringen met professionele hulp van een coach en stressmanagementtrainingen. In onze workshops kun je leren het verzuim binnen je bedrijf te beperken. De trainingen voor bedrijven van Meulenberg helpen je namelijk om meer grip te krijgen op de gevolgen van stress, zodat je medewerkers meer werkplezier zullen ervaren. Wanneer je gelukkige en tevreden medewerkers hebt, zal het verzuim binnen je bedrijf aanzienlijk afnemen.

Conclusie: hoe krijg je grip op verzuim?

Je kunt meer grip op verzuim krijgen door duidelijke afspraken over verzuim te maken in het verzuimbeleid. Tijdens het verzuim is het belangrijk contact te houden met de werknemer en de bedrijfsarts. Daarnaast kun je regelmatig een verzuimanalyse maken om meer inzicht te krijgen in het verzuim in je bedrijf en een verzuimgesprek voeren met je werknemers.

Je kunt verzuim voorkomen door werkplezier te bevorderen, te zorgen voor meer betrokkenheid en een gezonde werkvloer te stimuleren. Toon oprechte interesse en geef regelmatig complimenten. Bovendien kan een training voor je bedrijf helpen om meer grip te krijgen op verzuim door stress.

Veelgestelde vragen

Referenties

1. Wikipedia.org – Wet verbetering poortwachter – Gevonden op 07/03/2025
   Link naar de pagina wikipedia.org