Stress om deadlines, targets en doelstellingen: bij velen groeit de stress naarmate een deadline dichter bijkomt. Het kan zijn dat dit veroorzaakt wordt door uitstelgedrag, een verkeerde time management of het verkeerd stellen van prioriteiten. Echter vaak komt de stress om deadlines door teveel deadline achter elkaar. Natuurlijk motiveert een deadline, maar vele deadlines achter elkaar zorgen voor een ongezonde race.
In dit artikel laten we zien waarom deadline stress bestaat en wat je kunt doen om op een gezonde manier doelstellingen te halen.
Let op: stress om deadlines kan leiden tot een burn-out.
Doe jezelf een plezier en let scherp op de kenmerken hiervan!
Lees hiervoor het E-book: Kenmerken van een burn-out
Wat is een deadline?
Een deadline kunnen we omschrijven als een tijdslimiet. Het is een uiterste datum, het laatste moment waarop een opdracht, proces of project moet zijn afgerond. Met de term fatale datum, die ook gangbaar is, wordt nóg duidelijker gemaakt dat het daarna echt te laat is. Overschrijden van dat moment betekent dat er niets meer aan kan worden gedaan.
Het woord deadline heeft overigens historisch gezien een meer letterlijke betekenis. In een Amerikaanse gevangenis werd halverwege de 19e eeuw een krijtlijn getrokken op zes meter van de omheining. Gevangenen die er maar een paar centimeter overheen gingen, werden zonder pardon doodgeschoten. Zo heftig zijn de straffen in onze huidige maatschappij gelukkig niet.
Lees ook: omgaan met werkstress
Waarom leveren deadlines stress op?
Het niet halen van een deadline is dus niet levensbedreigend maar wat is de reden dat we er ons zo druk over maken? Waarom slapen sommige mensen zo slecht als ze tegen een deadline aan zitten? Hiervoor zijn verschillende redenen, waarvan we er een aantal bespreken.
Angst
Als eerste is er de angst dat de deadline niet wordt gehaald. Daardoor zou je kunnen vinden dat je faalt of kunnen denken dat anderen vinden dat je faalt. Je voldoet niet aan wat er van jou wordt verwacht. De vraag is dan uiteraard of dat terecht is of dat die angst te maken heeft met iets anders. Verwachtingen van je ouders kunnen bijvoorbeeld ook een rol spelen, net als perfectionisme.
Falen
Dan is er de angst voor de gevolgen van het niet halen van de deadline. Een leidinggevende kan boos worden. Misschien ben je bang voor een negatieve beoordeling of zelfs om je baan kwijt te raken. Je loopt die felbegeerde opslag of promotie mis. Hoe dan ook: moeten toegeven dat je een deadline niet hebt gehaald is iets negatiefs, dat minpunten oplevert. Dat willen we uiteraard zoveel mogelijk zien te voorkomen.
Lees ook: een dominante leidinggevende
Afhankelijk zijn van anderen
Een andere belangrijke factor: voor het halen van jouw deadlines ben je vaak afhankelijk van je collega’s. Jij kan nog zo goed je best doen om die belangrijke offerte voor die grote, veeleisende klant op tijd te versturen. Als jouw collega’s echter jou niet de prijzen op tijd aanleveren of doorgeven welke korting je mag geven, ga jij die klant niet op tijd tevreden stellen.
En je kan nog zo hard werken om de rapportage van dat risicovolle project bij de directie op tafel te leggen. Als je niet van alle betrokken afdelingen de benodigde input op tijd ontvangt, mag jij bij de directie op het matje komen. Niet zo vreemd ook natuurlijk, dat dit stress oplevert. Je hebt het halen van de deadline niet volledig zelf in de hand, maar draagt wel de verantwoordelijkheid voor het eindproduct. Juist die afhankelijkheid, het geen invloed hebben, is bij veel mensen al genoeg reden om stress te krijgen.
Lees ook: Conflicten op het werk
Het verband tussen deadlines, stress en burn-out
Zolang je je deadlines steeds haalt, is er niet zoveel aan de hand. Er zijn ook genoeg mensen die zeggen dat ze onder druk het beste functioneren. Ze verslappen zelfs als er te weinig druk op de ketel staat. Een beetje stress is dan ook helemaal niet verkeerd, het houdt je scherp. En vermoeider dan normaal zijn we altijd wel eens.
Het wordt echter anders als je opeens je deadlines niet meer haalt en daarbij ook regelmatig heel erg moe bent. Betrap je jezelf er op dat je geprikkeld reageert (of zeggen anderen dat) en gaan je sportprestaties achteruit, dan moet je oppassen. Deze signalen kunnen wijzen op een beginnende burn-out en moet je dus absoluut serieus nemen. Teveel deadlines, teveel hooi op de vork nemen, altijd maar het uiterste van jezelf vragen zijn dé ingrediënten voor een burn-out.
Lees ook de symptomen van een burn-out
Ben je bang om in een burn-out te belanden? Wees er dan altijd op tijd bij!
Wees scherp op stress: volg preventieve coaching
Zelf deadlines stellen: je eigen grenzen bewaken
We hadden het al over deadlines waarbij je afhankelijk bent van anderen, meestal collega’s. Als jij je deadline niet haalt omdat een collega jou niet op tijd van informatie heeft voorzien, krijg jij op je kop. Er is één goeie manier om je hier tegen in te dekken: door zelf ook deadlines te stellen. Stel dat jij elke tiende werkdag van de maand rapportages moet inleveren.
Een deel daarvan kan je maken met behulp van je eigen gegevens of informatie waar je makkelijk zelf aan kunt komen. Voor een ander deel kan je echter niet zonder data die een collega moet aanleveren. Je hebt ook tijd nodig om deze data te bewerken voordat je ze in de rapportage kunt opnemen. Als je als deadline de achtste werkdag aangeeft, heb je dus nog twee werkdagen om er mee aan de slag te gaan en je rapportage keurig op tijd in te leveren. Communiceer helder en duidelijk naar je collega welke deadline jij stelt en leg uit waarom. Maak ook duidelijk dat een dag later écht te laat is.
De directie zal nog steeds niet blij zijn als jij jouw rapportage een dag te laat inlevert. Wel kan je aantonen dat je er werkelijk alles aan hebt gedaan maar een ander de deadline niet heeft gehaald waarvan jij afhankelijk van was. Jij hebt immers geen machtsmiddel om die ander te dwingen te presteren wat jullie hebben afgesproken.
Lees ook: grenzen bewaken
Omgaan met deadlines
Daarnaast kan het helpen om voor jezelf een goeie planning te maken. Als je weet wat jouw deadlines zijn, kan je op een rij zetten welke taken je moet uitvoeren, welke activiteiten nodig zijn om ze te halen. Door deze vanaf de datum van de deadline terug in de tijd te plannen, weet je wanneer je moet beginnen. Plan niet te krap want er komt (veel) meer op je bord dan deze taken. Als je bijhoudt in hoeverre je op schema loopt, kan dat jou wat geruster stellen.
Mocht het er op lijken dat je je deadline niet gaat halen, communiceer dat dan op tijd naar degene die op jouw informatie wacht. Op dat moment kan er misschien nog iets worden geregeld. Wellicht kan een collega bijspringen of blijkt dat een dag later deze keer geen probleem is. Dat scheelt jou een heleboel stress en geeft je wat lucht.
Communiceren is altijd een goed middel. Soms blijkt dan dat de soep niet zo heet wordt gegeten als zij wordt opgediend. Iemand bepaalt bijvoorbeeld een deadline zonder te weten wat er allemaal voor nodig is om die te halen. Het kan ook zijn dat een deadline onmogelijk haalbaar is omdat de benodigde info op dat moment nooit beschikbaar kan zijn.
Denk hierbij aan een boekhouding waarin bepaalde activiteiten pas kunnen plaatsvinden als de maand is afgelopen. Ook kan iemand een deadline zo scherp stellen om zichzelf in te dekken of extra tijd te geven. In de praktijk blijkt dan bijvoorbeeld een dag later inleveren dan de deadline helemaal geen probleem te zijn.
Lees ook over: stress verminderen
Gezonde balans
In principe heeft niemand moeite met deadlines, uitzonderingen daargelaten, tenzij ze simpelweg niet haalbaar zijn. Ook wordt het voor veel mensen een probleem als ze continu tegen deadlines aan zitten te werken.
Dat betekent immers dat de boog altijd gespannen is, dat er zelden of nooit een moment van rust is. Deadlines werken prima als er balans is in de drukte op het werk. Er moeten ook periodes zijn waarop het net ietsje rustiger is. Dat geeft even lucht en de kans om de accu weer op te laden. Want periodes met deadlines kosten veel energie, dat is zeker
Gerelateerde artikelen
- Vluchtgedrag – Waarom vluchten voor je werk geen oplossing biedt voor je problemen
- Werken in een angstcultuur – Hoe blijf je overeind?
Hulp bij burn-out en stress
Het verminderen van stress en het herstellen van een burn-out is geen sinecure. Heb je ondersteuning nodig, dan kan je op onze hulp rekenen. Onze coaches zijn allemaal gespecialiseerd in jouw problematiek. Door hun jarenlange ervaring kunnen ze samen met jou werken aan jouw herstel. Van het resultaat van onze 1-op-1 coaching heb jij je leven lang plezier!
Bekijk ons aanbod voor:
