Alles wat je moet weten over duurzame inzetbaarheid binnen bedrijven

Duurzame inzetbaarheid staat hoog op de agenda van veel bedrijven en HR beleidsmakers. En terecht: elk bedrijf wil dat medewerkers op lange termijn inzetbaar blijven. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan: stressgerelateerde klachten blijven bijvoorbeeld toenemen. Naar schatting wordt 80% van de lichamelijke klachten bij werknemers veroorzaakt door stress. Het thema ‘stress’ is dus cruciaal in duurzame inzetbaarheid. Maar er komt meer kijken bij duurzame inzetbaarheid binnen een organisatie.

Bedrijven vinden het vaak moeilijk om een goed beleid op te stellen voor duurzame inzetbaarheid. Het is namelijk een thema dat veel terreinen beslaat. Om je te helpen zetten we in dit artikel voor je op een rij wat er allemaal komt kijken bij duurzame inzetbaarheid. We bespreken ook wat je kunt doen en wat de voordelen zijn.

In dit artikel gaan we in op de volgende onderwerpen:

• Definitie duurzame inzetbaarheid
• Duurzame inzetbaarheid voor werkgever èn werknemer
• Waarop inzetten t.b.v. duurzame inzetbaarheid?
  • Gezondheid (lichamelijk/ geestelijk)
  • Loslaten en relativeren
  • Stress verlagen
  • Stress bespreekbaar maken werknemers
  • In gesprek blijven
  • Zingeving en werkgeluk
  • Beweging
  • Zithouding
  • Gezond eten
  • Goede werksfeer
• Betrokkenheid en motivatie
  • De motivatie van werknemers
  • Creativiteit bevorderen
  • Zekerheid
  • Contract (vast/ tijdelijk)
  • Beloning
  • Betrokkenheid van werknemers
• Persoonlijke ontwikkeling van medewerkers
  • De zaag scherp houden van werknemers
  • Balans vinden en houden
  • Persoonlijke gesprekken met werknemers
  • Het beoordelingsgesprek
  • Richten op de kwaliteiten van werknemers
  • Autonomie: belangrijke factor tegen verzuim
• Strategische stappen in duurzame inzetbaarheid
• Duurzame inzetbaarheid: prioriteit bij leidinggevenden
• Goed werkgeverschap
  • Klachten signaleren door lijnmanagers
  • Doorontwikkeling en mobiliteit.
  • Uitstraling als werkgever (branding)
  • Verhoogde AOW-leeftijd: de oudere werknemer
• Wat levert het inzetten op duurzame inzetbaarheid op?

Definitie duurzame inzetbaarheid

Als je gaat kijken naar de betekenis van het begrip duurzame inzetbaarheid kom je overal verschillende definities en verklaringen tegen. Een veelgebruikte is die van het NEN (Nederlands Normalisatie-instituut): “Duurzame inzetbaarheid is het vermogen van de medewerker om nu en in de toekomst toegevoegde waarde te leveren voor een organisatie en daarbij zelf ook meerwaarde te ervaren.”

“Duurzame inzetbaarheid is het vermogen van de medewerker om nu en in de toekomst toegevoegde waarde te leveren voor een organisatie en daarbij zelf ook meerwaarde te ervaren.”

De eisen die tegenwoordig aan werknemers gesteld worden liggen steeds hoger. Een bijkomend probleem – of misschien beter gezegd een uitdaging – is de verhoging van de AOW-leeftijd en de vergrijzing. Het aantal instromers in de arbeidsmarkt wordt steeds kleiner. Werknemers moeten langer doorwerken door de structurele verhoging van de AOW-leeftijd. Dit heeft zeker invloed op de inzetbaarheid van deze groep werknemers.

Duurzame inzetbaarheid voor werkgever èn werknemer

Op het moment dat werknemers duurzaam inzetbaar zijn, is dat niet alleen voor de werkgever maar ook voor de werknemer bijzonder interessant. Het mes snijdt dus aan twee kanten.

Uitval van werknemers leidt niet alleen tot hoge extra kostenposten. Je hebt als bedrijf ook jarenlang geïnvesteerd in je werknemers. Als deze dan wegvallen of vertrekken verlies je ook hun waardevolle opgebouwde ervaring en kennis van je bedrijf. Werven van nieuwe werknemers is ook niet altijd aantrekkelijk. Niet alleen heerst er krapte op de arbeidsmarkt, ook de concurrentie in diverse vakgebieden is groot. Dit betekent dat jonge werknemers vaak onervaren zijn en het aantrekken van ervaren werknemers meestal veel geld kost. Een burn-out kost, los van vervanging en kapitaalverlies, al snel €70.000,-

Daarom wil je natuurlijk dat je personeel zo lang mogelijk door kan blijven werken, zonder ziekteverzuim. Tevreden en gezonde werknemers zijn heel belangrijk voor het bedrijf. Maar hoe bereik je dat?

Waarop inzetten t.b.v. duurzame inzetbaarheid?

Om je werknemers langer en gezonder (dus duurzamer) in te zetten, kun je als werkgever maatregelen nemen. Wat zijn een aantal punten die je in gedachten kunt houden?

• Gezondheid: Zorg voor een veilige omgeving en een goed Arbobeleid. Zowel fysiek als qua sfeer op de werkvloer. Misschien kun je jaarlijks een gezondheidscheck aanbieden, sporten promoten door bijvoorbeeld abonnementen te vergoeden van sportscholen.
• Betrokkenheid en motivatie: Kijk niet alleen naar de dingen die niet goed gaan, maar focus vooral op de goede punten. Houd je werknemers op de hoogte bij besluitvorming en biedt daar waar mogelijk de ruimte om mee te denken. Communiceer met je werknemers en blijf op de hoogte wat er allemaal speelt op de werkvloer. Denk ook aan teambuilding en versterk de onderlinge “teamspirit”.
• Ontwikkeling: Motiveer je personeel om deel te nemen aan cursussen en opleidingen. Bied ze niet alleen bedrijfsgerelateerde cursussen aan, maar zeker ook cursussen voor hun eigen, persoonlijke ontwikkeling. Faciliteer ontwikkeling door bijvoorbeeld persoonlijke opleidingsbudgetten ter beschikking te stellen.

Laten we gezondheid, betrokkenheid en motivatie, en ontwikkeling hieronder verder uitwerken:

Lichamelijke en geestelijke gezondheid

Werknemers zijn de drijfveer binnen de organisatie. Zij zorgen ervoor dat al het werk wordt gedaan en het bedrijf kan bestaan. Werknemers zijn uiteraard mensen en geen robots. Hun gezondheid en geluk is dus erg belangrijk. Veel stress is juist slecht voor de gezondheid. Het is daarom belangrijk dat je je werknemers gemotiveerd houdt, zodat ze minder snel gestrest raken. Er zijn echter veel andere factoren die kunnen leiden tot gezonde werknemers.

Een gezonde werk-privébalans zou onderdeel moeten zijn van elke bedrijfsbeleid. Het zou niet alleen moeten gaan om continuïteit of winstgevendheid, maar juist het menselijk kapitaal dat dit moet bewerkstelligen verdient meer aandacht.

We merken dat er in dit soort gevallen regelmatig gegrepen wordt naar trainingen als ‘timemanagement‘ en ‘assertiviteit op de werkvloer’. Maar als je bijvoorbeeld kijkt naar de dieperliggende oorzaken van burn-out, snap je dat dit vaak niet de gewenste uitkomst biedt. Er komt meer bij kijken.

Duurzame inzetbaarheid onderdeel maken van het beleid van een organisatie vraagt veel tijd en geduld. Anderzijds zullen er ergens wat radertjes in een organisatie veranderd moeten worden, wil de koers gewijzigd kunnen worden. Maar op lange termijn zal dit een positief effect hebben op de winstgevendheid van een organisatie. Het is een logisch gevolg: De juiste mensen op de juiste plek, met een gezonde motivatie, die betrokken zijn bij de organisatie, met een gezonde dosis energie.

Welke factoren kunnen een goede invloed hebben op iemands lichamelijke en geestelijke gezondheid? Hieronder werken we verder uit:

• Loslaten en relativeren
• Stress verlagen
• Stress bespreekbaar maken
• In gesprek blijven
• Zingeving en werkgeluk
• Beweging
• Zithouding
• Gezond eten
• Werksfeer

1: Loslaten en relativeren

Het is gezond dat werknemers de tijd krijgen om ‘even niets te doen’ en tijdens de pauze even in de buitenlucht te zijn. Dat zijn twee simpele zaken die echt helpen om het hoofd leeg te houden en stress te voorkomen. Een opgeruimd hoofd zorgt voor scherpte en overzicht.

In een diepere laag van relativeren kunnen werknemers zichzelf de vraag stellen of ze hun baan nog wel leuk vinden. Ze kunnen zichzelf afvragen wat er verbeterd kan worden in de werksituatie. Dit soort vragen is vaak taboe binnen organisaties. Maar het schuwen hiervan zal leiden tot meer verzuim. In een vroeg stadium verbeteringen doorvoeren leidt juist tot gelukkiger werknemers.

Werknemers die zichzelf afvragen wat echt ontspannend voor ze werkt en wat hun ideale uitlaadklep is, ervaren minder stress. Werknemers die stilstaan bij alles wat ondanks tegenslagen tóch goed gaat, leven ook bewuster en zullen beter met stress om kunnen gaan. Loslaten of relativeren is dus een belangrijk punt, net als proberen om meer te genieten van het leven dat men leidt.

2: Stress verlagen

Stress uit zich in bepaalde symptomen. Zo zijn werknemers sneller vermoeid en dus minder productief. Ze voelen een gebrek aan energie en herstellen minder snel van gedane inspanningen. Ze ervaren bovendien vaak slaapproblemen en hebben moeite zich nog goed te concentreren. Veranderingen op het werk kunnen moeilijk verwerkt worden en mensen trekken zich sneller en steeds meer terug, net zoals ze vaak een meer geïrriteerde en ontevreden indruk maken. Ook de betrokkenheid bij het bedrijf en de collega’s wordt veel minder en er ontstaan lichamelijke klachten. Stress is bovendien vaak dé oorzaak waardoor mensen zich eerder en vaker ziekmelden. Ziekte door stress kosten bedrijven heel veel geld. En dat terwijl er best het een en ander aan gedaan kan worden.

3: Stress bespreekbaar maken werknemers

Stress op de werkvloer. Daar kunnen zowel werkgevers als werknemers iets aan doen. Een belangrijker stap hierin is stress of aan stress gerelateerde klachten altijd bespreekbaar te maken. Stress is de meest voorkomende beroepsziekte in Nederland en moet dus altijd onderwerp van gesprek kunnen zijn. Moedig mensen aan om vroegtijdig klachten ken- en bespreekbaar te maken. Stop de factor stress nooit weg als leidinggevende. Je hoeft natuurlijk geen psycholoog te zijn. Maar het bespreekbaar maken van stressklachten vraagt om luisteren en doorvragen. Op die manier kunnen er namelijk op tijd passende maatregelen genomen worden om langdurig verzuim bij medewerkers te voorkomen.

Werkgevers kunnen stress op de werkvloer echt verminderen. De winst kan behaald worden door signalen van stress binnen het bedrijf eerder te onderkennen. Neem verzuim of de factor lage verzuimdrempel. Zie je dat een personeelslid zich vaker en ook sneller ziekmeldt bijvoorbeeld? Uit wetenschappelijk onderzoek is vast komen te staan dat medewerkers die zich meer dan drie keer per jaar afmelden vanwege ziekte, mensen zijn die eventueel voor langere tijd uit de roulatie kunnen raken.

Als je als werkgever dus merkt dat mensen vaker en sneller ziek zijn, dan is het verstandig met hem of haar in gesprek te gaan. Op die wijze kun je misschien achter de reden van de toenemende absentie komen. Is het personeelslid echt ziek en is er dus sprake van een medische reden? Of loopt het thuis of op het werk niet zo lekker? Aan de hand van zo’n gesprek kunnen eventueel maatregelen genomen worden die een langere afwezigheid voorkomen.

4: In gesprek blijven

Meest simpele manier van het voorkomen van stress binnen je bedrijf is continu in gesprek blijven met je medewerkers, en dan juist niet alleen over werkgerelateerde zaken. Werkgevers die regelmatig vragen hoe het gaat – zowel privé als op het werk –  en vragen wat goed en minder goed loopt, zullen ervaren dat de betrokkenheid van de medewerkers groter blijft en werknemers zich als mens en personeelslid serieus genomen voelen. Andere tip is het instellen van een Preventief Medisch Onderzoek. Jij als werkgever bent verplicht dit aan te bieden. Werknemers hoeven overigens niet verplicht mee te doen, maar kunnen op vrijwillige basis vragenlijsten invullen over hun psychische en fysieke situatie.

De resultaten moeten uiteraard vertrouwelijk blijven, net als de uitkomsten van lichamelijke testen die ook onderdeel uitmaken van dit onderzoek. Aan de hand van de resultaten van het onderzoek, krijgt de medewerker persoonlijk advies. Op die manier komt bijvoorbeeld een dreigende burn-out aan het licht, die op dat moment misschien nog wel voorkomen kan worden. Een dergelijk onderzoek kan door bijvoorbeeld de Arbodienst uitgevoerd worden.

5: Zingeving en werkgeluk

De cijfers over werkgeluk wisselen enorm. Sommige onderzoeken wijzen uit dat ruim 50% van de werknemers gelukkig is met zijn of haar baan. Anderzijds is ruim twee derde  op zoek naar een andere baan (bron). Gebrek aan zingeving op het werk maakt dat de Nederlandse Staat en bedrijven meer dan een miljard euro kwijt zijn aan verzuim. Veel mensen ervaren namelijk te weinig zingeving in hun werk. Ze kunnen zich daardoor niet motiveren om hun werk op een (voor hen) voldoening gevende manier uit te voeren. Ze zien hun werk niet als zinvol genoeg en denken dat hun werkzaamheden weinig of niets toevoegen.

Het is wél mogelijk om gelukkig te worden van je werk. Werknemers die voelen dat ze iets toevoegen, dragen direct bij aan het succes van een bedrijf. De positie van een bedrijf verbetert, gedreven door gemotiveerde medewerkers die elke dag weer zin in hun werk hebben. Als mensen leuke collega’s hebben, werk doen dat bij hun kwaliteiten past én zich gewaardeerd voelen door de leiding van het bedrijf, voelen ze zich happy met hun baan. Dit draag bij aan de zingeving in het werk. Zingeving wordt overigens steeds belangrijker naarmate medewerkers ouder worden.

Jongere medewerkers zijn aanvankelijk meer bezig met het opbouwen van relaties dan met zingeving. Pas later vragen ze zich af wat ze bijdragen aan een organisatie. Zingeving is iets waar je als werkgever rekening mee moet houden. De term zingeving kan zelfs verder doorgetrokken worden. Iemand die voelt zinnig werk te verrichten, zich gewaardeerd voelt en zich omringd weet met leuke mensen, die ervaart meer levensgeluk (en meldt zich minder vaak ziek). Er is dus een direct verband tussen zingeving en ziekteverzuim.

6: Beweging

Zorg ervoor dat je werknemers niet te lang zitten. Werknemers kunnen hier zelf hun verantwoordelijkheid in nemen als zij op hun werkplek zitten door om de twintig minuten een wekker te zetten en even te gaan staan of lopen. Maar ook tijdens vergaderingen is dit erg belangrijk. Vergaderingen duren vaak lang en dan zitten werknemers dus ook lang. Dit kun je voorkomen door voor de verandering eens staande te vergaderen. Handig bijeffect is dat werknemers hun aandacht er beter bij kunnen houden en niet onderuit zakken in hun stoel.

Samen actief zijn is natuurlijk ook heel leuk. Het is niet altijd leuk om in je eentje rond te moeten wandelen in je pauze of als enige op te moeten staan van je stoel. Ga samen wandelen in de pauze of organiseer yogalessen tijdens het werk. Deze hoeven niet lang te duren of moeilijk te zijn. Het gaat erom dat iedereen elkaar even motiveert om op te staan en samen even te bewegen. Organiseer bijvoorbeeld een wedstrijdje waarbij de medewerkers stappentellers krijgen die aan het einde van de dag met elkaar vergeleken kunnen worden. Op deze manier ontstaat er een gezonde en leuke competitie.

7: Zithouding

Let ook op de zithouding van je werknemers. Doordat ze lange tijd aan een bureau zitten, verandert hun zithouding constant. Vaak gaat de houding van het keurig rechtop zitten in het begin naar het onderuitgezakt zitten gedurende de dag. Dit laatste is funest voor de rugspieren en deze overspanning kan weer leiden tot verkeerde rekking en rugklachten. Voorkom dit door ze te helpen altijd rechtop en achterin de stoel te gaan zitten. Merkt iemand dat hij het niet meer volhoudt om zo te zitten? Dan is dat het teken om weer even op te staan.

8: Gezond eten

Fruit op de werkvloer is gewenst. Fruit is gezond en dus een investering in de gezondheid van je werknemers. Als je elke dag ‘gratis’ fruit voor ze klaar zet, motiveer je ze te investeren in hun gezondheid. Je maakt zo de drempel om voor gezonde voeding te gaan lager en je geeft het signaal dat gezonde voeding en gezondheid belangrijk is. Je kunt dit ook doen door gezond voedsel aan te bieden in de kantine.

9: Goede werksfeer

Een leuk team draagt bij aan een goede werksfeer en dus ook weer aan de gezondheid van de werknemers. Een werkteam heeft voornamelijk één doel en dat is logischerwijs het verzetten van werk. Maar die benadering is erg pragmatisch en zakelijk. Investeren in de teamgeest en de werksfeer is namelijk goed voor de gezondheid én de productiviteit.

Ga dus af en toe eens met elkaar op pad buiten werk of zorg ervoor dat iedereen elkaar leert kennen zodat er interesse in elkaar ontstaat. Werknemers die elkaar beter kennen, gunnen elkaar meer en staan eerder voor elkaar klaar. Dat is handig als je met elkaar moet samenwerken. Ook kunnen ze beter rekening houden met elkaar omdat ze elkaar beter kennen. Vaak doen mensen zich op de zaak anders voor dan dat ze werkelijk in elkaar zitten en dat kan weer leiden tot wrijving tussen werknemers. Leer elkaar dus een beetje kennen. Heb het naast het werk ook leuk met elkaar.

Wil jij je werknemers helpen gezonder te worden zodat ze duurzaam inzetbaar worden? Door heel Nederland worden er trainingen gegeven over gezondheid op de werkvloer. Hierin kom je van alles te weten over hoe je medewerkers gezond kunt houden en welke tips en tricks van toepassing zijn op jouw team. Laat je medewerkers gelden, help ze zich te ontwikkelen en groeien, en wees zelf een goed voorbeeld. Het is dan ook belangrijk dat je als leidinggevende een goed voorbeeld bent voor de rest zodat er meer rust op de werkvloer wordt gecreëerd.

Betrokkenheid en motivatie

Als werkgever heb je niet graag gedemotiveerde werknemers. Dat is voor hemzelf niet leuk en ook niet voor zijn collega’s. Een negatieve sfeer kan makkelijk overslaan op anderen en voor je het weet verliest groot deel van de werkvloer zijn of haar motivatie. Dat wil je niet hebben. Hoe zorg je dat je dat je werknemers juist gemotiveerd blijven?

Hieronder werken we de volgende aspecten uit die te maken hebben met betrokkenheid en motivatie:

• De motivatie van werknemers
• Bevorderen van creativiteit
• Vrijheid of controle
• Zekerheid
• Contract
• Beloning (salaris)
• Betrokkenheid

1: De motivatie van werknemers

Werknemers worden vaak gemotiveerd van zaken zoals waarde, deskundigheid, creativiteit, verbondenheid, autonomie, zekerheid en beloningen.

Met waarde wordt bedoeld dat iemand graag het gevoel heeft dat hij het werk niet voor niks doet. Iemand verwacht een bepaalde waardering van hogerhand of van collega’s voor het werk. Wie vindt het nou niet leuk om een schouderklopje te krijgen van de leidinggevende als een project succesvol is afgerond? Door deze waardering mee te geven aan de werknemers, krijgen ze het gevoel gewaardeerd te worden voor het werk dat ze verrichten. Zij hebben dan minder snel het gevoel dat zij het werk voor niks doen.

Vervolgens gaan ze zich ontwikkelen met het oogpunt om beter te worden dan ze nu zijn. Ze ontwikkelen een bepaalde deskundigheid. Iedereen heeft zijn eigen mogelijkheden en kan zich ontwikkelen in hetgeen hij nu al doen. Iemand kan bijvoorbeeld een cursus volgen of tips en tricks krijgen om taken beter uit te voeren. Hij wordt dan gemotiveerd door deskundigheid omdat er ruimte wordt gecreëerd nog beter te worden in hetgeen hij nu al doet.

2: Creativiteit bevorderen

Door deskundigheid is er meer ruimte voor creativiteit. Als je namelijk deskundig bent in wat je doet, ontwikkel je bepaalde visies over hoe zaken beter of anders kunnen worden opgepakt. Creativiteit speelt hierbij een grote rol. Doordat je je eigen visies hebt over hoe zaken anders of beter kunnen en er ruimte wordt gegeven om deze ideeën op tafel te mogen brengen, raken werknemers gemotiveerd omdat ze hun eigen creativiteit hierin kwijt kunnen. Dit geeft een gevoel van betrokkenheid binnen het project en binnen het bedrijf. Er ontstaat een verbondenheid tussen collega’s die hierin een visie delen of die gezamenlijk werken aan het project. Vervolgens worden deze ideeën gepresenteerd aan de managers en ontstaat er op deze manier weer een onderlinge verbondenheid.

3: Vrijheid vs controle

Sommige bedrijven hebben strakke regels vanuit het management over hoe dingen moeten worden geregeld en hoe zaken in strakke lijnen moeten worden gerealiseerd. Maar natuurlijk is het niet leuk om voor zo’n bedrijf te werken. Medewerkers worden juist gelukkig van eigen inbreng en werkzaamheden naar eigen inzicht uitvoeren. Dit gevoel van vrijheid wordt ook wel autonomie genoemd. Regels binnen het bedrijf zijn natuurlijk wel nodig om dingen in goede banen te leiden, maar dit wil niet zeggen dat het nodig is om de werknemers te belemmeren in hun eigen kunnen. Zulke regels voelen al snel als betuttelend.

Vanuit psychologisch oogpunt gaan mensen die zich onafhankelijk en vrij voelen met veel plezier aan de slag. Als manager moet je je bedenken dat dit alleen maar goede effecten heeft. Er zal meer werk worden verzet door mensen die zich vrij voelen en die graag aan de slag gaan. Deze mensen vertrouwen op hun eigen kunnen en eigen oordelen en kunnen dit dan ook bespreekbaar maken binnen de groep. Zulke werknemers zijn intrinsiek gemotiveerd.

4: Zekerheid

Zekerheid is ook een belangrijke motiverende factor voor een werknemer. Onzekerheid leidt juist tot angst en tot werknemers die afstand nemen van een bedrijf. Door je beslissingen kun je zekerheid geven of juist wegnemen. Voorbeeld: Binnen een bedrijf wordt er vaak gewerkt aan verschillende projecten die onderdeel uitmaken van een groter geheel. Aan al deze projecten werken verschillende werknemers. Het is onverstandig om zomaar een werknemer van een project af te halen omdat dit beter uitkomt. Je haalt hier namelijk de zekerheid van de werknemer mee weg. Deze heeft misschien erg uitgekeken naar het werken aan het project maar deze kans wordt hem nu weer ontnomen. Het besluit om een werknemer tussentijds van een project af te halen leidt tot veel onzekerheid.

5: Contract (vast/tijdelijk)

Een contract kan ook invloed hebben op iemands motivatie en betrokkenheid. Een vast contract biedt zekerheid en een werknemer zal meestal zijn best willen doen om een vast contract te krijgen. Als je een werknemer tussentijds laat weten hoe de kwaliteit is van zijn werk en wat verbeterpunten zijn, bied je hem zekerheid. Een werknemer verdient een kans om zich te verbeteren en mag niet op het ‘laatste moment’ pas te horen krijgen dat zijn prestaties onder de maat zijn en dat hij eruit ligt. Gebrek aan communicatie hierover kan veel onzekerheid en ontevredenheid bij de werknemer veroorzaken

6: Beloning

Beloning is een belangrijke motivatiebron voor een werknemer. Een brief waarin staat dat hij qua salaris niet meer kan groeien, zal een demotiverende uitwerking op hem hebben. Een werknemer die jaarlijks een kans heeft een verhoging in zijn salaris te krijgen, zal juist gemotiveerd worden. Hij ervaart namelijk erkenning voor de moeite die hij het afgelopen jaar heeft gedaan, en dat motiveert hem het jaar daarop zijn werk nog beter te doen. Het is ook zeker geen slecht idee om buiten deze jaarlijkse verhoging een medewerker te belonen uit een ‘los potje’, bijvoorbeeld na het succesvol afronden van een project of andere werkzaamheden. Ook dit soort kleine zaken zorgen ervoor dat medewerkers gemotiveerd blijven.

Door te oog te hebben voor dit soort motivators, zullen medewerkers veel minder gedemotiveerd zijn, wat een goede sfeer op de werkvloer bevordert.

7: Betrokkenheid van werknemers

Medewerkers moeten ook betrokken voelen bij hun werk. Ze werken voor een bedrijf, maar dat wil niet zeggen dat ze niet hun eigen meningen en visies mogen hebben. Werknemers hebben vaak een beter inzicht dan wie dan ook over de stand van zaken binnen een bedrijf. Ze staan het dichtst bij de realiteit en hebben vaak als een van de besten door wat er kan worden verbeterd of wat een groot succes kan worden. Deze meningen en visies moeten dan ook het management bereiken. Het management krijgt hierdoor goede input om in overweging te nemen en de werknemers voelen zich betrokken en daardoor gemotiveerd.

Persoonlijke ontwikkeling van medewerker

Er is een sterk verband tussen persoonlijke ontwikkeling van medewerkers en duurzame inzetbaarheid. Het is daarom van belang te investeren in de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers, op een autonome manier. Dit in de organisatie te ontwikkelen is bijzonder lastig. Het vraagt om langetermijndenken en stevige strategische keuzes. Maar de effecten zijn groot: wat zou er met de organisatie gebeuren als iedereen 2 keer zo effectief zou zijn? (Laat staan 9 keer?)

We hebben het hier over een cultuurverandering die vele jaren in beslag zou kunnen nemen. Dit betekent niet dat het roer radicaal om hoeft. Maar als er vandaag een koerswijziging van één procent plaatsvindt, belandt een organisatie over 3 jaar op een compleet andere plek aan. Het is in het kader van duurzame inzetbaarheid heel belangrijk dat je werknemers zich persoonlijk kunnen en blijven ontwikkelen. Dan zullen ze vitaler en gemotiveerder zijn, waardoor de (duurzame) inzetbaarheid toeneemt. Wat doen jij en je organisatie om dit bij je werknemers te motiveren en stimuleren?

Eén van de meest besproken managementboeken over persoonlijke ontwikkeling is “De 7 eigenschappen voor effectief leiderschap” van schrijver Stephen Covey. In dit boek, waarvan meer dan 25 miljoen exemplaren verkocht zijn, gaat het met name over het eigen gedrag op het werk of in privéleven. Covey beschrijft in zijn boek de invloed van dit gedrag en daarmee samenhangend de invloed op relaties met anderen. Maar niet alleen eigen gedrag en de invloed op anderen is belangrijk; persoonlijke ontwikkeling, hoe je aan je zelf blijft werken en voor je zelf zorgt zijn ook belangrijk.

Hieronder werken we uit:

• De zaag scherp houden
• Balans vinden en houden
• Persoonlijke gesprekken
• Beoordelingsgesprekken
• Persoonlijke kwaliteiten ontplooien
• Vergroten van autonomie

1: De zaag van werknemers scherp houden

Als je tijd vrijmaakt om jezelf “aan te scherpen”, kun je de rest van de tijd veel effectiever zijn. Wil je graag persoonlijk succesvol en effectief zijn en je blijven ontwikkelen? Dan zul je dus goed voor jezelf moeten zorgen. Er zijn vier dimensies die hierover omschreven worden in het boek van Covey:

• De fysieke dimensie: goed en gebalanceerd eten en drinken, voldoende lichaamsbeweging en sport. Zorg dat je weer energie krijgt om dingen te ondernemen;
• De spirituele dimensie: simpel gezegd, denk en doe dingen die je inspireren. Dat draagt bij aan vernieuwing en groei. Voor sommige mensen is dat misschien muziek, voor anderen religie of voor weer anderen literatuur, een goed boek;
• De mentale dimensie: onze mentale ontwikkeling en studiediscipline zijn belangrijk. Denk hierbij aan het volgen van onderwijs of een andere studie, cursus of opleiding, al dan niet werkgerelateerd;
• De sociaal-emotionele dimensie: het ontwikkelen, gebruiken, onderhouden van je empathisch vermogen.

Het is niet vreemd dat werknemers op gaan zien tegen beoordelingsgesprekken. Niemand wil te horen krijgen wat hij, na een jaar lang werken, allemaal fout heeft gedaan en wat hij moet verbeteren. We wensen immers allemaal gezien, gehoord en gewaardeerd te worden!

We wensen immers allemaal gezien, gehoord en gewaardeerd te worden!

Hoe onrechtvaardig is een beoordelingsgesprek dat slechts eens per jaar wordt gehouden? Eens per jaar krijg je als medewerker te horen wat jouw ‘verbeterpunten’ zijn om vervolgens na een jaar de vraag te krijgen waarom je hier niet mee bezig bent geweest. (Als er tenminste na een jaar nog wordt teruggeblikt op het vorige beoordelingsfomulier.) Heb je dan een eerlijke kans gehad om je als medewerker te ontwikkelen op jouw ‘verbeterpunten’?

4: Het beoordelingsgesprek

Veel bedrijven hebben een kader gesteld waarbinnen medewerkers kunnen opereren. Logisch natuurlijk. Anders zou iedereen maar wat kunnen gaan doen. Ook zijn er richtlijnen gesteld voor de manier waarop we met z’n allen moeten functioneren. Een soort gemene deler waaraan we moeten voldoen. Het beoordelingsgesprek toetst of een medewerker aan deze vereisten voldoet. Als een medewerker afwijkt van deze standaard, volgen er ontwikkelpunten.

Dit is allemaal zo klaar als een klontje. Het is dermate ingeburgerd en normaal geworden, dat we er niet eens meer bij stilstaan.

Toch is dit van een afstandje bekeken best wel vreemd. Je hebt medewerkers met enorme talenten, mogelijkheden en kwaliteiten, maar we wensen die in een het hokje ‘functieomschrijving’ te stoppen. Vaak wordt hierbij gelet op de mindere kwaliteiten van een medewerker, die moeten voldoen aan een bepaalde richtlijn. Toch is het vele malen interessanter om te letten op de sterke punten van een medewerker.

Onderzoek laat zien dat een medewerker negen (9!) maal zo effectief is wanneer hij of zij gebruik kan maken van zijn of haar sterke punten.

Wat gebeurt er als er vol aandacht geschonken moet worden aan de mindere punten van een medewerker? Er ontstaat een ‘zesjescultuur’ omdat die tijd en aandacht niet meer besteed kan worden aan persoonlijke talenten. Dat is jammer, want die talenten vervagen daardoor.

5: Richten op de kwaliteiten van werknemers

Leg de focus op mensen en hun kwaliteiten binnen de organisatie. Leid je medewerkers vervolgens op in de richting van passies en hun plezier. En laat mensen samenwerken die een aanvulling vormen op elkaar (kracht samen met zwak), zodat je sterkere teams krijgt.

De kans bestaat dat medewerkers zich na verloop van tijd boven hun functie uit ontwikkelen. Ze ontwikkelen te veel kwaliteiten om nog langer in hun huidige functie te blijven zitten en krijgen het gevoel dat ze meer kunnen. De balans tussen prestatie en beloning wordt dan verstoord en een medewerker gaat op zoek naar ‘meer’.

Het is motiverend als je de vaardigheid hebt om werk van uitstekende kwaliteit te kunnen leveren. Als werkgever kun je ontwikkeling stimuleren door bijvoorbeeld aan te geven wat een ontwikkeltraject voor een werknemer kan zijn en waar de eventuele groeikansen liggen. Weet een personeelslid dat er een ontwikkeltraject mogelijk is, dan levert dat een meer gemotiveerde medewerker op. Als werkgever kun je voortdurend inspelen op de mogelijkheid om vakmanschap te verbeteren. Laat weten of en wat het groeiperspectief is en wat dit eventueel aan extra salaris op kan leveren. Of op welke wijze een extra diploma behaald kan worden. Het zal medewerkers voortdurend blijven motiveren, want medewerkers willen hun vakmanschap vaak continu verbeteren.

6: Autonomie: belangrijke factor tegen verzuim

Vraag werknemers wat ze het meest vervelend op de werkvloer vinden, en ze zullen ongetwijfeld komen met een gebrek aan bewegingsvrijheid of een afdelingshoofd die als een legercommandant zijn troepen bijstaat. Ze ergeren zich vaak aan een leidinggevende die alles voorkauwt of zelfs commandeert. Personeel heeft graag de vrijheid om zelf te bepalen wat ze, uiteraard binnen de gestelde kaders, doen. Werknemers kunnen er vaak slecht tegen als tot in detail verteld wordt wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen.

Belangrijke tip voor werkgevers is dan ook met name op input en een heldere uitleg te sturen, in plaats van het vastomlijnde resultaat bij voorbaat te eisen. Laat de details meer en meer los en laat het invullen dan de details aan het personeel over. Vaak gebeurt het dat resultaten groeien doordat medewerkers zelf hun creativiteit mogen gebruiken. In het verlengde hiervan: denk eens na over de optie om oudere werknemers met veel kennis en kunde binnen je bedrijf een soort van mentorfunctie te geven. Deze medewerkers hebben een grote mate van ervaring en verdienen respect, maar ze hebben niet altijd de energie en motivatie van de ‘jonge honden’. Als je zo’n mentor naast een ‘jonge hond’ zet, werkt dit vaak zeer complementerend.

Strategische stappen in duurzame inzetbaarheid

Werkgevers kunnen zeer zeker iets doen om mensen zingeving te bieden in hun baan. Bijvoorbeeld door uit te gaan van vertrouwen in plaats van controle. Belangrijk hierin is dat medewerkers de ruimte krijgen om zelfstandig taken te organiseren. Als leidinggevende hoef je niet overal controle op uit te oefenen. Sterker nog: door medewerkers verantwoordelijk te laten zijn, vergroot je de betrokkenheid.

Bedrijven die meer zien in netwerkverbanden dan in strakke functies, hebben meer medewerkers die zingeving in hun werk ervaren. Ook de zogenaamde eigenheid / authenticiteit / positie in de markt van een bedrijf speelt een rol in zingeving op de werkvloer.

Het strategisch kader is belangrijk om medewerkers duurzaam inzetbaar te maken. Waarom werkt een medewerker bijvoorbeeld bij Apple? Of Greenpeace?

De juiste positie in de markt, met daarbij de juiste interne en externe vertaling, trekt de juiste medewerkers die zich gezien en gehoord voelen.

Toch ligt de bal voor zingeving niet enkel bij het bedrijf of leidinggevende. Van belang is dat een medewerker hierin zijn eigen kaders aangeeft. Ga dus met ze in gesprek en probeer het antwoord te vinden op de vraag op welke manier er (gezamenlijk) een betere situatie kan ontstaan. Mensen die geen zingeving ervaren, zullen eerder stress voelen en dus ook langer en vaker uit de roulatie zijn.

Duurzame inzetbaarheid: prioriteit bij leidinggevenden

Het voorkomen van stress op de werkvloer zou een prioriteit van elke leidinggevende moeten zijn. Het voorkomt namelijk lange afwezigheid en werkt dus kostenbesparend.

De kosten voor ziekteverzuim bedragen gemiddeld €250,- per dag!

Is er wat aan stress te doen? Het antwoord is: Ja. Kernwoorden? Erken de kwaliteiten van je medewerkers en geef ze zelfstandigheid of autonomie. Bewezen is dat personeel dat de ruimte krijgt zich te ontwikkelen via scholing en opleiding meer verbondenheid voelen met het bedrijf. Weet als leidinggevende hoe het personeel er in geestelijk en fysiek opzicht aan toe is. Dit kan door onderzoek te doen of door het gesprek aan te gaan en je gezonde verstand te gebruiken.

Ook belangrijk is om mensen werkt te laten doen dat ze ambiëren en (goed) kunnen; zet je mensen dus op de juiste plek. Anders gezegd: ken de persoonlijkheden op de werkvloer. Maak van je personeel maatwerk en zet samen met je werknemers in op duurzame inzetbaarheid. Zijn er oudere medewerkers binnen het bedrijf? Die kunnen op basis van hun kwaliteiten en ervaring als mentor ingezet worden.

Waardeer je personeel en bied ze het salaris dat past bij een bepaalde functie of verantwoordelijkheid en probeer je mensen het belang van gezond eten, veel bewegen en sporten in te laten zien. Probeer ook een loopbaan binnen het bedrijf te zien als een continu ontwikkeltraject voor je personeel. Bied ruimte voor ontwikkeling en denk minder in goed of fout.

Goed werkgeverschap en stressreductie

Het getuigt van goed werkgeverschap om de ingrediënten voor stressreductie te faciliteren. En om maatregelen te nemen om langdurig verzuim te voorkomen. Het is goed om hierover met je werknemer in gesprek te gaan en af te spreken wat de werkgever doet en waar de verantwoording van de werknemer ligt.

Hieronder werken we verder uit:

• Klachten signaleren door lijnmanagers
• Doorontwikkeling en mobiliteit
• Uitstraling en branding
• Oudere werknemers

1: Klachten signaleren door lijnmanagers

Klachten signaleren kan via lijnmanagers, afdelingshoofden of collega’s op de werkvloer, en uiteraard via de Arboarts. Zij kunnen signalen opvangen dat iemand onzeker is, snel kwaad wordt of ineens veel meer fouten maakt. Door zo’n medewerker te koppelen aan iemand met wie hij of zij een vertrouwensband heeft, komt vaak aan de orde wat de redenen zijn van het afwijkende gedrag. Soms moet hiervoor de hulp van een derde persoon ingeroepen worden. In overleg kan er gekeken worden naar oplossingen en passende maatregelen.

2: Doorontwikkeling en mobiliteit.

Het is belangrijk dat een werknemer zich door kan ontwikkelen. We spreken ondertussen al wel over een autonome ontwikkeling van een medewerker. Een ontwikkeling waarbij de medewerker zelf aan het roer staat, en de leidinggevende deze ontwikkeling faciliteert.

Als organisatie doe je er goed aan deze ontwikkeling te faciliteren door een doordacht instroom-, doorstroom- en uitstroombeleid te hanteren.

Instroombeleid

Je bedrijf gaat op zoek naar een nieuwe medewerker (intern of extern). Er wordt gezicht naar een bepaald karakterprofiel, dat past bij het werk dat de komende drie jaar gedaan moet worden (niet de komende 30 jaar!).

Doorstroombeleid

Het beleid om mensen te laten doorontwikkelen binnen de organisatie. Dit kan zowel horizontaal als verticaal. De doorstroming moet gebaseerd zijn op de eigen kwaliteiten en talenten van een medewerker.

Uitstroombeleid

Een medewerker zo ver laten doorontwikkelen dat hij op zoek gaat naar nieuwe leermogelijkheden.

3: Uitstraling als werkgever (branding)

Heldere strategische keuzes zijn belangrijk voor werkgevers. Het beeld dat naar buiten gebracht wordt, is belangrijk voor het aantrekken en behouden van goed personeel. Mensen die zich goed voelen binnen een onderneming, zullen vaak meer betrokken zijn en harder voor het bedrijf werken. Slaag je er in het gros van je personeel betrokken te houden, dan vergroot dat significant de kans op een effectief lopend bedrijf.

Verzuim kost een bedrijf kapitalen. De loonkosten van het afwezige personeelslid lopen immers gewoon door, terwijl je als werkgever te maken krijgt met extra kosten vanwege minder productie, het aantrekken van tijdelijke nieuwe werknemers of extra kosten vanwege overwerk dat door de rest van het personeel uitgevoerd moet worden om de absentie van de werkgever te compenseren. Overwerk kan echter zorgen voor te veel belasting op de rest van het personeel, en ook dat kan weer absentie tot gevolg hebben. Verzuim wegens ziekte kost werkgevers op jaarbasis heel veel geld.

Belangrijk is dat je als werkgever zorgt voor een positief imago. Dat imago zal uitgedragen worden door je medewerkers en een aanzuigende werking hebben op kwalitatief goede mensen die daarom graag voor je willen werken. Geen overbodige luxe anno 2018: goede mensen blijken namelijk steeds meer spelden in hooibergen.

4: Verhoogde AOW-leeftijd: de oudere werknemer

Dat de AOW-leeftijd gestegen is en stijgt, is ondertussen bekend. Het is alleen de vraag of mensen op latere leeftijd nog wel in staat zijn de werkzaamheden in te vullen. Het werk kan te zwaar zijn of zo voelen, waardoor verzuim nadrukkelijk op de loer ligt. En kun je mensen van achter in de zestig nog opzadelen met bijvoorbeeld slopende ploegendiensten?

Het belang van duurzame inzetbaarheid is voor oudere medewerkers dus extra groot. Mede doordat het herstel van een oudere medewerker vaak langer duurt dan van een jonge medewerker. Maak ouder personeel het belang van goede voeding, beweging en ook voldoende rust duidelijk. Bovendien kun je als leidinggevende de flexibele regelingen met betrekking tot uittreding in stand houden en de optie creëren dat medewerkers een stapje terug kunnen doen. Dit doe je al op het moment dat je iemand aanneemt. Dan al bespreek je die optie. Maak het simpelweg onderdeel van het personeelsbeleid met een duidelijke beschrijving van de gevolgen voor de arbeidsvoorwaarden wanneer ze een stapje terug willen doen.

Oudere medewerker blijven uitdagen

Het is essentieel om ook de oudere medewerkers voldoende uitdagingen te blijven bieden. Dat is mogelijk– je leert je hele leven lang- en biedt uitdaging. Stel een senior personeelslid aan als mentor en bedenk ook dat een jongere medewerker een oudere collega wat kan leren. Wat ook belangrijk is, is het stoppen met stereotype denken; leg niet vast wat er binnen een aantal jaren op werkgebied moet gebeuren en hoe iemand zich binnen een periode van bijvoorbeeld vijf jaar zou moeten ontwikkelen. Misschien komt iemand juist wel op oudere leeftijd tot bloei en ontwikkeling. Kijk dus met name naar de individuele ambities van (oudere) medewerkers. Deze verschillen namelijk enorm.

Als werkgever kun je ook zeker maatregelen treffen als het gaat om fysiek zwaar werk. De kans op fysiek malheur is bij 55+ medewerkers simpelweg groter. Toch worden slechts zelden maatregelen genomen door werkgevers, met alle mogelijke gevolgen van dien.

Zeer belangrijk is verder dat het onderwerp AOW en ouder worden altijd bespreekbaar is en blijft. Maak afspraken met deze groeiende groep medewerkers over genoemde zaken en creëer zo een situatie waarin mensen op een waardevolle manier tot hun pensioen door kunnen werken binnen je bedrijf. Kijk al vroegtijdig naar een alternatieven. Zoek werk dat nog wel past bij het arbeidsvermogen van de werknemer. Denk ook eens aan een mobiliteitscentrum of een klussenbank en overweeg de medewerker als mentor in te zetten.

Wat levert het inzetten op duurzame inzetbaarheid op?

Duurzaam inzetbaar personeel levert veel op: minder ziekteverzuim en uiteindelijk meer productiviteit. Tevreden en gezonde werknemers zijn onmisbaar voor werkgevers en zouden het uitgangspunt moeten zijn van elk bedrijf.

Bedrijven moeten ook inzien dat werknemers geen robots zijn die je maar even inzet om het werk gedaan te krijgen. De hectiek van de dag bepaalt helaas dat we met z’n allen vaak het menselijke element uit het oog verliezen. Dit leidt tot ongezonde werksferen en werknemers die zich niet gewaardeerd voelen. Het is dus belangrijk om oog te hebben voor de mens in elk van je werknemers.

Duurzame inzetbaarheid vergroten

Investeer de mogelijkheden van je werknemers en help ze te verbeteren, te groeien en te ontwikkelen. Laat ze een echt onderdeel van het bedrijf zijn waarbij hun mening telt. Waardeer ze voor wie ze zijn. Als je je medewerkers motiveert in hun werk, zul je zien dat hun duurzame inzetbaarheid vergroot wordt. De duurzame inzet zal zeker worden vergroot als je ervoor kiest om je werknemers te accepteren en te behandelen als mensen. Alle mensen hebben hun eigen wensen en grenzen. Door deze wensen en grenzen te accepteren, zal je ook veel meer acceptatie en motivatie terugkrijgen.

Werknemers die te kampen hebben met stress of die niet gezond zijn doordat factoren zoals demotivatie en ontmoediging een rol spelen, zullen eerder op zoek gaan naar een andere baan of een negatieve invloed hebben op de rest van de medewerkers. Dit maakt het werk er niet leuker op. Bovendien zal dat leiden tot werknemers die vertrekken, wat weer tot hoge kosten voor het bedrijf zal leiden omdat je weer moet investeren in nieuwe medewerkers.

Een bedrijf heb je samen: als management maar ook met alle werknemers bij elkaar. Samen betrokken te zijn bij het bedrijf en elkaar motiveren om het werk goed te doen, ontstaat maakt een bedrijf niet alleen vitaler. Het leidt ook tot gemotiveerde medewerkers. De kans op het slagen van het bedrijf is dan ook veel groter en het werkplezier is voor iedereen veel groter. Dit zal dan ook terug te zien zijn in de cijfers en de omzet van het bedrijf. Zorg dat het leuk is om voor je bedrijf te werken!

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank vind je honderden artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:

• Time management op de werkvloer, help werknemers hun tijd beter gebruiken
• Interne mobiliteit en de gevolgen voor stress, werkplezier en duurzame inzetbaarheid
• Conflicten op de werkvloer effectief oplossen