Ontspannen werken: Praktische gids voor werkgever en werknemer!

Niemand zal ontkennen dat de wereld snel verandert en dat de werkvloer niet aan die veranderingen ontkomt. Doordat de werkdruk steeds hoger wordt, de prikkels meer en meer toenemen, de lat hoger en hoger komt te liggen en daarmee de druk op mensen toeneemt, wordt het steeds belangrijker om ruimte te maken voor ontspannen werken.

In dit artikel zullen we ingaan op zowel de kant van de medewerker, maar ook voor een werkgever om werknemers zo ontspannen mogelijk te laten werken met als doel uitval en verzuim te verminderen.

Waarom is dit zo belangrijk? Eigenlijk is het heel simpel: Iemand die ontspannen is en gelukkig is op zijn werk is vaak productiever, minder snel ziek, kan beter samenwerken en is ook vaak creatiever en innovatiever. Daarnaast hebben je minder spanning en ben je in staat om meer verantwoordelijkheid te dragen als je fit en uitgerust bent.

Een gezonde geest is daarmee net zo belangrijk als fysieke gezondheid en verdient zodoende veel prioriteit. Hoe kun je dit doen? In dit artikel helpen we je erbij!

Is ontspanning wel belangrijk?

Natuurlijk hoor je veel over het belang van ontspannen werken en wordt er vaak gezegd dat de druk niet te hoog moet oplopen. Is dit wel zo? Wat zegt onderzoek?

Hieronder de feiten op een rijtje;

• In 2024 gaf 37% van de werknemers bij verzium aan burn-outklachten te ervaren, wat neerkomt op ongeveer 1,7 miljoen mensen [2]
• Het aantal medewerkers dat langdurig uitvalt door werkstress steeg met 11% [3] in het afgelopen jaar.
• Bijna 25% van deze uitvalgevallen betreft overspanning of burn-out, met een gemiddelde uitvalduur van 240 dagen en kosten van €315 per dag voor werkgevers [4].

Belang van ontspanning op de werkvloer

• 36% van de werkende Nederlanders [5] vindt het belangrijk dat de werkgever ontspanning aanbiedt op de werkvloer.
• Ontspanning tijdens het werk leidt tot minder stress, verhoogde motivatie en productiviteit, en verminderd ziekteverzuim.
• Werkgevers kunnen bijdragen aan ontspanning door het aanbieden van flexibele werktijden, het stimuleren van pauzes en beweging, en het creëren van een open cultuur waarin stress bespreekbaar is.

Ontspannen op het werk: is het eigenlijk wel mogelijk?

Als je naar bovenstaande cijfers kijkt, lijkt ontspannen werken haast onmogelijk. Het lijkt wel alsof we in een maatschappij leven waarin het lijkt alsof we altijd “aan” moeten staan. Werkdruk, deadlines, sociale druk, privé activiteiten en de altijd aanwezige stroom van telefoons en e-mails zorgen ervoor dat we nooit even ‘uit’ kunnen en de vraag naar actie altijd blijft bestaan.

Toch is het belangrijk om rust en werk goed in balans te houden, zowel voor jou als werknemer als voor jou als werkgever of leidinggevende, maar begrijp dat het verlagen van de werkdruk vraagt om het maken van stevige keuzes, omdat je anders simpelweg meegevoerd wordt door de waan van de dag.

Voordelen van ontspanning op het werk

Ontspanning heeft voor iedereen grote voordelen. Om gelijk een stigma te doorbreken: we hebben het hier niet over niks doen, of lanterfanten, maar juist ervoor zorgen dat de druk niet zo hoog oploopt dat het te veel wordt en het de prestaties beïnvloedt. Ontspanning kan je bijvoorbeeld helpen om spanning en angst te verminderen, de concentratie te verbeteren maar ook de productiviteit te verhogen. Ook kan ontspanning helpen om de bloeddruk te verlagen en de hartslag te vertragen wat weer goed is voor je gezondheid. Wanneer je regelmatig ontspant kun je beter omgaan met de dagelijkse taken en uitdagingen. Bovendien kan ontspanning helpen om werknemers te motiveren en te stimuleren, waardoor je meer plezier hebt in je werk. Zo zie je dat het voor iedereen goed is, en daarbij ook eerder een must is geworden dan iets dat je doet wanneer je er tijd voor hebt.

De voordelen op een rijtje van ontspannen werken op een rij gezet:

• Je kunt zo stress effectief verminderen
• De bloeddruk daalt
• Je staat niet de hele dag aan
• Je lijf komt tot rust
• Ziekteverzuim daalt
• Meer rust in je hoofd
• Meer kans om te herstellen
• Je bent scherp op de momenten die er toe doen.

Werkomgeving

Ook de de omgeving waarin je werkt speelt een belangrijke rol in de spanning maar ook in ontspanning. Een fijn ingerichte werkomgeving met veel frisse lucht, licht en ruimte helpt je om beter te ontspannen, zeker voor mensen die de hele dag achter hun bureau zitten. Ook helpt een rustige en stille omgeving de concentratie te verbeteren, afleiding te verminderen en productief te blijven. Het is daarom belangrijk om een goede balans te vinden tussen werk en ontspanning. Aan de ene kant mag werk leuk en uitdagend zijn, zolang dit maar wordt afgewisseld met momenten van rust en een gezonde afstand.

Niet ontspannen werken, wat zijn de gevolgen?

Iemand die gestresst of gespannen is, kan zich moeilijker concentreren, de gedachten dwalen af, mensen worden futloos, krijgen een korter lontje, raken minder productief etc. Daarnaast zorgt stress ervoor dat je hormonen aanmaakt die cruciaal zijn voor snelle reacties en alertheid, vooral in stressvolle of gevaarlijke situaties, maar ook erg uitputtend zijn en uiteindelijk leiden tot uitval en verzuim.

Spanning op de werkvloer kan daarnaast ook leiden tot fysieke klachten zoals hoofdpijn, nekpijn en hartkloppingen, wat vaak de eerste tekenen zijn van een naderende overspannenheid of burn-out.

Het eenvoudigste is natuurlijk de oorzaak van de spanning weg te nemen. Helaas is dat niet altijd even gemakkelijk, zeker niet als de oorzaak in de privésfeer ligt of wanneer de oorzaken van de overspanning in een complexere situatie ligt. In dit geval is het voor beide partijen (werkgever en werknemer) goed om hier duidelijk en open over te communiceren.

Deel 1: Voor jou als werknemer; ontspannen werken

Ontspannen werken: Hoe kun jij dit aanpakken?

Waarschijnlijk heb je al veel geprobeerd om je werkdruk te verlagen, maar je merkt al snel dat dit makkelijker gezegd is dan gedaan. Al snel stapelt het werk op en zit je ook tijdens de pauzes achter je bureau of heb je het gevoel dat je to-do-lijst nooit korter wordt en dat je continu afgeleid door wordt nieuwe e-mails en telefoontjes. Het gevolg? Je krijgt hierdoor lichamelijke klachten, je concentratievermogen wordt minder, je neemt je werk mee naar huis, etc etc.

Het goede nieuws is: je kunt zelf kleine stappen nemen om werkstress te verminderen en meer rust in je werkdag te creëren:

1: Wees alert op de signalen

Het is simpelweg belangrijk om signalen van stress te vroegtijdig te herkennen en te weten hoe je hierop in kunt spelen. Een van de eerste signalen van stress is bijvoorbeeld een verkeerde ademhaling. Je merkt dat deze dan kort en oppervlakkig wordt of dat je snel buiten adem bent wanneer je de trap oploopt. Als je dit merkt, probeer dan bewust te ademen en je te focussen op je ademhaling. Je zult merken dat je, wanneer je rustiger wordt, je lichamelijke klachten ook verdwijnen. Werken in een rustige omgeving draagt hier aan bij.

2. Begin de dag met duidelijke prioriteiten 

Het stellen van prioriteiten zal je ook helpen bij het verminderen van stress. Het hebben van een prioriteitenlijstje geeft je rust en overzicht en helpt je je energie te richten op datgene wat belangrijk is. Voordat je aan de slag gaat, neem je een moment om na te denken over wat echt belangrijk is vandaag. Wat zijn de taken die absoluut af moeten? En welke kunnen wachten? Door je prioriteiten helder te krijgen, creëer je overzicht en verminder je het gevoel van overbelasting. Het helpt ook om gedurende de dag even stil te staan en in te checken of je nog steeds bezig bent met de juiste dingen die uiteindelijk leiden tot voldoening en tevredenheid.

Sluit de dag ook af

Om ervoor te zorgen dat je niet de hele dag doorrent, is het goed om de dag af te sluiten en te kijken waar je trots op bent. Tevens zorg je er zo voor dat je klaar bent voor de volgende dag. Ook is het belangrijk om aan het einde van de werkdag een planning voor de volgende dag te maken. Dit zorgt ervoor dat je de volgende dag met een opgeruimd hoofd (en bureau) en met een duidelijke focus kunt beginnen. Deze opgeruimdheid en focus heeft een belangrijke rol in het verkrijgen van een goede nachtrust. Om je eind van de dag goed af te sluiten en goed te slapen vermijd je cafeïne en beeldschermen om zodoende frist aan de nieuwe dag te kunnen beginnen.

3. Zie het belang van pauzes en frisse lucht

Hoe verleidelijk het ook is om door te werken, zeker wanneer je het druk hebt, het is goed om prioriteit te geven aan je pauzes. Al is het maar 5 minuten om even de benen te strekken, de frisse buitenlucht in te ademen of om wat te drinken te pakken (bijvoorbeeld een glas water). Door regelmatig korte pauzes te nemen geef je je hersenen de kans om weer op te laden wat je focus, concentratievermogen en daarmee uiteindelijk ook je prestaties ten goede komen.

In sommige bedrijven zijn speciale meditatieruimtes om tot rust te komen. Meditatie kan helpen door zowel fysieke als mentale rust te bieden. Je moet er dan wel gebruik van maken natuurlijk.

4. Relaxen op het werk: Vind je eigen ontspanningstechnieken 

Het is goed om te weten dat iedereen op een andere manier ontspant. Voor de ene werkt een korte wandeling waarbij de ander gebaat is bij een ademhalingsoefening. Ook werkt het vaak goed om een rustige plek te zoeken om je gedachten even op een rijtje te zetten.

Sommigen gebruiken hiervoor de ‘Ommetje-app‘ die je helpt om samen met vrienden, familie of collega’s wandelingen te starten, wat het wandelen leuker en motiverender maakt. Bewegen helpt je je hoofd leeg te maken, een mentale pauze te nemen en je geest op te ruimen.

Dit vraagt dus om een ontdekkingstocht waarbij je nagaat wat werkt voor jou goed werkt om dat vervolgens toe te passen op je werk.

5: Plannen en organiseren

Goed plannen en organiseren helpt je om meer rust en overzicht in je werkdag te brengen. Als je vooraf helder bepaalt wat écht belangrijk is, creëer je meer overzicht en ruimte voor jezelf. Een opgeruimde en gestructureerde werkdag geeft je rust en zorgt ervoor dat je beter kunt ontspannen maar uiteindelijk ook productiever bent in je werk. Een hulpmiddel dat je hiervoor kunt gebruiken is de eisenhower matrix

6. Mindfulness op het werk: In het moment blijven

Mindfulness is niet alleen iets voor op een yogamat. Je kunt het ook prima op de werkvloer toepassen. Het basisprincipe van mindfulness is dat je je bewust bent van wat je op dit moment aan het doen bent, zonder dat je gedachten steeds afdwalen naar wat er allemaal nog moet gebeuren. Door regelmatig stil te staan bij hoe je je voelt en wat je op dat moment nodig hebt, kun je beter omgaan met stress en werkdruk. Je bent je zo beter bewust van wat je lichaam nodig hebt waardoor je beter in staat bent om goed voor jezelf te zorgen.

Deze zelfzorg is van belang, want doe je het niet dan merk je al snel de gevolgen van stress op zowel je hersenen als lichaam: Het werken wordt steeds moeizamer en lichamelijk word je steeds vermoeider. Het is daarom belangrijk om een goede balans te vinden om je hersenen en lijf gezond te houden.

7. Maak van balans een prioriteit 

Het is makkelijk om balans en ontspanning niet te zien als iets dat je “erbij” doet, als alles af is, of wanneer je er aan toe komt. Maar juist door ontspanning een vast onderdeel van je werkdag te maken, voorkom je dat stress je leven gaat beheersen en zo uitmondt in chronische stress. Zoek daarom naar manieren om ontspanning structureel in te bouwen. Misschien kun je een moment van stilte plannen na de lunch, of afspreken met collega’s om af en toe samen een kop koffie te drinken (en dan niet achter je bureau) . Het gaat erom dat je tijd neemt voor jezelf, zeker op de drukste dagen. Besef je ook goed: Je lijf en je hoofd hebben gewoon tijd nodig om te herstellen en scherp te blijven. Het kan zomaar zijn dat je hier een stuk productiever van wordt! De conclusie die je mag trekken: Je zou jezelf (en je collega’s) een groot plezier kunnen doen om aan je balans te werken.

Soms helpt het om meer thuis te werken om balans aan te brengen. Toch is thuiswerken geen absolute oplossing om het harde werken te verminderen, of de afleiding van collega’s te vermijden. Hoewel veel mensen door thuiswerken zich vaak beter kunnen concentreren, lopen thuis diverse taken al snel door elkaar heen wat weer extra spanning kan veroorzaken.

Klik hier om door te gaan naar de conclusie.

Deel 2: Voor de leidinggevende; ontspannen werken faciliteren

Wat kun jij als leidinggevende doen om je team te laten ontspannen?

Als leidinggevende heb je best een grote invloed op de stress en daarmee ook de gezondheid van medewerkers. Omdat iedere leidinggevende natuurlijk uitval en verzuim wil beperken, is het goed om te zoeken naar maatregelen die helpen om deze stress te voorkomen en een ontspannen werkplek te creëren.

Wat kun je concreet doen als leidinggevend? We zetten een paar feiten op een rijtje:

1. Een open cultuur rondom stress en werkdruk 

Een goede en ontspannen werksfeer begint met open communicatie. Zorg er daarom voor dat je collega’s zich vrij voelen om aan te geven wanneer ze het gevoel hebben dat de werkdruk te hoog wordt. Het is hierbij van belang dat je als leidinggevende het goede voorbeeld geeft door hier zelf ook openlijk over te praten en, wanneer nodig, je eigen kwetsbaarheid te kunnen tonen.

Een open cultuur betekent ook dat je goed in gesprek bent en blijft met je team. Zodoende kun je problemen vroegtijdig signaleren en samen oplossingen bedenken. Probeer jezelf dus open te zetten en luister naar wat werknemers tegen je zeggen en probeer vervolgens samen te zoeken naar oplossingen.

2. Ontspanningsruimte: Een plek om even op adem te komen 

Bij veel bedrijven heeft het tot zeer goede resultaten geleid om een ontspanningsruimte in te richten [1]. Dit hoeft geen grote of ingewikkelde ruimte te zijn die helemaal geluidsdicht is, maar een comfortabele stoel, zachte verlichting en een rustige, prettige sfeer doen al snel heel veel goed. Je hebt zodoende een plek waar medewerkers even kunnen ontsnappen aan de drukte van het kantoor en hun werkplek en ongestoord tot rust kunnen komen. Door deze ontspanningsruimte kunnen werknemers zich weer even opladen om ze beter opgewassen te zijn tegen de druk. Dit draagt niet alleen bij aan hun ontspanning, maar uiteindelijk ook aan hun productiviteit.

3. Stimuleer stressmanagement op het werk 

Als werkgever kun je ook actief bijdragen aan het verminderen van werkstress door trainingen of workshops aan te bieden die helpen om de eerste stressklachten goed te kunnen signaleren, time of energie management toe te passen, of juist een bepaald probleem bespreekbaar te maken. Je kunt hierbij denken aan korte workshops, maar ook aan wekelijkse sessies waarin medewerkers leren hoe ze beter met stress om kunnen gaan. Je laat zo zien dat je gezondheid belangrijk vindt en dat je graag wilt ze goed gezond zijn.

4: Maak het niet te serieus

Maak het ook niet te serieus. Het is niet de bedoeling dat we met z’n allen helemaal in de kramp schieten als er een keer wat stress is. Zo heeft lachen en plezier maken een ontzettend positief gevolg op de hersenen. Het ontspant niet alleen de spieren, maar vermindert ook de productie van stresshormonen zoals adrenaline en cortisol. Cortisol is het stresshormoon dat wordt aangemaakt tijdens stressreacties in de hersenen. Bedenk wel dat deze hormonen uiteindelijk bijdragen aan langdurig verzuim.

5. Wees een rolmodel 

Hoe jij als leidinggevende omgaat met stress en ontspanning, heeft een grote impact op je team. Als jij het goede voorbeeld geeft door regelmatig rust te nemen en stress bespreekbaar te maken, zal je team dit ook sneller doen. Zorg ervoor dat je niet alleen praat over het belang van ontspanning, maar het ook daadwerkelijk voorleeft. Je kunt hiervoor de bovenstaande tips zelf proberen toe te passen.

Conclusie: Samen naar een ontspannen werkomgeving

Ontspannen werken is niet alleen de verantwoordelijkheid van de werknemer of de werkgever; het is een gedeelde taak. Als werknemer kunt zelf stappen zetten om je werkstress te verminderen en meer rust te vinden in je werkdag. Anderzijds is het aan de leidinggevende om een cultuur te creëren waarin ontspanning wordt aangemoedigd en werkdruk bespreekbaar is. Door samen te werken aan een ontspannen werkomgeving, bouwen jullie aan een gezondere, productievere en meer gebalanceerde toekomst. Ontspanning is niet iets dat je verdient nadat het werk is gedaan; het is de sleutel tot succes, zowel persoonlijk als professioneel.

Het is belangrijk om tijd te nemen voor ontspanning en herstel om stress en mentale gezondheid te bevorderen. Na een dag hard werken is het cruciaal om voldoende rust en gezonde voeding te krijgen om je energieniveaus weer op peil te brengen. Zo hou je de voldoening en tevredenheid hoog, en de kans op uitval en verzuim zo klein mogelijk.

Wil je aan de slag om meer ontspanning aan te brengen als werkgever of als werknemer? Wil je samen met je collega’s een fijne sfeer waar gezond werken op 1 staat? Neem dan vrijblijvend contact op!

Veelgestelde vragen

Referenties

1. Businessjunk.nl – Een ontspanningsruimte inrichten op kantoor? Tips en tricks! – Gevonden op 15/01/2025
   Link naar de pagina op Businessjunk.nl
2. Arbounie.nl – Werkstress voorkomen door thuis op te laden – Gevonden op 19/05/2025
   Link naar pagina op arbounie.nl
3. mkbservicedesk.nl – Werkstress zorgt voor steeds meer langdurige uitval – Gevonden op 19/05/2025
   Link naar de pagina op mkbservicedesk.nl
4. nos.nl – Stress groeit bij werknemers: ‘Integrale aanpak nodig’ – Gevonden op 19/05/2025
   Link naar de pagina op nos.nl
5. asr.nl – Dit zijn de vier positieve gevolgen – Gevonden op 19/05/2025
   Link naar de pagina op asr.nl