Het verzuimgesprek: Wanneer een werknemer niet aanwezig kan zijn vanwege ziekteverzuim, is dat natuurlijk erg vervelend voor zowel werknemer als werkgever. Iedereen is weleens ziek natuurlijk, echter, wanneer het verzuim langer aanhoudt of vaker voorkomt, doe je er als leidinggevende of HR goed aan om een verzuimgesprek in te plannen.
Nu kan dit in de praktijk erg lastig zijn om uit te voeren. Veel werknemers zien op tegen een verzuimgesprek en veel leidinggevenden vinden het lastig om een medewerker aan te spreken tijdens een verzuimgesprek. Bovendien blijkt het voeren van een frequent verzuimgesprek best lastig te zijn.
In dit artikel helpen we bij de obstakels bij het voeren van verzuimgesprekken met als doel een win-win situatie te creëren. Ten slotte is niemand gebaat bij ziekte of verzuim.
Het verzuimgesprek: Een kans om samen verder te kijken
Verzuim is iets wat elke organisatie zal raken. Misschien herken je het wel: een medewerker meldt zich regelmatig ziek, en je vraagt je af hoe je dit het beste kunt aanpakken. Een verzuimgesprek kan dan een waardevol moment zijn. Het is niet alleen een formeel gesprek, maar vooral een kans om echt contact te maken met je medewerker en samen oplossingen te vinden.
Wat is een verzuimgesprek precies?
Een verzuimgesprek is een gesprek tussen jou als werkgever of leidinggevende en een medewerker die te maken heeft met ziekteverzuim. Het doel is om op een open en respectvolle manier te bespreken wat de oorzaken zijn van het verzuim en hoe je samen kunt werken aan een oplossing. Dit type gesprek gaat niet alleen over ziektemeldingen, maar ook over het welzijn van de medewerker en het behoud van een gezonde werkrelatie.
Het is een moment van verbinding, waarin je als werkgever laat zien dat je betrokken bent. Je biedt ruimte voor de medewerker om zijn of haar verhaal te doen en kijkt samen hoe je eventuele obstakels kunt overwinnen.
Januari actie: Gratis workshop voor werkgevers!
In Januari geven we 25 gratis workshops ‘grip op stress’ weg! Ben je werkgever en wil je stress tijdig herkennen, bespreekbaar maken en ook concrete stappen zetten om stress te verminderen?
Aanmelden kan tot 31 januari (op=op)
Wat is het doel van een verzuimgesprek?
Een verzuimgesprek draait om meer dan alleen ziekteverzuim bespreken. Het is een gesprek waarin je samen met je medewerker onderzoekt wat er speelt.
Het is belangrijk om als leidinggevende het doel van het verzuimgesprek voor ogen te houden. Het doel is dat de werknemer weer in goede gezondheid kan werken en langdurig verzuim voorkomen kan worden.
Tijdens een verzuimgesprek is het dus goed om weg te blijven bij discussies over wie er gelijk heeft, maar juist te werken aan de punten die de re-integratie bevorderen. Het is belangrijk om middels het gesprek erachter te komen wat de daadwerkelijke oorzaak is van het verzuim. Is het de werkdruk, ziekte door stress, werksfeer of bijvoorbeeld juist een probleem in de privé-sfeer? Door inzicht te krijgen in deze punten is een geschikte oplossing vinden eenvoudiger.
De doelen van een verzuimgesprek zijn:
Verbinding houden
Een verzuimgesprek is ook een kans om te laten zien dat je om je medewerker geeft. Het is een moment om te luisteren, begrip te tonen en samen naar oplossingen te zoeken.
Inzicht krijgen in de oorzaken van het verzuim
Soms gaat het om fysieke klachten, maar het kan ook stress, werkdruk of privéomstandigheden zijn. Door samen het gesprek aan te gaan, kun je achterhalen wat er speelt.
Voorkomen van langdurig verzuim
Door vroegtijdig met elkaar te praten, kun je escalatie voorkomen. Misschien zijn er aanpassingen mogelijk die ervoor zorgen dat je medewerker zich beter voelt en minder vaak ziek meldt.
Hoe voer je een frequent verzuimgesprek?
Frequent verzuim kan voor beide partijen een lastig onderwerp zijn. Toch is het belangrijk om dit bespreekbaar te maken. Als leidinggevende wil je niet alleen zorgen voor de continuïteit van je team, maar ook voor het welzijn van je medewerker.
Hier zijn enkele stappen om een frequent verzuimgesprek op een warme en respectvolle manier te voeren:
- Bereid je goed voor
Bekijk de verzuimcijfers en probeer patronen te herkennen. Stel jezelf de vraag: wat wil ik met dit gesprek bereiken? - Creëer een veilige sfeer
Begin het gesprek niet met verwijten, maar met openheid. Laat zien dat je wilt begrijpen wat er speelt. Bijvoorbeeld: “Ik merk dat je de afgelopen maanden regelmatig afwezig bent geweest. Hoe gaat het met je?” - Vraag door en luister actief
Wees nieuwsgierig zonder oordelen. Wat zijn de mogelijke oorzaken? Heeft je medewerker ergens moeite mee? Laat zien dat je echt luistert. - Bied hulp aan
Kijk samen naar mogelijke oplossingen. Misschien zijn er aanpassingen in het werk nodig, zoals flexibele uren, een lichtere werkdruk of ondersteuning door een coach. - Maak afspraken
Sluit het gesprek af met concrete afspraken. Wat kunnen jullie beiden doen om het verzuim te verminderen? Plan eventueel een vervolgafspraak in om te evalueren.
Hoe kun je je voorbereiden op een frequent verzuimgesprek?
Een goede voorbereiding is essentieel voor een effectief frequent verzuimgesprek. Zorg dat je de verzuimcijfers analyseert en mogelijke patronen herkent. Stel duidelijke doelen voor het gesprek, zoals inzicht krijgen in oorzaken en samen zoeken naar oplossingen. Kies een rustige plek voor het gesprek en creëer een veilige, open sfeer waarin de medewerker zich gehoord voelt. Wees op de hoogte van het verzuimbeleid en eerdere afspraken, en overweeg indien nodig ondersteuning van HR of een bedrijfsarts. Met deze voorbereiding leg je de basis voor een constructief en respectvol gesprek.
Afspraken tijdens een frequent verzuimgesprek
Tijdens een frequent verzuimgesprek is het belangrijk om concrete en haalbare afspraken te maken. Deze afspraken helpen om helderheid te scheppen, verwachtingen uit te spreken en samen te werken aan het verminderen van verzuim. Enkele voorbeelden van afspraken die je kunt maken:
- Werkaanpassingen
Maak afspraken over tijdelijke of structurele aanpassingen in werktijden, taken of werkdruk om het werk beter aan te laten sluiten bij de mogelijkheden van de medewerker. - Ondersteuning bieden
Spreek af welke ondersteuning wordt geboden, zoals begeleiding door een bedrijfsarts, coach of andere professional, om oorzaken van het verzuim aan te pakken. - Evaluatiemomenten
Plan een concreet evaluatiemoment om de voortgang van de gemaakte afspraken te bespreken en eventueel bij te sturen.
Met deze drie afspraken zorg je voor duidelijkheid, betrokkenheid en een gezamenlijke aanpak om verzuim te verminderen.
Kun je een medewerker verplichten een frequent verzuimgesprek te voeren?
Ja, een werkgever kan een medewerker verplichten om mee te werken aan een frequent verzuimgesprek. Dit valt onder de rechten en plichten van zowel de werkgever als de werknemer binnen het kader van goed werkgeverschap en goed werknemerschap. Het doel van een dergelijk gesprek is om samen te zoeken naar oplossingen en te voorkomen dat het verzuim zich voortzet of verergert.
Volgens de wet is een werknemer verplicht mee te werken aan redelijke verzoeken van de werkgever die gericht zijn op herstel en re-integratie. Het voeren van een frequent verzuimgesprek kan als zo’n redelijke inspanning worden gezien. Weigert een medewerker om mee te werken, dan kan dit gevolgen hebben, zoals het inhouden van loon of het starten van een formeel traject.
Kortom, een frequent verzuimgesprek kan verplicht zijn, maar een warme en begripvolle aanpak helpt om de dialoog op gang te brengen en gezamenlijke oplossingen te vinden.
Waar mag je het niet over hebben tijdens een verzuimgesprek?
Tijdens een verzuimgesprek is het belangrijk om de privacy van de medewerker te respecteren. Je mag niet vragen naar medische details, zoals specifieke diagnoses, behandelingen of medicatie. Dit valt onder de Wet bescherming persoonsgegevens (AVG) [1]. Medische informatie mag alleen gedeeld worden door een bedrijfsarts, indien relevant voor het werk. Daarnaast is het belangrijk om persoonlijke oordelen of verwijten te vermijden. Het gesprek moet gericht blijven op het vinden van oplossingen en het bespreken van werkgerelateerde zaken, zonder de medewerker onder druk te zetten of ongepaste vragen te stellen. Respect en professionaliteit zijn hierbij essentieel.
Praktische toolkit tegen verzuim
Deze toolkit bevat 7 praktische tools om stress vroegtijdig
te herkennen en burn-out te voorkomen bij medewerkers.
Download gratis!
Wat mag je van de werknemer verwachten tijdens een verzuimgesprek?
Tijdens een verzuimgesprek mag je van een werknemer een professionele en open houding verwachten. Het gesprek is bedoeld om samen naar oplossingen te zoeken, en daarbij zijn er enkele belangrijke verwachtingen die bijdragen aan een constructieve dialoog:
- Bereidheid om mee te werken
De werknemer moet openstaan voor het gesprek en actief meewerken aan het zoeken naar oplossingen, zoals wettelijk is vastgelegd onder goed werknemerschap. - Openheid over relevante oorzaken
Je mag verwachten dat de werknemer eerlijk is over factoren die het werk en verzuim beïnvloeden, zonder dat medische details verplicht zijn. - Nakomen van afspraken
Afspraken die tijdens het gesprek worden gemaakt, zoals acties gericht op herstel of evaluatiemomenten, dienen serieus nagekomen te worden.
Valkuilen bij het voeren van een (frequent) verzuimgesprek
Een verzuimgesprek kan veel opleveren, maar er zijn ook valkuilen die het gesprek minder effectief of zelfs contraproductief kunnen maken. Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen en hoe je deze kunt vermijden:
1. Te veel focus op schuld of verwijten
Het risico bestaat dat het gesprek een sfeer krijgt van beschuldiging, bijvoorbeeld door te veel nadruk te leggen op het verzuimgedrag. Dit kan de medewerker defensief maken en het vertrouwen schaden.
Hoe te vermijden:
Blijf neutraal en richt je op het vinden van oplossingen. Stel vragen zoals: “Wat heb je nodig om je werk weer goed te kunnen doen
2. Gebrek aan voorbereiding
Onvoldoende voorbereiding kan leiden tot onduidelijkheid of een gesprek zonder duidelijke richting. Dit kan frustratie opleveren voor zowel de medewerker als de leidinggevende.
Hoe te vermijden:
Zorg dat je de verzuimgeschiedenis en eventuele eerdere afspraken kent. Stel vooraf vast wat je wilt bereiken met het gesprek.
3. Te weinig ruimte voor de medewerker
Soms wordt het gesprek te eenzijdig door alleen vanuit het perspectief van de werkgever te praten. Hierdoor voelt de medewerker zich niet gehoord.
Hoe te vermijden:
Luister actief en stel open vragen. Geef de medewerker ruimte om zijn of haar verhaal te doen en suggesties te delen.
Vragen over dit onderwerp?
Wil je graag meer informatie of sparren over dit onderwerp? We nodigen je uit voor een fris en praktisch gesprek. Onze ervaring is dat de combinatie van een frisse blik én onze jarenlange ervaring, nuttige inzichten geven.
4. Onrealistische verwachtingen stellen
Het risico bestaat dat er afspraken worden gemaakt die de medewerker niet kan nakomen, bijvoorbeeld door de situatie te onderschatten.
Hoe te vermijden:
Wees realistisch en stem verwachtingen af op de mogelijkheden van de medewerker. Maak afspraken die haalbaar en concreet zijn.
5. Het gesprek te formeel of afstandelijk maken
Een te formele of zakelijke benadering kan de medewerker ongemakkelijk maken, waardoor er minder openheid ontstaat.
Hoe te vermijden:
Houd een empathische en betrokken toon. Laat zien dat je het gesprek voert om samen oplossingen te vinden, niet om de medewerker te beoordelen.
Door deze valkuilen te herkennen en te vermijden, creëer je een open en constructieve sfeer waarin je samen met de medewerker aan een duurzame oplossing kunt werken.
De oplossing: Training verzuimgesprekken voeren?
Wil je meer weten over hoe je verzuimgesprekken effectief en met vertrouwen kunt voeren? Of zoek je ondersteuning bij het verminderen van verzuim binnen jouw organisatie? Meulenberg Training & Coaching staat klaar om je te helpen. Met onze expertise in stress- en burn-outpreventie begeleiden we jou en je medewerkers naar een gezonde en productieve werkplek.
Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek!
Gerichte hulp bij burn-out en stress
Of je nu middenin een burn-out zit, overspannen bent, last hebt van hevige stress, of als werkgever langdurig verzuim wilt verminderen als gevolg van stress, we snappen dat dit een behoorlijke struggle is. Het proces kan behoorlijk lastig, tijdrovend en frustrerend zijn.
Maar je hoeft het niet alleen te doen!
Wij van Meulenberg Training & Coaching begrijpen jouw situatie. We hebben het zelf ook meegemaakt op zowel persoonlijk als zakelijk vlak. Je vindt daarom begrip, warmte, medegevoel, maar ook een praktische, gedegen aanpak naar een toekomst met energie, plezier en voldoening.
Zoals onze klanten zeggen: Van het resultaat van onze aanpak heb je je leven lang plezier!
Bekijk ons aanbod voor:
Burn-out coaching
Stress coaching
Online coaching
Verzuimtrainingen
Veelgestelde vragen
Referenties
- Wikipedia.org – Wet bescherming persoonsgegevens (Nederland) – Gevonden op 2/12/2024
Link naar de pagina op wikipedia.org
