Als leidinggevende weet je het: time management is geen luxe, maar een noodzaak. Zonder grip op je tijd, heb je geen grip op je leiderschap. Veel leidinggevenden merken dat hun agenda grotendeels geregeerd wordt door externe factoren, waardoor het lastig is om effectief te plannen en prioriteiten te stellen. En dat voelt je team, dat zien je resultaten, en dat merk je thuis.

Time management is de basis onder succesvol en evenwichtig leiderschap, niet omdat het alleen een mooi theoretisch concept is, maar omdat het werkt. Het helpt je focussen op wat er echt toe doet: die belangrijke taken waar je als leider voor wordt betaald, en als effectieve leidinggevende bepaal je heldere prioriteiten waar je team op kan vertrouwen. Effectief tijdbeheer zorgt ervoor dat je beter kunt leiden én dat je nog energie overhoudt voor jezelf. Dat je efficiënter werkt, maar ook effectiever waardoor je aan het eind van de dag ook gewoon nog energie overhoudt.

Door jezelf te trainen in timemanagement, of door een gerichte time management training te volgen, zet je die kennis om in een concreet persoonlijk actieplan: geen vage goede voornemens, maar heldere stappen die je vanaf direct kunt zetten. Want dat actieplan wordt jouw roadmap naar betere tijdsbesteding, meer controle over je agenda, en uiteindelijk: het bereiken van jouw doelen als effectieve leidinggevende.

Het belang van time management voor leidinggevenden

Misschien heb je al maanden, misschien wel jaren het gevoel dat er iets anders moet. Je hebt het simpelweg te druk. Maar weten is niet genoeg en dat merk je elke dag weer. Want ondertussen blijf je dezelfde fouten maken: je agenda vol proppen, ja zeggen tegen alles en iedereen, en ‘s avonds thuiskomen met het gevoel dat je weer een dag hebt verspild aan dingen die er niet echt toe doen.

Time management training voor leidinggevenden is daarom geen theoretisch geneuzel, als leidinggevende ben je een belangrijke spil tussen directie en werknemers. Hoe fitter dit is, des te beter de overdracht en hoe meer helderheid er ontstaat.. Het gaat erom dat je leert hoe je je tijd en je energie daadwerkelijk kunt beheren, hoe je prioriteiten stelt die kloppen, en hoe je taken delegeert zonder het gevoel te krijgen dat je controle verliest. Daarbij is het belangrijk om stil te staan bij de wijze waarop je als leidinggevende met je tijd omgaat en hoe je dit kunt verbeteren. Daardoor krijg je eindelijk ruimte voor wat je écht als leider moet doen: strategisch denken, je team ontwikkelen, richting geven.

Een praktijkgerichte training laat je niet alleen nieuwe technieken zien, maar het helpt je ook ervaren: je probeert ze uit, je voelt wat er gebeurt als je anders gaat werken. Tijdens zo’n training krijg je inzicht in het effect van je eigen handelen, zodat je bewuster keuzes kunt maken en effectiever wordt in je werk. En dat verschil tussen weten en kunnen, dat is wat jou van een gestresste manager naar een effectieve leider brengt. Want leidinggevenden die hun tijd onder controle hebben, maken meer impact, leiden effectiever, en kunnen ‘s avonds daadwerkelijk afschakelen. Bovendien voorkom je zo dat je uitgeput raakt! Burn-out is niet het gevolg van hard werken, maar van verkeerd werken.

De gevolgen van gebrekkig timemanagement

Voor veel leidinggevenden voelt de werkdag als een constante race tegen de klok. De agenda staat vol met vergaderingen, er komen continu mails en berichten binnen, en tussendoor kloppen medewerkers aan met vragen of problemen.

Dit heeft meerdere gevolgen:

• Reactief leiderschap: Zonder structuur en duidelijke prioriteiten word je al snel geleefd door de waan van de dag. Je reageert op wat er op je afkomt in plaats van zelf koers te bepalen. De agenda wordt hierdoor grotendeels geregeerd door externe factoren, waardoor je minder regie ervaart over je eigen tijd.
• Moeite met omgaan met taken en verwachtingen: Veel leidinggevenden hebben moeite met het effectief omgaan met de constante stroom van taken, verwachtingen en prikkels, wat het gevoel van controle en rust vermindert.
• Verlies van overzicht en focus: Door steeds te schakelen tussen taken ontstaat versnippering. Je verliest grip op je planning en het gevoel dat je de juiste dingen doet.
• Te weinig tijd voor de lange termijn: Strategische doelen en ontwikkelgesprekken met medewerkers verdwijnen naar de achtergrond, terwijl dit juist de kern is van goed leiderschap. Structurele zaken blijven hierdoor vaak liggen, wat de effectiviteit op de lange termijn belemmert.
• Stress en risico op overbelasting: Het voortdurende gevoel tekort te schieten of achter de feiten aan te lopen, veroorzaakt spanning. Dit kan op termijn leiden tot stressklachten of zelfs burn-out, zeker als het omgaan met werkdruk lastig voor je is.
• Negatieve impact op het team: Een leider die gehaast en gestrest is, straalt dat onbewust uit naar zijn mensen. Hierdoor neemt de rust en motivatie binnen het team af, en kan de samenwerking verslechteren.

Kortom: zonder effectief time management wordt leiderschap zwaarder dan nodig is. Leidinggevenden raken verstrikt in de drukte van alledag, verliezen regie en voelen dat hun impact afneemt.

Het creëren van een persoonlijk actieplan

Je begrijpt: Time management is ook voor jou als leider noodzakelijk, en je begrijpt ook dat zonder plan je nergens komt. Een persoonlijk actieplan is meer dan een lijstje met taken of een strakke planning. Het is een kompas dat je als leidinggevende helpt om richting te geven aan je werk en je energie. Een persoonlijk actieplan helpt je bovendien om je doelstellingen te behalen binnen de gestelde tijd en middelen. Vaak vormt een opleiding of training de basis voor het opstellen van een persoonlijk actieplan. In een rol waarin je continu wordt gevraagd om beslissingen te nemen, mensen te begeleiden en resultaten te behalen, kan een goed doordacht actieplan het verschil maken tussen overleven en écht effectief leiderschap.

Waarom een persoonlijk actieplan?

Als leidinggevende sta je vaak midden in de hectiek, ad-hoc vragen van je team en onverwachte brandjes die je moet blussen. Het risico is groot dat je vooral reactief bezig bent, in plaats van proactief te sturen.

Een persoonlijk actieplan helpt je uit die spiraal te stappen. Het geeft je houvast om:

• Je doelen scherp te formuleren – niet alleen op organisatieniveau, maar ook voor jezelf als leider.
• Je tijd en energie bewust te richten op wat écht belangrijk is.
• Grenzen te stellen aan zaken die niet bijdragen aan je kerntaken of je persoonlijke ontwikkeling.
• Regelmatig te reflecteren en bij te sturen.

De bouwstenen van een effectief actieplan:

1. Formuleer je kernprioriteiten: Begin met de vraag: Wat wil ik dit jaar of kwartaal écht bereiken, zowel voor mijn team als voor mezelf? Denk hierbij aan strategische doelen, maar ook aan persoonlijke speerpunten, zoals beter delegeren of meer ruimte creëren voor coachend leiderschap.
2. Stel realistische en meetbare doelen: Een actieplan werkt alleen als de doelen concreet en haalbaar zijn. Vermijd vage voornemens zoals “meer overzicht krijgen” en kies voor formuleringen die meetbaar zijn, zoals: “aan het eind van elke week een helder overzicht van de belangrijkste drie prioriteiten voor de volgende week.”
3. Maak onderscheid tussen urgent en belangrijk: Leidinggevenden raken vaak verstrikt in urgente zaken die veel tijd vragen, maar weinig impact hebben. Een actieplan dwingt je om ook ruimte te maken voor de belangrijke – vaak niet urgente – taken die je leiderschap op de lange termijn versterken.
4. Plan momenten van reflectie in: Een actieplan is geen document dat je één keer opstelt en daarna vergeet. Reserveer wekelijks of maandelijks tijd om stil te staan bij je voortgang: Wat gaat goed? Waar loop ik vast? Wat vraagt bijstelling? Door reflectiemomenten op vaste tijden te plannen, houd je het actieplan levend en blijf je gericht werken aan je doelen.
5. Houd rekening met je eigen energie: Time management gaat niet alleen over tijd, maar juist ook over energie. Een goed actieplan houdt rekening met je persoonlijke ritme: wanneer ben jij het meest creatief, wanneer heb je de meeste focus, en wanneer is het slim om ruimte te maken voor herstel?
6. Durf te schrappen en delegeren: Een actieplan is pas effectief als het je ook helpt ballast los te laten. Stel jezelf de vraag: Welke taken horen echt bij mij als leider, en welke kan of moet ik delegeren?

Het actieplan levend houden

De kracht van een een plan voor time management voor leidinggevenden zit niet in de perfectie van de eerste versie, maar in het voortdurend bijstellen en aanpassen. Leiderschap is altijd dynamisch: prioriteiten veranderen, omstandigheden verschuiven, de wereld verandert en ook jijzelf ontwikkelt. Het actieplan is vooral waardevol als je bepaalde gewoontes of gedrag op dit vlak wilt veranderen.

Door je actieplan levend te houden, werk je continu aan het verbeteren van je persoonlijke werkstijl en kun je deze aanpassen aan nieuwe situaties.

Goed time management vergroot je impact als leider

Impact maak je niet door harder te werken of langere dagen te draaien. Je vergroot je impact juist wanneer je bewust kiest waar je jouw aandacht en energie op richt. Effectief time management voor leidinggevenden helpt om ruimte te scheppen: ruimte om echt aanwezig te zijn bij hun team, ruimte om met heldere blik naar de toekomst te kijken, en ruimte om trouw te blijven aan hun eigen waarden.

Wie leert prioriteiten te stellen, merkt dat er rust en overzicht ontstaat. Van daaruit wordt het makkelijker om richting te geven, besluiten te nemen en anderen te inspireren. Goed time management zorgt er bovendien voor dat mensen effectiever samenwerken, doordat iedereen weet waar de focus ligt en beter op elkaar kan inspelen. Het is die rust en helderheid die maakt dat een team zich gesteund voelt en durft te groeien.

Goed time management is dus meer dan het slim plannen van je uren; het is een manier om als leider steviger te staan, meer vertrouwen uit te stralen en duurzame resultaten te behalen zonder jezelf uit te putten. Het draagt bij aan effectiever werken, omdat je als leider niet alleen je eigen tijd beter benut, maar ook het beste uit je team haalt. Het geeft je de mogelijkheid om leiding te geven vanuit balans, en daarmee het verschil te maken voor jezelf en voor je team.

Time management training in de praktijk

Ongetwijfeld heb ook jij wel bij trainingen gezeten waarvan je dacht: ‘ik hoop dat de koffie wel goed is’. Een time management training heeft pas écht waarde als het aansluit bij de dagelijkse werkelijkheid van leidinggevenden. Plat gezegd: Je moet er wel wat aan hebben. Geen theoretische modellen die in de kast belanden, maar praktische handvatten die direct toepasbaar zijn in de hectiek van alledag.

In zo’n training kijken leidinggevenden niet alleen naar hun agenda, maar vooral naar hun persoonlijke gewoontes, keuzes en overtuigingen. De trainer heeft inzicht in de huidige situatie van de deelnemer, zodat de training optimaal aansluit bij persoonlijke behoeften. Waar gaat je tijd ongemerkt naartoe? Welke zaken vragen veel energie, maar leveren weinig op? En hoe kun je meer ruimte maken voor wat er werkelijk toe doet, voor jou én voor je team?

Praktijkgerichte oefeningen tijdens bijeenkomsten leer helpen om heldere prioriteiten te stellen, effectiever te delegeren en bewuster met aandacht om te gaan. Het gaat erom dat leidinggevenden ervaren hoe kleine veranderingen een groot verschil maken in rust, overzicht en impact.

Een goede training groeit bovendien met de deelnemers mee. Door regelmatig stil te staan bij de voortgang en ervaringen uit te wisselen, ontstaat er een leerproces dat niet stopt na de laatste trainingsdag. Zo blijft time management geen trucje, maar een duurzame manier van werken en leiden.

Tips voor leidinggevenden die hun time management willen versterken

1. Begin bij jezelf: doe een tijdsanalyse

Voordat je iets verandert, is het waardevol om te weten waar je tijd en energie écht naartoe gaan. Houd eens een week lang een dagboek bij: noteer taken, tijdsbesteding én hoe je je voelde. Vaak ontdek je verrassende patronen – momenten waarop je productief bent, maar ook sluipende tijdverspillers. Dit inzicht vormt de basis om bewustere keuzes te maken.

2. Leer de kunst van prioriteren

Niet alles wat urgent lijkt, is ook belangrijk. Vraag je dagelijks af: “Wat draagt nu echt bij aan mijn rol en mijn team?” Het Eisenhower-kwadrant [1] kan helpen om het onderscheid helder te maken. Laat brandjesblussen niet je hele dag bepalen, maar richt je aandacht op taken die impact hebben op de lange termijn.

3. Pas de 2-minutenregel toe

Kleine taken die minder dan twee minuten kosten? Doe ze meteen. Je voorkomt dat ze zich opstapelen en je hoofd onnodig belasten. Het opruimen van deze ‘kleine ruis’ geeft verrassend veel lucht in je dag.

4. Gebruik de 80/20-regel in je voordeel

Vaak komt 80% van je resultaat voort uit 20% van je inspanningen. Stel jezelf de vraag: “Wat is die 20% die echt verschil maakt in mijn rol als leider?” Door daar je focus op te leggen, werk je slimmer, niet harder.

5. Ontwikkel de kunst van delegeren

Loslaten is niet altijd makkelijk, maar noodzakelijk om je eigen impact te vergroten. Kijk welke taken jouw unieke aandacht vragen en welke juist kansen bieden voor teamleden om te groeien. Wees helder in je verwachtingen, bied vertrouwen én begeleiding. Zo versterk je niet alleen je eigen effectiviteit, maar ook het eigenaarschap binnen je team.

6. Investeer in feedback

Delegeren stopt niet bij het overdragen van een taak. Door regelmatig feedback te geven én te vragen, houd je de samenwerking levendig en leerzaam. Het laat zien dat je betrokken bent en waarde hecht aan de ontwikkeling van je mensen.

7. Kies hulpmiddelen die bij jou passen

Digitale tools zoals Trello, Todoist of Calendly kunnen structuur brengen, maar soms werkt een papieren planner net zo goed. Het gaat er niet om wat hip is, maar wat voor jou en je team écht houvast biedt.

8. Houd ruimte voor reflectie en herstel

Time management gaat niet alleen over plannen, maar ook over energie. Plan bewust momenten in om afstand te nemen, stil te staan bij wat goed gaat en bij te sturen waar nodig. Juist die rustmomenten maken dat je scherper en veerkrachtiger leidinggeeft.

Van time management naar energiemanagement

Time management is vaak de eerste stap voor leidinggevenden die grip willen krijgen op hun werkdruk. Het geeft overzicht en helpt je prioriteiten te stellen. Maar misschien heb je het zelf al ervaren: zelfs met de beste planning lukt het de ene dag wél om je doelen te halen, terwijl je de andere dag vastloopt of leegloopt. Dat heeft niet alleen met tijd te maken, maar vooral met energie.

Daarom is energiemanagement de natuurlijke vervolgstap. Het gaat niet meer alleen om hoe je je uren indeelt, maar om hoe je je energie verdeelt. Want je productiviteit en impact worden niet bepaald door de klok, maar door hoe vitaal, gefocust en veerkrachtig je bent in het moment.

Energiemanagement nodigt je uit om bewust te kijken naar vragen als:

• Wanneer op de dag heb ik mijn piek in concentratie en creativiteit?
• Welke taken kosten me opvallend veel energie?
• Hoe bouw ik momenten van herstel in, zodat ik scherp en aanwezig blijf?

Juist omdat je energieniveau per dag kan verschillen, wordt het interessant: je leert niet alleen slimmer plannen, maar ook beter afstemmen op jezelf en je team. Het resultaat? Minder uitputting, meer flow, en een leiderschapsstijl die rust en vertrouwen uitstraalt.

Kortom: time management brengt structuur, maar energiemanagement brengt leven in die structuur. Het maakt dat je niet alleen je tijd benut, maar ook jezelf, op een manier die duurzaam is voor jou én je team.

De resultaten van een training time management voor leidinggevenden

Voorbeeld 1 – Prioriteiten stellen met het Eisenhower-kwadrant
Een teamleider merkte dat hij zijn dagen vulde met het oplossen van kleine, dringende problemen van medewerkers. Hierdoor kwam hij nooit toe aan het uitwerken van het strategisch jaarplan. Door het Eisenhower-kwadrant te gebruiken, ontdekte hij dat hij te veel tijd besteedde aan urgente maar onbelangrijke zaken. Door heldere prioriteiten te bepalen, kreeg hij meer aandacht voor de belangrijke zaken die echt bijdragen aan de doelen van het team. Hij plande voortaan vaste momenten voor strategisch werk en liet kleine vragen vaker door het team zelf oplossen. Zijn agenda voortaan bewust indelen zorgde ervoor dat hij ruimte maakte voor strategisch werk en de regie over zijn tijd terugkreeg. Dit gaf hem meer overzicht én zijn team meer verantwoordelijkheid.

Voorbeeld 2 – Delegeren voor meer impact
Een manager maakte elke week zelf de rapportages voor het MT, omdat hij dacht dat dit bij zijn rol hoorde. Dit kostte hem uren. Toen hij deze taak delegeerde aan een medewerker die graag met cijfers werkte, bleek de rapportage sneller klaar én inhoudelijk beter. Door het delegeren van deze taak steeg de productiviteit van zowel de manager als de medewerker. De manager hield tijd over voor coachgesprekken met zijn team, en de medewerker voelde zich sterker betrokken en groeide in verantwoordelijkheid.

Wat kan Meulenberg Training & Coaching voor leidinggevenden betekenen?

Leidinggeven kan soms voelen als jongleren met tien ballen tegelijk. Je wilt er zijn voor je team, resultaten halen, strategisch vooruitdenken én ondertussen zelf in balans blijven. Maar juist die balans is vaak moeilijk te bewaren. De druk van volle agenda’s, hoge verwachtingen en de verantwoordelijkheid voor je mensen kan maken dat je energie weglekt en je impact afneemt. Deze training is uitermate geschikt voor leidinggevenden die hun rol effectiever willen invullen en hun leiderschapskwaliteiten willen versterken.

Bij Meulenberg Training & Coaching begrijpen we die spanning. Wij helpen leidinggevenden niet alleen om grip te krijgen op hun tijd en energie, maar ook om hun leiderschap te verdiepen. Zodat je met meer rust, overzicht en vertrouwen aan het roer staat – en jouw team daar direct de vruchten van plukt.

Ons aanbod voor leidinggevenden:

Blended of online learning: Flexibiliteit gewenst? De blended en online leertrajecten maken doelgerichte ontwikkeling in time management mogelijk, precies afgestemd op de praktijk en jouw planning – zónder onnodige reistijd

Workshop leidinggevenden: In deze praktijkgerichte workshop leren leiders stresssignalen bij zichzelf en hun team vroegtijdig te herkennen. Ze krijgen concrete tools aangereikt om proactief te handelen – met als resultaat dat stress minder leidt tot verzuim en er meer energie én werkplezier ontstaat. Deze workshop is ideaal voor leidinggevenden die efficiënter willen aansturen en meer regie willen krijgen over hun werkzaamheden.

Sparringpartner op maat: Zit je vast in stressgerelateerde dilemma’s of timemanagement-uitdagingen? Een sparringpartner van MTC biedt een luisterend oor én frisse inzichten. Samen werk je toe naar praktische handvatten – afgestemd op jouw persoonlijke situatie en stijl

Energiek leiderschap: Dit programma helpt leidinggevenden niet alleen hun eigen energie te managen, maar ook die van hun team. Je leert slimme routines, reflectie- en strategie-oefeningen die helpen om rust, overzicht en veerkracht te bevorderen in je werkstijl

Veelgestelde vragen

Referenties

1. Projectmanagementsite.nl – kwadrant van Eisenhower – gevonden op 23/08/2023
   Link naar pagina op projectmanagementsite.nl
2. Wikipedia.org – Getting Things Done – gevonden op 23/08/2023
   Link naar pagina op wikipedia.org
3. Wikipedia.org – Pareto principe – gevonden op 23/08/2023
   Link naar pagina op wikipedia.org