Als leidinggevende of HR-professional is het vaak een uitdaging wanneer een werknemer vaak ziek is. Dit heeft niet alleen invloed op de directe collega’s, maar ook op andere werknemers en de algehele bedrijfsvoering van de organisatie. Vaak leidt dit tot frustratie bij collega’s en andere werknemers, verhoogde werkdruk doordat zij extra taken op zich moeten nemen, en daarbij ook een negatieve invloed op de andere collega’s. Wat hierbij meestal over het hoofd wordt gezien is dat dit ook grote gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering

Hoe kun je hier op een constructieve en empathische manier mee omgaan?

Wanneer is een medewerker vaak ziek?

Wanneer je het vermoeden hebt dat een medewerker vaak ziek is, is het goed om je te baseren op feiten en cijfers en niet enkel op een onderbuikgevoel. Via HR kun je precies achterhalen hoe vaak een werknemer zich heeft ziekgemeld. Vervolgens kun je dit afzetten tegen de gemiddelden in een bedrijfstak, of binnen het bedrijf.

In Nederland meldt een gemiddelde werknemer zich zo’n 9 dagen per jaar ziek. Dit komt overeen met ongeveer 4% van de werktijd. Wanneer een werknemer zich regelmatig ziek meldt – bijvoorbeeld meer dan drie keer per jaar – kan dit een signaal zijn van veelvuldig ziekteverzuim. In zulke gevallen spreken we van frequent of veelvuldig ziekteverzuim, zeker als een werknemer regelmatig ziek is.

De grote gevolgen van frequent ziekteverzuim

De term ‘werknemer ziek’ verwijst hier naar situaties waarin een werknemer zich afmeldt wegens ziekte, wat gevolgen heeft voor zowel de werknemer als de organisatie. In de praktijk blijkt dat regelmatig kort verzuim soms onschuldig lijkt, maar op termijn grote gevolgen kan hebben voor de organisatie. Er hoeft niet altijd een medische oorzaak te zijn; ook werkdruk, privésituatie of psychische klachten kunnen een rol spelen. Het is daarom belangrijk om alert te zijn op patronen en tijdig in te grijpen.

Een medewerker die zich steeds vaker ziek meldt

Natuurlijk is het ontzettend lastig, en soms ronduit vervelend dat een werknemer zich ziek meldt, of zich steeds vaker ziek gaat melden. Het is belangrijk om het verzuimgedrag open te bespreken met de werknemer, zodat oorzaken en mogelijke oplossingen duidelijk worden. Hieronder delen we een aantal stappen om hier goed mee om te gaan, waaronder het houden van een frequent verzuimgesprek als gestructureerde aanpak.

1. Begrijp de oorzaak van het ziek melden

Het is belangrijk om eerst te begrijpen waarom de werknemer zich vaak ziek meldt. Er kunnen verschillende redenen zijn:

1. Gezondheidsproblemen: Sommige werknemers kampen met fysieke of mentale gezondheidsklachten die niet altijd direct zichtbaar zijn. Denk aan chronische ziekten zoals diabetes of reuma, maar ook aan mentale klachten zoals stress, depressie of burn-out. Deze klachten kunnen ervoor zorgen dat iemand zich sneller uitgeput voelt en vaker afwezig is.
2. Privésituatie: Een moeilijke privésituatie kan een grote impact hebben op het welzijn van een werknemer. Bijvoorbeeld het verzorgen van een ziek familielid, echtscheidingsproblematiek, relatieproblemen, of financiële zorgen. Dit soort omstandigheden kan leiden tot emotionele belasting en stress, waardoor iemand zich niet in staat voelt om te werken.
3. Werkgerelateerde factoren: Het werk zelf kan een oorzaak zijn van frequent verzuim. Een te hoge werkdruk, een verstoorde werk-privébalans, een gebrek aan uitdaging of motivatie, of conflicten met collega’s of leidinggevenden kunnen bijdragen aan een verhoogd ziekteverzuim. Werknemers kunnen hierdoor uitgeput raken of het gevoel hebben dat ze geen controle meer hebben over hun situatie.

2. Ga in gesprek

Het belangrijkste is om in gesprek te gaan met de werknemer. Kies een geschikt moment en zorg voor een open, vertrouwelijke sfeer. Vermijd een beschuldigende toon en stel open vragen zoals:

• “Hoe gaat het met je?”
• “Kun je aangeven wat er speelt dat ervoor zorgt dat je je regelmatig ziek moet melden?”
• “Zijn er dingen die we op het werk kunnen aanpassen om je beter te ondersteunen?”

Luister actief en toon empathie. Dit helpt om een vertrouwensband op te bouwen en biedt inzicht in de situatie. Probeer tevens vanuit de Ik-vorm te communiceren, zodat je niet te veel confronteert.

3. Bied ondersteuning

Afhankelijk van de oorzaak kun je verschillende stappen ondernemen:

1. Aanpassen van werkdruk: Als de werknemer stress ervaart, overweeg dan om taken te herverdelen of tijdelijk te verminderen.
2. Coaching of begeleiding: Bied hulp aan via een bedrijfsarts, een stresscoach zoals Meulenberg Training & Coaching, of een andere vorm van professionele ondersteuning. Bij langdurig verzuim kan de arbodienst ondersteuning bieden en is re-integratie vaak noodzakelijk. Werkgever en werknemer samen zo werken aan een succesvolle re-integratie.
3. Flexibiliteit: Overweeg flexibele werktijden of thuiswerken als de werknemer worstelt met de balans tussen werk en privé. Soms kan werk in aangepaste vorm worden aangeboden, bijvoorbeeld bij herstellende werknemers of medewerkers met beperkingen.
4. Conflictbemiddeling: Bij werkvloerconflicten kan het inschakelen van een mediator helpen.

4. Stel duidelijke grenzen

Het is ook belangrijk om duidelijke afspraken en regels op te stellen rondom ziekmelding en ziekteverzuim. Leg uit wat je van de werknemer verwacht en zorg dat deze afspraken goed worden vastgelegd. Het opstellen van een verzuimprotocol helpt om deze regels en procedures rondom ziekmelden, bereikbaarheid en eventuele wachtdagen vast te leggen, zodat het ziekteverzuim effectief beheerst en voorkomen kan worden. Dit kan bijvoorbeeld gaan over het tijdig doorgeven van ziekmeldingen of het aanleveren van medische verklaringen (indien nodig).

5. Werk aan preventie en voorkom langdurig verzuim

Voorkomen is beter dan genezen. Praktische tips kunnen helpen om ziekteverzuim te voorkomen. Wat kun je doen?

1. Werkplezier bevorderen: Creëer een positieve werksfeer waarin werknemers zich gewaardeerd voelen.
2. Stress signaleren: Train leidinggevenden om signalen van stress en burn-out te herkennen.
3. Regelmatige check-ins: Plan regelmatige gesprekken om te horen hoe het met werknemers gaat.
4. Gezonde leefstijl stimuleren: Organiseer workshops over gezondheid, beweging en stressmanagement.

6. Wees consistent en eerlijk tegen de zieke werknemer

Als leidinggevende is het belangrijk om consistent te zijn in je aanpak. Zorg ervoor dat je iedereen op dezelfde manier behandelt en vermijd voorkeursposities. Communiceer eerlijk en transparant, zodat werknemers begrijpen wat je verwachtingen zijn en waarom deze belangrijk zijn.

Stress en hoge mentale druk is vaak een reden van ziekmelding

Uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) blijkt dat psychische klachten, waaronder stress en burn-out, in 2022 verantwoordelijk waren voor ongeveer 35% van het langdurig verzuim. Medewerkers die lijden aan een burn-out zijn gemiddeld 242 dagen per jaar afwezig. Dat is bijna twee derde van het jaar. Naast de persoonlijke gevolgen voor de medewerker, heeft dit ook een enorme impact op de organisatie. Het leidt tot hogere kosten, een lagere productiviteit en heeft zelfs invloed op het moraal van de rest van het team.

Langdurig verzuim kan er bovendien toe leiden dat het uitvoeren van de bedongen arbeid niet meer mogelijk is, wat gevolgen heeft voor het re-integratietraject.

De oorzaken van stress en burn-out zijn heel divers. Werkdruk, gebrek aan controle over het eigen werk, een slechte werksfeer of conflicten op de werkvloer kunnen allemaal bijdragen aan een verhoogde stressbeleving. Daarnaast spelen persoonlijke factoren zoals perfectionisme, gebrek aan zelfvertrouwen of problemen in de privésfeer een rol.

Hoe herken je stress bij medewerkers?

Stress is vaak een sluipend proces dat zich geleidelijk opbouwt. Het is daarom belangrijk om als werkgever of HR-professional de signalen tijdig te herkennen. Hieronder enkele veelvoorkomende tekenen van stress:

1. Frequent kort verzuim: Als een medewerker zich regelmatig een paar dagen ziek meldt zonder duidelijke fysieke klachten, kan dit een indicatie zijn van stress. Dit is vaak een eerste signaal dat de medewerker moeite heeft om met de werkdruk om te gaan.
2. Verminderde productiviteit: Een medewerker die eerder altijd efficiënt en nauwkeurig werkte, kan ineens meer fouten maken, trager werken of moeite hebben om deadlines te halen. Dit kan een gevolg zijn van verminderde concentratie door stress.
3. Veranderingen in gedrag: Let op plotselinge gedragsveranderingen, zoals prikkelbaarheid, teruggetrokken gedrag of juist overcompensatie door heel druk bezig te zijn. Medewerkers die overmatig perfectionistisch worden of taken niet meer kunnen loslaten, kunnen proberen hun stressgevoelens te verbergen.
4. Lichamelijke klachten: Medewerkers met stress klagen vaak over lichamelijke klachten zoals hoofdpijn, spierpijn, vermoeidheid of maag- en darmklachten. Hoewel deze klachten op het eerste gezicht niet direct gelinkt worden aan werk, kunnen ze wel degelijk stressgerelateerd zijn.
5. Emotionele reacties: Overmatige emotionele reacties, zoals huilbuien, snel boos worden of extreem gevoelig reageren, kunnen een teken zijn dat iemand te veel onder druk staat.
6. Onthouden van sociale interactie: Medewerkers die normaal gesproken sociaal zijn, kunnen zich gaan terugtrekken en minder vaak deelnemen aan gesprekken of activiteiten met collega’s.

Het is belangrijk om niet één signaal op zichzelf te interpreteren, maar een combinatie van symptomen te herkennen. Wanneer je meerdere van deze signalen ziet, is het tijd om actie te ondernemen.

Hoe ga je het gesprek aan over frequent verzuim en stress?

Wanneer je merkt dat een medewerker vaker verzuimt of tekenen van stress vertoont, is het essentieel om op een constructieve en respectvolle manier het gesprek aan te gaan. Je spreekt van frequent verzuim wanneer een medewerker meerdere keren per jaar kortdurend ziek is. Dit kan lastig zijn, omdat het onderwerp gevoelig ligt en medewerkers zich kwetsbaar kunnen voelen. Het is belangrijk om een dossier bij te houden van alle gesprekken en afspraken rondom het verzuim, zodat je altijd een duidelijk overzicht hebt van de gemaakte afspraken en communicatie. Hier zijn enkele tips om het gesprek effectief aan te pakken:

1. Kies het juiste moment en de juiste setting

Zorg ervoor dat je een moment kiest waarop je ongestoord kunt praten. Plan het gesprek in een rustige omgeving waarin de medewerker zich op zijn gemak voelt. Het is belangrijk dat er voldoende tijd is om rustig te praten en dat de medewerker niet het gevoel heeft dat het gesprek haastig wordt afgehandeld.

2. Toon empathie en begrip

Begin het gesprek door je zorgen te uiten zonder te oordelen. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: “Ik merk dat je de laatste tijd vaak afwezig bent, en ik maak me zorgen om je. Hoe gaat het met je?” Dit laat zien dat je betrokken bent bij het welzijn van de medewerker en dat je openstaat voor een gesprek.

3. Luister actief

Geef de medewerker de ruimte om te vertellen hoe hij of zij zich voelt. Luister zonder onderbrekingen en oordeel niet direct over wat de medewerker zegt. Soms heeft een medewerker simpelweg behoefte aan een luisterend oor om zijn of haar zorgen te delen.

4. Stel gerichte vragen

Als je merkt dat de medewerker moeite heeft om te vertellen wat er speelt, kun je gerichte vragen stellen om meer duidelijkheid te krijgen. Vragen als: “Merk je zelf dat je vaker verzuimt?” of “Hoe ervaar je de werkdruk de laatste tijd?” kunnen het gesprek op gang helpen.

5. Bied ondersteuning aan

Laat weten dat je bereid bent om te helpen en bied concrete oplossingen aan. Dit kan variëren van het aanbieden van flexibele werktijden, het verminderen van de werkdruk, tot het inschakelen van externe hulp zoals coaching of begeleiding. Daarnaast is de werkgever verplicht tot loondoorbetaling bij ziekte; het loon bedraagt dan minimaal 70% van het laatst verdiende loon gedurende maximaal twee jaar. De loondoorbetalingsverplichting kan na twee jaar stoppen, waarna de werknemer mogelijk recht heeft op een uitkering. Bijvoorbeeld een scan om de stressfactoren in kaart te brengen en de medewerker meer inzicht te geven in zijn of haar eigen stressniveau.

6. Maak afspraken tijdens het frequent verzuimgesprek

Het is belangrijk om het gesprek niet vrijblijvend te laten. Maak duidelijke afspraken over de vervolgstappen. Dit kan betekenen dat er binnen een bepaalde tijd een evaluatiegesprek plaatsvindt, of dat er specifieke acties worden ondernomen om de stress te verminderen. Leg deze afspraken vast, zodat beide partijen weten wat er van elkaar verwacht wordt.

Samenwerken tegen veelvuldig ziekteverzuim

Wat kun je doen om ervoor te zorgen dat werknemers zich steeds vaker ziek melden, of om zelfs het verzuim terug te dringen? Het is hierbij belangrijk om breder naar de organisatie te kijken. Werkdruk en stress zijn namelijk vaak symptomen van een structureel probleem binnen de organisatiecultuur of binnen werkprocessen.

Wat kun je doen?

1. Stimuleer een open cultuur

Medewerkers moeten zich veilig voelen om aan te geven wanneer ze te veel druk ervaren. Dit begint bij het creëren van een open cultuur waarin stress bespreekbaar is. Organiseer bijvoorbeeld regelmatige check-ins met medewerkers om te vragen hoe het met hen gaat.

2. Zorg voor balans in werkdruk

Let op de verdeling van taken binnen het team. Voorkom dat medewerkers te veel werk op zich nemen of continu onder hoge druk staan. Werk met realistische deadlines en zorg voor voldoende pauzes en rustmomenten tijdens drukke periodes.

3. Bied ondersteuning en ontwikkelingsmogelijkheden

Geef medewerkers de mogelijkheid om zich te ontwikkelen en nieuwe vaardigheden te leren zoals timemanagement of stressmanagement. Dit kan hen helpen beter om te gaan met werkdruk en zorgt voor een gevoel van controle over hun eigen werk.

Conclusie: een werknemer die zich steeds vaker ziek meldt

Een werknemer die zich steeds vaker ziek meldt kan een belangrijk signaal zijn van stress of een dreigende burn-out. Als werkgever of HR-professional is het belangrijk om de signalen van stress vroegtijdig te herkennen en het gesprek aan te gaan met de medewerker. Door empathie te tonen, actief te luisteren en concrete oplossingen te bieden, kun je medewerkers ondersteunen in hun herstel en voorkomen dat stress uitmondt in langdurig verzuim of een burn-out.

Daarnaast is het belangrijk om preventieve maatregelen te nemen binnen de organisatie om een gezonde werkomgeving te creëren, waarin stress bespreekbaar is en medewerkers zich gesteund voelen. Zo kun je niet alleen individuele medewerkers helpen, maar ook de algehele gezondheid en productiviteit binnen de organisatie verbeteren. 

Aan de slag tegen verzuim

Wil je als werkgever of HR-professional grip krijgen op stress, burn-out en verzuim binnen je organisatie? Schrijf je dan in voor de workshop van Meulenberg Training en Coaching. In deze praktijkgerichte workshop leer je hoe je stress vroegtijdig herkent, effectief aanpakt en duurzame oplossingen biedt voor een gezonde en productieve werkomgeving. Met bewezen methoden en concrete handvatten zorg je ervoor dat medewerkers vitaal blijven en verzuim wordt verminderd. Zet vandaag nog de stap naar een gezonde werkvloer!

Veelgestelde vragen

Referenties

1. VZinfo.nl – Ziekteverzuim | Leeftijd en geslacht – Gevonden op 13/02/2025
   Link naar de pagina op vzinfo.nl