Maatregelen tegen burn-out en stress: In deze serie artikelen brengen wij een aantal onderwerpen ter sprake die specifiek gericht zijn op de maatregelen die de bedrijven kunnen nemen ter preventie van burn-out en stress.
Bijna elke werkgever / organisatie heeft er mee te maken; een verhoogde werkdruk en stress. Bedrijven willen steeds meer, klanten eisen steeds meer, top – down worden verwachtingen bijgesteld en hoge doelen of productiecijfers opgelegd. Meer doen in dezelfde tijd met minder geld, wie heeft deze one-liner nog nooit gehoord? Iedereen toch!
Het resultaat hiervan is dat werkgevers, werknemers gaan zien die gehaaster worden, wellicht meer fouten gaan maken, hun werk minder goed af krijgen en dus gaan overwerken. Dit overwerken gaat van incidenteel naar bijna structureel en sommigen, die de mogelijkheid hebben, nemen hun werk mee naar huis om het daar maar af te ronden.
Steeds hoger wordende werkdruk
E-mails worden thuis vanaf de laptop, Ipad of smartphone beantwoord. De groepsapp van het bedrijf of de groepsapp van collega’s blijft lekker heen en weer pingelen. De werknemer heeft van de werkgever een prachtige smartphone gekregen die vervolgens niet wordt uitgezet rond een bepaalde tijd. Om aan de druk en verwachtingen te voldoen en het gemak te hebben van een bedrijfstelefoon blijft deze continue aanstaan. Voor iedereen wel zo makkelijk, lekker 24/7 online!
Maar wat zijn de gevolgen van deze tendens op langere termijn ? De werkgever merkt na een tijdje dat een medewerker of meerdere medewerkers onvoldoende kwaliteit of kwantiteit leveren, gaat zich verdiepen via google of een ander medium en komt erop dat er Time management trainingen worden gegeven die alle medewerkers leren efficiënter en effectiever te werken. Mooi toch?!
Op zich niets mis mee natuurlijk, we zijn allemaal lerende en kunnen ons verbeteren op verschillende punten. Volledig ingetraind met de nieuwste tips en tools begint men enthousiast de nieuwe werkwijze te hanteren en het helpt, er wordt winst geboekt op vele fronten. Echter wat we vaak zien is dat na verloop van tijd de druk opnieuw wordt verhoogd en medewerkers die al moeite hadden, krijgen nog meer moeite met als gevolg; veel medewerkers die op de top van hun kunnen lopen.
Tijdig ingrijpen bij stresssituaties
Stress voert de boventoon en ergens valt er een medewerker uit; burn-out, ontzettend vervelend voor het bedrijf en vooral voor de medewerker zelf. Gelukkig kunnen zijn taken overgenomen worden door een collega. Echter deze collega had het ook al best druk en durfde geen grenzen aan te geven uit angst, uit loyaliteit en betrokkenheid bij de organisatie.
Wat feiten ons leren is dat er op deze manier een kettingreactie tot stand gebracht wordt die moeilijk te stoppen is en stress, burn-out en ziekteverzuim bevorderen. Ongunstig voor de werkgever en werknemer, duur, niet in het belang van het welzijn van medewerkers en niet gunstig voor de bedrijfsvoering. Wat zijn nou mogelijkheden voor werkgevers om tijdig in te grijpen zodat de kans op een burn-out aanzienlijk wordt verkleind?
1 Vergaderstijl veranderen: Wandelend vergaderen
Vanuit mijn vroegere kantoorbaan heb ik al jaren geleden een aardige aversie tegen vergaderingen opgebouwd. Je zit met (te) veel mensen in een te kleine of te grote ruimte, en de ruimte is of te warm of te koud. Het doel van de vergadering is onduidelijk, niemand heeft zich van te voren kunnen inlezen of het onderwerp voorbereid en het is maar de vraag of er überhaupt informatie wordt uitgewisseld of er een discussie ontstaat – laat staan of er enig besluit word genomen. En er is natuurlijk ruim de tijd ingepland, vaak een uur of nog meer.
Het gevolg laat zich raden: mensen komen te laat of helemaal niet meer opdagen, zitten continu op hun smartphone te kijken, letten niet op, dwalen af, en uiteindelijk is er weer een flink aantal uren verspild. De bijeenkomst is verworden tot een moetje – ‘het staat nu eenmaal in de agenda’.
Vergaderstress
Op deze manier zorgt vergaderen voor stress, maar ook voor bore-out. Degene die de vergadering heeft georganiseerd of leidt ziet de effectiviteit omlaag schieten en heeft het gevoel de controle kwijt te zijn. Geen van de aanwezigen lijken in te zien dat de vergadering met de beste bedoelingen is georganiseerd. Hij of zij ervaart hierdoor stress.
De aanwezigen is het niet duidelijk wat er deze keer besproken zal worden en zijn eigenlijk voor de vergadering al afgehaakt. Het onderwerp is bij voorbaat al niet interessant meer en het gevoel heerst dat de bijeenkomst bijgewoond moet worden. Deze mensen ervaren een bore-out.
Wat is hier aan te doen? Ga buiten wandelend vergaderen!
Voordelen van wandelend vergaderen
Ten eerste hebben de effecten van periodiek opstaan van het bureau en loskomen van het beeldscherm al direct een positieve uitwerking op de gemoedstoestand van de mensen. Daarbij komt nog het tweede effect van een korte werkonderbreking: door het nemen van een korte pauze van het werk waar werknemers op dat moment mee bezig zijn krijgen mensen nieuwe ideeën en inzichten die het werk juist kunnen en zullen vergemakkelijken.
Ten tweede werkt het naar buiten gaan ook stimulerend. Buiten zijn, frisse lucht inademen en de zon op het gezicht voelen geeft een impuls aan het gestel waardoor iedereen weer met meer energie terugkeert naar de werkvloer.
Ten derde wordt er door het combineren van de ‘wandelpauze’ met het houden van een vergadering geen tijd verspild. Sterker nog, door op deze manier te vergaderen word er juist tijd gewonnen omdat deze korte vergadering in de plaats komt van een reguliere, langere vergadering.
Een wandelvergadering duurt meestal zo’n 20 minuten. Om optimaal rendement te halen uit deze vorm van vergaderen raden wij aan om het aantal deelnemers op maximaal 5 te houden, en 1 of 2 onderwerpen te nemen om te bespreken.
Gesprek aangaan over burn-out
Kijk eens naar de bedrijfscultuur. In hoeverre is de cultuur zo open en veilig dat het bespreekbaar is voor medewerkers om zaken die (tijdelijk) moeilijk zijn, zonder zich ongemakkelijk en beoordeeld te voelen, uit te kunnen spreken? In menig organisatie is het onderwerp burn-out niet veilig. Dit houdt in dat je een ‘zwakkeling’ bent als je overbelast raakt, of het allemaal niet meer trekt.
Het gesprek opengooien en inzicht verkrijgen over het onderwerp burn-out, waarbij inzicht gegeven wordt dat de allerbeste doorzetters een burn-out krijgen, is vaak erg lonend.
De ervaring leert (we zien ze dagelijks) dat het aanspreken van een medewerker die burnout symptomen laat zien, best lastig aan te spreken is. Een burn-out bij medewerkers is onder te verdelen in meerder fases.
Medewerkers serieus nemen
Neem je medewerker echt serieus in zijn verhaal en gevoel, onderzoek samen hoe dit het best is op te lossen. Medewerkers zijn je kostbaarste “bezit” en een levend reclamebord voor de organisatie. Koester al je medewerkers!
Bijna iedereen vindt het moeilijk om hulp te vragen; wees betrokken bij je werknemers. Observeer, leer ze kennen en nodig hen regelmatig uit voor een gesprek waarin feedback en grenzen aangeven aangemoedigd wordt omdat iedereen hier namelijk bij gebaat is.
Medewerker aanspreken op burn-out
Ga direct in gesprek op het moment dat je merkt dat een medewerker kwalitatief of kwantitatief opvalt. Hoe eerder dit bespreekbaar wordt gemaakt hoe minder kans op uitval. Bekijk hiervoor dit artikel: Aanspreken van medewerker met burn-outverschijnselen
Mailservers uit na werktijd
Een echte uitdaging voor werkgevers: De eerste bedrijven die er in Nederland mee beginnen verdienen wat ons betreft een gouden pluim als het gaat om preventie burn-out en stressgerelateerde klachten: zet de mailserver dagelijks om 18.00 uit en om 06.00 aan voor iedereen.
In het begin zal het misschien stuiten op weerstand, echter op de lange termijn zijn je medewerkers je dankbaar.
Meer hierover in het artikel: Mailen na werktijd – Ligt de verantwoordelijkheid bij de werkgever?
Zorgvuldig vakantiebeleid
Zorg voor een goed vakantiebeleid als het gaat om terugkomen van vakantie en vervolgens bedolven worden onder tientallen en misschien wel honderden mails. Werknemers die met een lege mailbox hun eerste dag beginnen voelen zich vele malen beter dan zij die met een volle moeten starten en dagen bezig zijn om deze weg te werken.
Nee zeggen tegen opdrachtgevers
Durf NEE te zeggen tegen opdrachtgevers, klanten, cliënten en ga voor kwaliteit en voor zorgvuldige aandacht. Ga voor een dikke acht in plaats van een tevreden 6.5! Hiermee sta je voor kwaliteit, een duidelijk signaal plus; je geeft hiermee een belangrijke boodschap naar je werknemers. Ik sta, wij staan achter jullie!
Gerelateerde artikelen
- Wat kost een burnout? En welke kosten zijn niet te berekenen?
- Aansturen van medewerkers? – 10 valkuilen van ondernemers
Hulp bij burn out en stress
Het verminderen van stress en het herstellen van een burn-out is geen sinecure. Heb je ondersteuning nodig, dan kan je op onze hulp rekenen. Onze coaches zijn allemaal gespecialiseerd in jouw problematiek. Door hun jarenlange ervaring kunnen ze samen met jou werken aan jouw herstel. Van het resultaat van onze 1-op-1 coaching heb jij je leven lang plezier!
Bekijk ons aanbod voor:
