Het verzuimgesprek: Wanneer een werknemer niet aanwezig kan zijn vanwege ziekteverzuim, is dat natuurlijk erg vervelend voor zowel werknemer als werkgever. Iedereen is weleens ziek natuurlijk, echter, wanneer het verzuim langer aanhoudt of vaker voorkomt, doe je er als leidinggevende of HR goed aan om een verzuimgesprek in te plannen.

Nu kan dit in de praktijk erg lastig zijn om uit te voeren. Veel werknemers zien op tegen een verzuimgesprek en veel leidinggevenden vinden het lastig om een medewerker aan te spreken tijdens een verzuimgesprek. Bovendien blijkt het voeren van een frequent verzuimgesprek best lastig te zijn.

In dit artikel helpen we bij de obstakels bij het voeren van verzuimgesprekken met als doel een win-win situatie te creëren. Ten slotte is niemand gebaat bij ziekte of verzuim. Het creëren van een ontspannen sfeer maakt het gesprek toegankelijker voor zowel werknemer als werkgever.

Het verzuimgesprek: Een kans om samen verder te kijken

Frequent verzuim is iets wat elke organisatie zal raken. Misschien herken je het wel: een medewerker meldt zich regelmatig ziek, en je vraagt je af hoe je dit het beste kunt aanpakken. Een verzuimgesprek kan dan een waardevol moment zijn. Het is niet alleen een formeel gesprek, maar vooral een kans om echt contact te maken met je medewerker en samen oplossingen te vinden. Laat daarom tijdens het gesprek ook je waardering blijken voor de inzet en betrokkenheid van de medewerker.

Het is belangrijk om je bewust te zijn van frequent verzuim en de impact die dit kan hebben op zowel de organisatie als de medewerker. Door hier samen bij stil te staan, kun je patronen herkennen en gericht werken aan verbetering.

Wat is een verzuimgesprek precies?

Een verzuimgesprek is een gesprek tussen jou als werkgever of leidinggevende en een medewerker die verzuimt. Het doel is om op een open en respectvolle manier te bespreken wat de oorzaken zijn van het frequent verzuim en hoe je samen kunt werken aan een oplossing. Tijdens het gesprek is het belangrijk dat je geen medisch advies geeft; dit is voorbehouden aan medische professionals. Dit verzuimgesprek gaat niet alleen over de ziekmelding, maar ook over de gezondheid van de medewerker en daarbij ook het behoud van een gezonde werkrelatie.

Het is een moment van verbinding, waarin je als werkgever laat zien dat je betrokken bent. Het doel van het gesprek is om samen met de medewerker te achterhalen wat de oorzaken zijn van het frequent verzuim en te stimuleren dat er openheid en samenwerking ontstaat om frequent verzuim te voorkomen. Je biedt ruimte voor de medewerker om zijn of haar verhaal te doen en kijkt samen hoe je eventuele obstakels kunt overwinnen.

Wat is het doel van een verzuimgesprek?

Een verzuimgesprek draait om meer dan alleen ziekteverzuim bespreken. Het is een gesprek waarin je samen met je medewerker onderzoekt wat er echt speelt. Let daarbij op signalen die kunnen wijzen op onderliggende problemen, zoals veranderingen in gedrag of frequent verzuim.

Het is belangrijk om als leidinggevende het doel van het verzuimgesprek voor ogen te houden. Het doel is dat de werknemer weer in goede gezondheid kan werken en langdurig verzuim voorkomen kan worden. Tijdens het gesprek kun je op een tactvolle manier het gedrag van de medewerker bespreken, zonder de werkrelatie te schaden. Zeker op lange termijn bereik je hier veel meer mee dan een pusherige houding, ondanks je ambitie de werknemer weer snel aan het werk te krijgen.

Tijdens een verzuimgesprek is het dus goed om weg te blijven bij discussies over wie er gelijk heeft, maar juist te werken aan de punten die de re-integratie bevorderen. Probeer samen verbanden te leggen tussen werkfactoren, belastbaarheid en het verzuim. Het is belangrijk om middels het gesprek erachter te komen wat de daadwerkelijke oorzaak is van het verzuim. Is het de werkdruk, ziekte door stress, werksfeer of bijvoorbeeld juist een probleem in de privé-sfeer? Door inzicht te krijgen in deze punten is een geschikte oplossing vinden eenvoudiger.

Let er tijdens het gesprek op dat je vragen stelt zonder oordeel te vellen over de situatie of het gedrag van de medewerker. Dit bevordert een open en constructieve communicatie.

Tot slot is het stellen van de juiste vragen essentieel om een goed beeld te krijgen van de situatie en samen tot passende oplossingen te komen.

De doelen van een verzuimgesprek zijn:

• Verbinding houden: Een verzuimgesprek is ook een kans om te laten zien dat je om je medewerker geeft. Het is een moment om te luisteren, begrip te tonen en samen naar oplossingen te zoeken.
• Inzicht krijgen in de oorzaken van het verzuim: Soms gaat het om fysieke klachten, maar het kan ook stress, werkdruk of privéomstandigheden zijn. Door samen het gesprek aan te gaan, kun je achterhalen wat er speelt.
• Voorkomen van langdurig verzuim: Door vroegtijdig met elkaar te praten, kun je escalatie voorkomen. Misschien zijn er aanpassingen mogelijk die ervoor zorgen dat je medewerker zich beter voelt en minder vaak ziek meldt. Het gebruik van een formulier helpt om het gesprek te structureren en gemaakte afspraken overzichtelijk vast te leggen.

Hoe voer je een frequent verzuimgesprek?

Frequent verzuim kan voor beide partijen een lastig onderwerp zijn. Toch is het belangrijk om dit bespreekbaar te maken. Als leidinggevende wil je niet alleen zorgen voor de continuïteit van je team, maar ook voor het welzijn van je medewerker.

Hier zijn enkele stappen om een frequent verzuimgesprek op een warme en respectvolle manier te voeren:

1. Bereid je goed voor: Bekijk de verzuimcijfers en probeer patronen te herkennen. Stel jezelf de vraag: wat wil ik met dit gesprek bereiken?
2. Creëer een veilige sfeer: Begin het gesprek niet met verwijten, maar met openheid. Laat zien dat je wilt begrijpen wat er speelt. Bijvoorbeeld: “Ik merk dat je de afgelopen maanden regelmatig afwezig bent geweest. Hoe gaat het met je?”
3. Vraag door en luister actief: Wees nieuwsgierig zonder oordelen. Wat zijn de mogelijke oorzaken? Heeft je medewerker ergens moeite mee? Laat zien dat je echt luistert.
4. Bied hulp aan: Kijk samen naar mogelijke oplossingen. Misschien zijn er aanpassingen in het werk nodig, zoals flexibele uren, een lichtere werkdruk of ondersteuning door een coach.
5. Maak afspraken: Sluit het gesprek af met concrete afspraken. Wat kunnen jullie beiden doen om het verzuim te verminderen? Leg de afspraken vast, bijvoorbeeld op een formulier, zodat duidelijk is wie welke actie onderneemt en wanneer. Plan eventueel een vervolgafspraak in om te evalueren.

Het is belangrijk om na enkele maanden een evaluatiegesprek te plannen om samen de voortgang te bespreken en te beoordelen of verdere stappen nodig zijn.

Hoe kun je je voorbereiden op een frequent verzuimgesprek?

Een goede voorbereiding is essentieel voor een effectief frequent verzuimgesprek. Het is belangrijk om vooraf te zorgen voor een ontspannen sfeer, zodat de medewerker zich op zijn gemak voelt en open kan spreken.

Zorg dat je van te voren de verzuimcijfers analyseert en mogelijke patronen herkent. Stel duidelijke doelen voor het gesprek, zoals inzicht krijgen in oorzaken en samen zoeken naar oplossingen. Het doel van het gesprek is ten slotte om op een constructieve manier de oorzaken van het verzuim te achterhalen en samen te werken aan het voorkomen van toekomstig verzuim.

Kies een rustige plek voor het gesprek en creëer een veilige, open sfeer waarin de medewerker zich gehoord voelt. Wees op de hoogte van het verzuimbeleid en eerdere afspraken, en overweeg indien nodig ondersteuning van HR of een bedrijfsarts. Met deze voorbereiding leg je de basis voor een constructief en respectvol gesprek.

Afspraken tijdens een frequent verzuimgesprek

Tijdens een frequent verzuimgesprek is het belangrijk om concrete en haalbare afspraken te maken. Benoem daarbij duidelijk wie welke actie onderneemt, zodat voor iedereen helder is wat er van hen wordt verwacht. Deze afspraken helpen om helderheid te scheppen, verwachtingen uit te spreken en samen te werken aan het verminderen van verzuim. Enkele voorbeelden van afspraken die je kunt maken:

1. Werkaanpassingen
   Maak afspraken over tijdelijke of structurele aanpassingen in werktijden, taken of werkdruk om het werk beter aan te laten sluiten bij de mogelijkheden van de medewerker.
2. Ondersteuning bieden
   Spreek af welke ondersteuning wordt geboden, zoals begeleiding door een bedrijfsarts, coach of andere professional, om oorzaken van het verzuim aan te pakken.
3. Evaluatiemomenten
   Plan een concreet evaluatiemoment om de voortgang van de gemaakte afspraken te bespreken en eventueel bij te sturen. Leg alle afspraken vast, zodat deze later eenvoudig kunnen worden teruggevonden en geëvalueerd.

Met deze drie afspraken zorg je voor duidelijkheid, betrokkenheid en een gezamenlijke aanpak om verzuim te verminderen. Plan na enkele maanden een evaluatiegesprek om samen de voortgang te beoordelen en verdere stappen te bepalen.

Kun je een medewerker verplichten een frequent verzuimgesprek te voeren?

Ja, een werkgever kan een medewerker verplichten om mee te werken aan een frequent verzuimgesprek. Dit valt onder de rechten en plichten van zowel de werkgever als de werknemer binnen het kader van goed werkgeverschap en goed werknemerschap. Het doel van een dergelijk gesprek is om samen te zoeken naar oplossingen en te voorkomen dat het verzuim zich voortzet of verergert.

Volgens de wet is een werknemer verplicht mee te werken aan redelijke verzoeken van de werkgever die gericht zijn op herstel en re-integratie. Het voeren van een frequent verzuimgesprek kan als zo’n redelijke inspanning worden gezien. Het is belangrijk om zo’n gesprek zorgvuldig te voeren, waarbij het doel helder is en de juiste vragen worden gesteld. Weigert een medewerker om mee te werken, dan kan dit gevolgen hebben, zoals het inhouden van loon of het starten van een formeel traject.

Kortom, een frequent verzuimgesprek kan verplicht zijn, maar een warme en begripvolle aanpak helpt om de dialoog op gang te brengen en gezamenlijke oplossingen te vinden. Na zo’n gesprek is het belangrijk om daadwerkelijk te ondernemen en gerichte acties te nemen om verzuim te voorkomen en de arbeidsrelatie te verbeteren.

Waar mag je het niet over hebben tijdens een verzuimgesprek?

Tijdens een verzuimgesprek is het belangrijk om de privacy van de medewerker te respecteren. Je mag niet vragen naar medische details, zoals specifieke diagnoses, behandelingen of medicatie. Ook het bespreken van de aard van de ziekte of symptomen is niet toegestaan, tenzij de medewerker hier zelf over begint. Dit valt onder de Wet bescherming persoonsgegevens (AVG) [1]. Medische informatie mag alleen gedeeld worden door een bedrijfsarts, indien relevant voor het werk.

Daarnaast is het belangrijk om het bespreken van medische oorzaken tijdens het gesprek te vermijden. Richt je in plaats daarvan op werkgerelateerde factoren en invloeden die het verzuim kunnen beïnvloeden.

Het is ook van belang om persoonlijke oordelen of verwijten te vermijden. Formuleer vragen zonder oordeel en zorg voor een open, niet-veroordelende communicatie. Het gesprek moet echt gericht blijven op het vinden van oplossingen en het bespreken van werkgerelateerde zaken, zonder de medewerker onder druk te zetten of ongepaste vragen te stellen. Respect en professionaliteit zijn hierbij essentieel.

Wat mag je van de werknemer verwachten bij frequent verzuim?

Tijdens een verzuimgesprek mag je van een werknemer een professionele en open houding verwachten. Het gesprek is bedoeld om samen naar oplossingen te zoeken, en daarbij zijn er enkele belangrijke verwachtingen die bijdragen aan een constructieve dialoog:

1. Bereidheid om mee te werken
   De werknemer moet openstaan voor het gesprek en actief meewerken aan het zoeken naar oplossingen, zoals wettelijk is vastgelegd onder goed werknemerschap.
2. Openheid over relevante oorzaken
   Je mag verwachten dat de werknemer eerlijk is over factoren die het werk en verzuim beïnvloeden, zonder dat medische details verplicht zijn. Bespreek gedrag op een constructieve manier, zodat het gesprek respectvol blijft en de werkrelatie niet wordt geschaad.
3. Nakomen van afspraken
   Afspraken die tijdens het gesprek worden gemaakt, zoals acties gericht op herstel of evaluatiemomenten, dienen serieus nagekomen te worden. Benoem daarbij duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke actie, zodat de afspraken concreet en helder zijn.

Valkuilen bij het voeren van een (frequent) verzuimgesprek

Een verzuimgesprek kan veel opleveren, maar er zijn ook valkuilen die het gesprek minder effectief of zelfs contraproductief kunnen maken. Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen en hoe je deze kunt vermijden:

1. Te veel focus op schuld of verwijten

Het risico bestaat dat het gesprek een sfeer krijgt van beschuldiging, bijvoorbeeld door te veel nadruk te leggen op het verzuimgedrag. Dit kan de medewerker defensief maken en het vertrouwen schaden. Vermijd daarom een oordeel in je communicatie en wees je bewust van de impact van subjectieve oordelen op het gesprek.

Hoe te vermijden: Blijf neutraal en richt je op het vinden van oplossingen. Het is belangrijk om tijdens het gesprek de juiste vragen te stellen, zonder te oordelen, zodat je een open en constructieve dialoog stimuleert. Stel vragen zoals: “Wat heb je nodig om je werk weer goed te kunnen doen

2. Gebrek aan voorbereiding

Onvoldoende voorbereiding kan leiden tot onduidelijkheid of een gesprek zonder duidelijke richting. Dit kan frustratie opleveren voor zowel de medewerker als de leidinggevende.

Hoe te vermijden: Zorg dat je de verzuimgeschiedenis en eventuele eerdere afspraken kent. Stel vooraf vast wat je wilt bereiken met het gesprek. Benoem tijdens het gesprek duidelijk wie welke actie onderneemt en leg alle gemaakte afspraken vast, zodat deze later eenvoudig terug te vinden en te evalueren zijn.

3. Te weinig ruimte voor de medewerker

Soms wordt het gesprek te eenzijdig door alleen vanuit het perspectief van de werkgever te praten. Hierdoor voelt de medewerker zich niet gehoord. Open communicatie is essentieel om wederzijds begrip en vertrouwen te bevorderen.

Hoe te vermijden: Luister actief en stel open vragen. Geef de medewerker ruimte om zijn of haar verhaal te doen en suggesties te delen. Bespreek gedrag op een respectvolle manier, zodat het gesprek constructief blijft en de arbeidsrelatie niet wordt belast. Stel de juiste vragen zonder te oordelen, zodat de medewerker zich veilig voelt om open te zijn.

4. Onrealistische verwachtingen stellen

Het risico bestaat dat er afspraken worden gemaakt die de medewerker niet kan nakomen, bijvoorbeeld door de situatie te onderschatten.

Hoe te vermijden: Wees realistisch en stem verwachtingen af op de mogelijkheden van de medewerker. Maak afspraken die haalbaar en concreet zijn. Benoem duidelijk wie welke actie onderneemt en binnen welke termijn. Leg alle afspraken vast, zodat deze later kunnen worden teruggelezen en geëvalueerd.

5. Het gesprek te formeel of afstandelijk maken

Een te formele of zakelijke benadering kan de medewerker ongemakkelijk maken, waardoor er minder openheid ontstaat.

Hoe te vermijden: Houd een empathische en betrokken toon. Zorg voor een ontspannen sfeer tijdens het gesprek, zodat de medewerker zich veilig voelt om open te zijn. Besteed daarnaast aandacht aan open communicatie: stel vragen, luister actief en moedig de medewerker aan om zijn of haar verhaal te delen. Laat zien dat je het gesprek voert om samen oplossingen te vinden, niet om de medewerker te beoordelen.

Door deze valkuilen te herkennen en te vermijden, creëer je een open en constructieve sfeer waarin je samen met de medewerker aan een duurzame oplossing kunt werken.

Verminder langdurig verzuim! Volg een training verzuimgesprekken voeren

Wil je meer weten over hoe je verzuimgesprekken effectief en met vertrouwen kunt voeren? Of zoek je ondersteuning bij het verminderen van verzuim binnen jouw organisatie? Meulenberg Training & Coaching staat klaar om je te helpen. Met onze expertise in stress- en burn-outpreventie begeleiden we jou en je medewerkers naar een gezonde en productieve werkplek. Preventie speelt hierbij een cruciale rol: door tijdig in te grijpen en structureel aandacht te besteden aan het voorkomen van verzuim, kun je langdurige uitval voorkomen.

Goede communicatie is essentieel tijdens verzuimgesprekken! Open en betrokken communicatie bevordert niet alleen het herstel, maar draagt ook bij aan het versterken van de arbeidsrelatie en het vergroten van de inzetbaarheid van medewerkers en daarmee ook het verkorten van verzuim!

Na het volgen van een training verzuimgesprekken voeren is het belangrijk om daadwerkelijk te ondernemen: zet de opgedane kennis om in gerichte acties om verzuim structureel te verminderen en de werkvloer gezond te houden.

Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek!

Gerichte hulp bij burn-out, stress en verzuim

Of je nu middenin een burn-out zit, overspannen bent, last hebt van hevige stress, of als werkgever langdurig verzuim wilt verminderen als gevolg van stress, we snappen dat dit een behoorlijke struggle is. Het tonen van waardering voor medewerkers is essentieel om een positieve arbeidsrelatie te behouden en langdurig ziekteverzuim te voorkomen. Het proces kan behoorlijk lastig, tijdrovend en frustrerend zijn.

Maar je hoeft het niet alleen te doen!

Wij van Meulenberg Training & Coaching begrijpen jouw situatie. We hebben het zelf ook meegemaakt op zowel persoonlijk als zakelijk vlak. Open communicatie is daarbij van groot belang om medewerkers goed te begeleiden en hun inzetbaarheid te bevorderen. Je vindt daarom begrip, warmte, medegevoel, maar ook een praktische, gedegen aanpak naar een toekomst met energie, pleziervoldoening.

Zoals onze klanten zeggen: Van het resultaat van onze aanpak heb je je leven lang plezier! Preventie speelt hierbij een cruciale rol om burn-out en herhaling van verzuim te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Referenties

1. Wikipedia.org – Wet bescherming persoonsgegevens (Nederland) – Gevonden op 2/12/2024
   Link naar de pagina op wikipedia.org