Verzuimgesprek voeren. Hoe doe je dat?
Verzuimgesprek voeren: Wanneer een werknemer niet aanwezig kan zijn vanwege ziekteverzuim, is dat natuurlijk erg vervelend voor zowel werknemer als werkgever. Iedereen is weleens ziek of kan eens niet aanwezig zijn. Echter, wanneer het verzuim langer aanhoudt of vaker voorkomt, kun je als leidinggevende een verzuimgesprek aanvragen.
Is jouw werknemer al een langere tijd afwezig door ziekteverzuim? Dan is het goed om in gesprek te gaan over het vervolg van de samenwerking. Het is best lastig om iemand aan te spreken op het verzuim. Hoe je dat precies kunt doen, dat leggen wij graag verder uit in dit artikel.
Doel van het verzuimgesprek
Allereerst is het van groot belangrijk om het doel van het verzuimgesprek in te zien. Het moet geen wedstrijdje worden van wie gelijk heeft, maar juist de re-integratie bevorderen. Het is belangrijk om middels het gesprek erachter te komen wat de daadwerkelijke oorzaak is van het verzuim. Is het de werkdruk, ziekte door stress, werksfeer of bijvoorbeeld gezinsproblematiek? Door inzicht te krijgen in zaken is een geschikte oplossing vinden eenvoudiger.
Kom erachter wat je als organisatie kunt doen om het verzuim te voorkomen. Door een goede overeenstemming kun je bijvoorbeeld grijs en roze verzuim voorkomen. Je houdt de medewerker betrokken bij het bedrijf door een verzuimgesprek en kunt toekomstig verzuim preventief voorkomen.
Het is belangrijk om als leidinggevende het doel van het verzuimgesprek voor ogen te houden. Het doel is dat jouw werknemer weer in goede staat kan terugkeren en toekomst verzuim voorkomen kan worden.
Voorbereiding verzuimgesprek
Ga niet zomaar in gesprek met iemand over het verzuim. Een verzuimgesprek is niet niks. Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent. Op deze manier kun je jezelf goed verwoorden en duidelijke vragen stellen. Het is belangrijk dat je de tijd neemt voor zo’n gesprek. Ga niet zomaar in gesprek, maar zorg ervoor dat jouw eigen hoofd leeg is. Plan bijvoorbeeld een verzuimgesprek na een pauze op het werk. Gebruik de pauze tijd om te ontspannen en je voor te bereiden op het gesprek.
Ook de ruimte waar het gesprek plaats zal vinden is belangrijk. Het kan voor de werknemer een intensief en persoonlijk gesprek zijn. Zorg ervoor dat er een privé ruimte is waar het gesprek kan plaatsvinden. Op deze manier is er een veilige situatie en sfeer. Er kan persoonlijke informatie worden verteld die niet voor iedereens oren bestemd is. Door een veilige en rustige situatie te creëren kunnen jullie beiden je verhaal kwijt.
Het is belangrijk dat de medewerker zich goed kan voorbereiden op het gesprek. Het is aan te raden om al wat vragen via de mail door te sturen. Zo kan de medewerker een duidelijke situatie schetsen van zijn of haar problematiek.
Het allerbelangrijkste is om te luisteren tijdens het gesprek. Ga er blanco en zonder voorgenomen gedachtes in. Luister naar wat de medewerker te zeggen heeft en vraag door. Is iets niet helemaal duidelijk? Vraag dan altijd door.
Verzuimgesprek voeren
Hoe kun je dan een verzuimgesprek voeren? Waar begin je mee en hoe zorg je dat je de informatie krijgt waar je op hoopt? We zullen stapsgewijs verder toelichten hoe je het verzuimgesprek het beste kunt voeren.
Allereerst is het belangrijk om een fijne en persoonlijke setting te creëren. Het is niet verstandig om direct te beginnen met wat de exacte problematiek is en waarom hij of zij zo lang afwezig is. Begin allereerst met vragen hoe het nu gaat en vertel eventueel hoe het nu het bedrijf gaat. Zorg ervoor dat er een fijne sfeer wordt gecreërd waardoor de medewerker zich op zijn of haar gemak kan voelen.
Vervolgens kun is het van groot belang dat de doelen van het gesprek duidelijk worden gemaakt. Waarom wil je dit gesprek voeren en wat wil je er mee bereiken? Vervolgens kun je vragen wat hij of zij van dit gesprek verwacht. Het is belangrijk dat jullie op een lijn zitten.
Wees helder en duidelijk
Na deze inleiding kun je het over de belangrijke zaken hebben. Een directe vraag van wat is de reden voor het verzuim dient ter sprake te komen. Vraag altijd door, is het verzuim door fysieke of mentale klachten, vraag dan door naar de oorzaak. Is er iets wat jij als werkgever kunt bieden of kunt oplossen als de klachten door het werk komen. Bespreek hoe de werknemer zijn proces ziet en of er een duidelijke oplossing is. In dit middenstuk van het gesprek is het belangrijk om orde op zaken te stellen. Wat is de problematiek en hoe kan het aangepakt worden.
Ter afsluiting dienen praktische zaken besproken te worden. Zaken zoals het bezoeken van een bedrijfsarts, inschakelen van een loopbaanbegeleider, uitkeringsopties en wat er aan gedaan zal worden om weer terug te keren op het werk. Als werkgever mag je zeker wat verwachten van jouw werknemers. Zorg daarom voor duidelijke afspraken. Hoe gaan jullie het samen aanpakken? Probeer bijvoorbeeld andere taken voor de werknemer of korte uren om te re-integreren. Is het voor de werknemer nog niet mogelijk om terug te keren? Zorg er dan voor dat je een vervolgafspraak maakt om de vorderingen te bespreken.
Vraag altijd of er nog iets anders is wat besproken moet worden en of de werknemer alles heeft kunnen zeggen wat hij of zij wilde.
Valkuilen tijdens een verzuimgesprek
Het voeren van een verzuimgesprek is nooit eenvoudig. Er zijn zeker heel wat valkuilen voor werkgevers. Werkgever kunnen geïrriteerd raken van verzuimende werknemers, hierdoor kan bijvoorbeeld een moeilijke verstandhouding ontstaan. Wat zijn nog meer valkuilen die echt vermeden moeten worden bij verzuimgesprekken? Wij hebben ze hier op een rijtje gezet:
- Negatieve lichaamshouding
- Niet doorvragen
- De boventoon voeren
- Geen begrip tonen
- Geen neutrale houding
- Niet oplossingsgericht zijn
De beste manier van een verzuimgesprek voeren is door dit met aandacht te doen. Stel doelen op die bereikt moeten worden door het gesprek en zorg ervoor dat het gesprek in alle rust gevoerd kan worden.
Wil je dat wij je helpen?
Wij staan voor je klaar met een team van ervaren coaches. Onze coaches zijn actief in heel Nederland. In de afgelopen jaren hebben we duizenden mensen geholpen.
Wie zijn wij?
Meulenberg Training en Coaching ondersteunt, met een team van ervaren trainers, organisaties bij de preventie van stress en het (her)vinden van werkgeluk op de werkvloer. Onze trainingen zijn gericht op leidinggevenden binnen bedrijven. Een burn-out kost de organisatie al snel € 70.000.
Naast het financiële leed is het menselijk leed groot. Niet alleen voor de werknemer maar ook voor naaste collega’s die de klappen op moeten vangen. Voor je het weet zit je in een negatieve vicieuze cirkel.
Wil je een effectieve aanpak voor langdurig verzuim en het vergroten van werkplezier? (in plaats van continue brandjes te blussen). Wil je je dat we met je meedenken? In een meedenksessie denken we een uur met je mee. Onze ervaring is dat we de kern op tafel krijgen. De meedenksessie is geheel kosteloos, wij begrijpen ook dat je wilt weten met wie je te maken hebt.
Gerelateerde informatie
In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:
